公开透明是现代财政制度的重要准则和基本特征。组织要以公开、透明、科学的预算制度确定财政支出，贯穿预算编制、执行、监督全过程。

组织常见的费用管理——“三公”经费，通常指因公出国（境）费、公务用车购置及运行费、公务接待费。

《地方预决算公开操作规程》（财预〔2016〕143号）进行了详细说明：（政府预决算公开内容）地方本级汇总的一般公共预算“三公”经费，包括预算总额，以及因公出国（境）费、公务用车购置及运行费（区分公务用车购置费、公务用车运行费两项）、公务接待费分项数额。

 （图片截自政府官网）

泛微数字化运营平台结合组织实际情况，通过低代码构建平台协助组织搭建了公务用车、公务接待、公差管理等丰富应用。

规范组织资产购入和使用；规范公费预算编制、执行、核算全过程管理，让审批付款有依据、有记录，实时监控，为决策分析提供数据支撑。

泛微公车、公务接待、公差数字化管理亮点

一、公务用车数字化管理

1、公务用车购置费用管理

公务用车的费用管理包括公务用车购置费、公务用车运行费两项。

组织在发起采购公务车流程时，自动关联车辆购置预算，智能进行预算控制校验。超出预算，无法发起采购。

并且将采购合同执行过程跟预算业务打通，根据项目预算的情况进行实时的管控，做到事前的控制，避免事后超预算或者成本不可控等风险。

2、公务用车运行费管理

根据组织需求，泛微通过低代码和流程灵活搭建车辆油卡、保险、维保、事故、年检、洗车、ETC等费用模块的数字化管理功能。

油卡：

为了掌握车辆的油费和ETC费用，车辆配备油卡，油卡记录每次使用及充值记录，方便车辆管理人员统计掌握车辆费用及异常加油情况。

 

（油卡管理）

实时记录卡内金额情况，余额实时更新。充值的金额和日期都会生成记录台账，每一笔费用都有迹可循。

车辆保险管理：

记录每辆车每一笔保单信息，以及详细的费用信息。根据交强、商业保险到期日，系统会提前向车辆管理员发送到期提醒。

车辆费用报表：

从车辆各个信息基本台账中提取数据形成多维度的车辆费用统计报表。通过数据可快速分析车辆的每项支出，让所有车辆的费用透明化，从而规范车辆费用，降低管理成本。

3、车辆使用管理

建立车辆信息数字化台账，全流程驱动车辆预定、维修保养，智能记录用车数据、高效分析行驶轨迹，及时优化用车服务。

需要用车时，可以直接在系统中发起用车流程，填写清楚用车理由，流程自动选定状态为空闲的车辆。

车辆出公司时，门卫在电脑上核对车牌信息，检查车辆出发时的公里数并录入系统。

车辆回来时，在门卫登记返回公里数并提交流程归档。

系统自动计算本次使用公里数，同时自动记录返回日期，使车辆行驶过程有记录，及时进行油耗管理。

 

（车辆使用管理）

人员的用车次数、车辆行驶里程以及驾驶员外勤次数通过图表清晰可见。车辆去向、车辆能耗情况等数据快速分析。

二、公务接待管理数字化

组织要加强控制和规范接待费管理，从而加强组织内控管理、建设廉洁节约组织。

泛微协助组织低代码构建标准化的接待费用管理体系，业务招待费预算在系统中动态掌控。

接待管理与差旅、会议、培训等管理模块相互协同，标准衔接，统筹联动，根据公务活动实际，形成接待标准、范围和项目等标准数据库。

接待过程关联相关行程安排、住宿安排、车辆安排、用餐安排、展厅安排、费用申请等，推送到相关负责人员，一处申请，多点信息协同共享。

1、设定接待标准

将接待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型，每个类型都有对应的标准，实现费用管理精细化、标准化，让接待业务钱账清晰。

2、招待申请预算流程

对于需要进行公务接待，人员陪同以及接待所需费用等其他安排进行提前申请，并需要有来函文件才允许接待。

来访申请通过之后自动生成接待申请单，接待人员数量、职位等清晰可见，费用小助手将预算情况自动带出，相应接待标准、接待预算等信息清晰可见。

 （业务招待预算申请）

在一张业务招待预算申请单中，实现多种招待类型（住宿、交通、餐饮等）在同时完成预算申请。

同时将接待申请里面的信息自动汇总到接待清单里，保证接待费用透明化、清晰化。

3、招待费用报销

报销流程关联业务招待费事前申请，报销信息从事前申请联动带出，根据是否报销完成，来判定是否释放剩余的已冻结预算。

财务方便统计出各部门的费用明细，有效解决统一结算的费用分摊问题。

三、因公出差管理数字化

1、全过程电子流程审批

因公出国境须经公司及上级外事主管部门批准后，方可执行。

因公出国流程审批完成后，外事管理人员直接选择相应模版下载，相关信息自动填入对应的规范表格中，下载完成直接打印即可。

2、差旅费用管理

通过数字化平台，将因公出差政策、差旅执行、差旅对账进行统一合规化管理，落实因公出差标准制度，提供实时准确、透明的费用支出概况。

组织建立数字化差旅标准库，符合国家政策的，在流程中自动实现合规性的自动检查，根据酒店与机票等相关政策进行事前管控，提升审批效率。

出差申请审批后可直接关联订票申请流程，通过订票系统、商旅平台选定酒店、机票信息后，流程自动回写至泛微数字化运营平台。

泛微根据差旅主要政策对订票流程进行自动检查、审核。

实现出差费用集中结算，费用报表统计分析，有效提高商旅管理合规性。

总结

泛微数字化运营平台协助组织对三公经费实现事前、事中、事后全过程管控，用数字化方式让组织经费使用更合规、资产管理更规范。