最近在和档案馆信息部门领导交流过程中，他们提出了一个很实际的困惑：《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称：《十四五规划》）中明确提出了“电子档案备份中心”建设，并且要求“扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制”，但在相关信息化预算申报过程中，这部分预算很容易就会被削减甚至直接否决。理由也很简单，因为各地政务云都提供了完善的数据备份功能，不但提供数据备份的设施设备，而且提供数据备份的策略机制，档案部门要做数据备份，直接来政务云上备份就可以了。

这绝对不是个例，显然各地信息化预算的审批部门认为，电子档案备份和普通的数据备份并没有什么区别，根据信息化预算集约化管理的要求，没有必要分散建设、重复建设。我们今天就来聊聊电子档案备份相对于数据备份的特别之处。

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电子档案备份相关要求

我们先来看一下《十四五规划》中关于“档案数字资源备份”和“电子档案备份中心”的描述。

 

《十四五规划》第15条中指出：“扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制，实现馆（室）藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径，加强备份工作全过程安全监控，切实保障档案数字资源安全。”

《十四五规划》专栏4 档案信息化强基工程 3.国家电子档案战略备份中心建设项目 中指出：

“扎实做好重要电子档案备份工作，建设能够支撑各级国家档案馆开展重要电子档案异地异质备份的专业化备份环境，对离线备份载体根据技术特性进行系统化监测及管理，保证电子档案安全备份。”

这里要说明一下，上述第一段中用的是“档案数字资源”，第二段中用的是“电子档案”，由于档案数字资源主要就包括电子档案和档案数字化成果，本文中为了描述方便的需要，统一用“电子档案”代替“档案数字资源”。

我们再来看一下档案行业标准DA/T 58-2014《电子档案管理基本术语》中“备份”相关术语的定义：

 在本文中，我们不讨论系统备份，关于电子档案管理系统备份笔者也认为和其他信息系统备份没有什么区别，完全可以纳入各地政务云统一管理体系（档案馆）或者各单位私有云统一管理体系（档案室）。如果将上述定义中的管理系统备份去掉，可以得到电子档案备份的定义如下：

电子档案备份：将电子档案的全部或部分复制或转换到存储载体的过程。

这个定义和百度百科中关于“数据备份”的定义基本区分不开：

数据备份--是指为防止系统出现操作失误或系统故障导致数据丢失，而将全部或部分数据集合从应用主机的硬盘或阵列复制到其它的存储介质的过程。

这就难怪各地信息化预算的审批部门了！到目前为止，档案行业标准和正式文件中尚没有关于“电子档案备份”的明确定义。
 

但是不管是《十四五规划》还是DA/T 58-2014都特别强调了“异地备份”和“异质备份”，我们认为，这正是“电子档案备份”相对于“数据备份”的最大不同！可以说：

电子档案备份基于数据备份又高于数据备份！

另外，GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》9.2.3中特别对电子档案的离线备份提出了要求：

a）应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质，……，实施电子档案及其元数据、…….的离线备份；

b）电子档案离线存储介质至少应制作一套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第二套、第三套离线存储介质，并在装具上标识套别；

c）应对离线存储介质进行规范管理，按规则编制离线存储介质编号，按规范结构存储备份对象和相应的说明文件，标识离线存储介质。禁止在光盘表面粘贴标签；

e）电子档案或电子档案离线存储介质自形成起一年内可送同级国家综合档案馆电子档案中心进行备份；

g）对光盘进行定期检测，检测结果超过三级预警线时应立即实施更新； 

h）离线存储介质所采用的技术即将淘汰时，应立即将其中存储的电子档案及其元数据等转换至新型且性能可靠的离线存储介质之中；

……

至此，笔者认为可以这样理解，电子档案备份在常规数据备份的基础上特别强调离线备份，对于重要电子档案则还需要重点考虑异质备份和异地备份。我们对电子档案的各种备份方式梳理如下图所示：

也就是说，电子档案常规的备份可以按照正常的数据备份要求和策略执行，但是着重强调以下四个方面：

01. 实现馆（室）藏全部档案数字资源完整备份；

02. 离线备份数据要求多套；

03. 至少有一套数据保存在异地；

04. 对于重要电子档案要求异质备份。

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电子档案备份中心建设设想

下面我就来分析一下在实际工作中如何满足上述要求。

首先需要说明的是，由于档案部门的网络现状比较复杂，所以在实际工作中会客观存在多个库的情况，具体分析参见本公众号文章《档案信息化建设到底需不需要“四库分离”》，其中管理库（接收库、利用库）的备份工作参照常规数据备份的要求和策略执行即可，电子档案备份着重强调的特别部分主要针对长期保存库。

 

其次，《十四五规划》、DA/T 58-2014中所说的电子档案“异质备份”主要是指将电子档案备份到“缩微胶片”上，具体可参见本公众号文章《档案异质备份的“异质”指的是“介质”吗？》。

在上述问题梳理清楚之后，我们就可以给出现阶段电子档案备份的最佳解决方案——电子档案库房解决方案。

所谓电子档案库房（Electronic Archives Repository，EAR）就是保存电子档案的库房，为了确保电子档案的安全，电子档案库房一般采用离线的方式保存电子档案。由于电子文件易修改、环境依赖、存储载体可分离等特性，单一的备份载体显然无法满足档案数字资源长期安全保存的需要，比较切实可行的措施是采用不同载体多套备份组合的方式来确保档案数据安全。可以预计，将来各级各类档案部门都会形成磁、光、电、胶等多种档案数字资源备份载体。因此，电子档案库房实际保存的是存储电子档案的物理载体，比如磁盘、光盘、磁带、胶片等。

另外，由于载体本身的不可直读特性，还需要配置各种载体的读取设备；由于各种载体的保管条件要求不同，还需要配置各种存放不同特性载体的保管设备，这些载体读取和保管设备统称电子档案库房装具。电子档案库房示意如下图所示：

显而易见，在电子档案库房中采用了“4-3-2-1”数据长期保存（备份）策略，基于不同的备份载体，实现档案数字资源的多套备份，满足档案管理规定的异质、异地、离线备份要求。

√ 4套数据（1套在线、1套近线、1套异质、1套异地）

√ 3种载体（磁盘、光盘、胶片）

√ 2套离线（1套光盘、1套胶片）

√ 1套异地（光盘）

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电子档案备份的特别之处

我们再回过头去对照一下电子档案备份的四项特别要求，确实已经得到充分满足！其中异地存放电子档案备份数据，对于综合档案馆而言，只需要将一套完整的电子档案光盘保存在“结对子”的档案馆即可；对于其他档案馆（室）可以选择合适的地点进行存放，有条件的单位还可以在异地再建设一个电子档案库房，作为本地电子档案库房的镜像备份。

综上所述，电子档案备份不但需要常规的数据备份，为了确保档案数字资源安全，还需要在常规数据备份的基础上突出完整、离线、多套、异地、异质的特别要求，为此我们需要建设电子档案库房来满足这些特别要求，这不是各地政务云管理部门或者各单位信息部门能够解决的问题。