在 Tubi，英文书面沟通是这样的

在之前的文章《有了英文，你将在这些场景中更自信》中，我们曾对 Tubi 使用英文听说读写方面的场景进行了汇总整理。尽管英文听与说曾是大家最关注的方面，但在今年七月和八月期间 Tubi 中国团队开展的一场名为“Writing for Results” 的工作坊中，94.6% 的参与者表示在英文书面沟通方面的学习和提升对他们的日常工作带来了很大或较大的帮助。

本文将从以下几个方面与大家分享有关英文书面沟通的经验与技巧：

书面沟通，还是口头沟通？
书面沟通的工具及使用场景
英文书面沟通的三个原则
英文书面沟通的一些技巧
最棘手也最常见的书面沟通案例。

书面沟通还是口头沟通？

Tubi 中国团队是一支远程协作的团队，自从成立以来就面临着跨越地域和时区的双重挑战。正因如此，我们积累了大量关于远程协作和异步沟通的经验，并建立了远程办公的编程模型。

书面沟通和口头沟通对应不同的场景。在 Tubi 的工作环境中，由于涉及跨时区和跨团队的协作，项目的复杂性较高，并且需要存档和跟踪，书面沟通相较于口头沟通能够更高效地确保所有相关同事系统而全面地了解项目的背景和现状，并为后续的项目管理提供依据，也有助于积累可共享的经验。

中美团队在每天仅有的几个小时的重叠工作时间中，尽可能通过口头沟通进行实时的意见交流、澄清事实、做出决策。对于那些敏感性较高的事件，我们也通过视频会议进行细致且富有同理心的沟通，与初次合作的同事建立面对面的联系，为之后的远程协作打下基础。

书面沟通的工具及使用场景

Tubi 中国团队的同事们通常使用 Slack/邮件等通讯工具、Shortcut/GitHub 等协作工具和 Notion 等文档工具进行书面沟通。

经简单调研，Slack 是同事们使用频率最高的通讯工具。在接下来分享有关书面沟通的实用技巧时，我们将重点分享 Slack 中的案例。而邮件沟通则主要用于与外部机构的书面沟通，或在公司内部发布重要通知。

Tubi 的工程师同事们通常使用 Notion 来展示项目设计、进行专门问题的深入研究以及总结项目。他们通过 Shortcut 创建任务并管理任务进度，并通过 GitHub 提交任务的代码并进行代码审查。而与这些工具兼容性较好的 Slack 通常用于实现口头沟通之外的异步沟通。

英文书面沟通的三个原则

在“Writing for Results”的工作坊中，我们特别强调了书面沟通的“结果”。通过同事们的现场分享，大家对于书面沟通的结果有了一些共识 —— 在与对方清晰沟通的基础上，建立或保持良好的关系，并促成行动。为了对抗人们面对不确定性时的逃避或倾向于通过猜测将问题复杂化的倾向，我们在英文书面沟通中需要遵循以下三个重要原则：

降低对方的理解成本
增加确定性
在解决问题的同时，维护甚至增进关系。

英文书面沟通的一些技巧

基于以上原则，我们将以 Slack 书面沟通中常用的长消息为例，通过以下几个方面的优化来实现预期的沟通效果：

对方第一眼看到的“称呼”至关重要

在书面沟通中，我们需要根据对方称呼我们的方式、关系远近以及公司文化来选择合适的称呼；一般而言，采用“Hi/Hey + 对方的名”是最亲近的称呼方式，而“Dear Mr./Mrs + 对方的姓”则更正式且表达更高的敬意。如果对方在来信中称呼我们为“Hi David”，那我们最好在回信中也以“Hi Steve”来称呼对方，以降低对方的理解成本。

在 Tubi 这样包容轻松的文化氛围中，以“Hi/Hey”称呼对方再正常不过，但是这样的用法并不一定适用于层级更加鲜明的机构或组织，在这些情况下，更稳妥的做法是使用“尊敬的”或 Dear。Tubi 同事们与外部合作方进行书面沟通时，也通常采用“Dear Mr./Mrs + 对方的姓”，为合作奠定积极友好的基调。我们应该避免使用“姓或全名”来称呼对方，因为这样会给人一种权威和压迫感。如果对于称呼对方的方式没有把握，可以在消息的结尾处主动提出“如果我称呼你的方式不太对，请帮助纠正我”。即使真的称呼错误，也可以维持较好的关系，为解决问题和推进行动提供助力。

在 Tubi，除了一对一书面沟通，我们更需要在 Slack 群组中进行跨团队的书面沟通。如果涉及群组中所有人的事情，可以使用 @Here 或 Hi Team/Hey 来提及所有人，但这种方式也不可滥用；如果希望得到群组中的特定团队或同事的回复，可以使用 @某人/@ 某团队的方式，清晰地展示此条消息与相关团队或同事的关联性，降低对方的理解成本，以更快地收到回应。

Slack 长消息最好也能有“标题”

一个好的标题可以极大地增加对方的确定感，并提供足够的信息帮助对方判断是否需要继续阅读全部内容。在 Tubi Slack 群组中，我们发现了几个具有代表性的标题：

TODAY!!! 🚨🚨 WiT Presents: Women of Tubi Panel 🚨🚨
Introducing Tubi’s Brand New ... Program!!
📢 Shout out to the Marketing team! 📢
LinkedIn Share Alert
Requesting Rainmaker Team’s support on A project

这些标题有一个显著的共同点 —— 清晰地表明了这条消息需要哪些团队或同事的关注，以及期望他们如何回应或采取行动。但是这些标题在内容和目的上又有着明显的区别。例如，前两条消息属于信息分享，希望对方了解相关内容。而后三条消息则期待对方提供相应的支持，比如一起庆祝市场团队的成绩、分享 LinkedIn 动态或提供技术支持。在 Tubi，同事们也会充分利用 Slack 提供的文字编辑功能，通过大小写、字体颜色粗细以及丰富的表情符号来进一步突出标题，并实现在书面沟通中的目的。

背景铺垫，还是开门见山？

如前文所述，书面沟通的“结果”是在与对方清晰沟通的基础上建立或保持良好的关系，并促成行动。如果我们在 Slack 长信息开头处铺陈大量的背景信息，这将给对方的理解带来很大困扰，并可能导致他/她对后续内容的阅读兴趣逐渐减退，甚至放弃继续阅读。

为了增加对方的确定感，更轻松地理解后续内容，我们可以在简单寒暄和回应前序来信以维持良好关系之后，直接表明进行此次书面沟通的目的，并说明期待对方做出的回应和行动。

在 Slack 群组中，我们发现 Tubi 的同事们会用以下方式开启一条长消息：

Please join Women in Tech with special guests from the Tubi Marketing Team to explore the history and future of streaming, along with their plans to keep Tubi a viral success!
Tubi getting some love in the NYTs!
If you’re familiar with any language(s) other than English, please take a sec to join the channel!
This to share some thoughts on the tech blog you recently submitted in the queue.

其中，Please join、To share some thoughts 这样一些明确而具体的动词，在沟通的最开始便可以精准高效地推动沟通目标的实现。

格式上的一点调整带来行动的快速实现

当我们在 Slack 群组中收到如下消息，我们很容易关注到对方期待我们做出的行动是什么：

Tubi Terms v0.1 is live on production now. Feel free to try it and welcome to contribute! + 🔗
✅ Action Required…… 🤝 Support……
🚀 What's it all about? 💡 How does it work? 🤝 Have questions?

在英文书面沟通中，我们可以使用小标题、添加超链接、加粗强调和明确截止时间等格式技巧，来降低对方的理解成本，并促进预期行动的快速实现。

积极友好的结尾为后续合作铺路

一条消息的结尾，除了进一步促进对方采取预期的行动之外，最重要的作用便是维持良好关系，为进一步的沟通与合作铺路。我们在 Tubi Slack 群组中看到了这样一些非常好的示范：

Pls reach out to HR with any questions!
Join the channel today to stay up-to-date on the latest.
If you have any questions or concerns at all please respond in thread. Most importantly... Happy Friday everyone!!

在结尾处，我们不仅再次明确了对对方行动的期待，也创造了继续沟通的空间，表达了积极支持的姿态。

最棘手也最常见的两个书面沟通案例

如何优雅而坚定地催促对方？

当我们始终没有得到对方的积极回应，或对方在允诺做出某个行动之后毫无动静，我们就需要提（催）醒（促）一下对方了。虽然“催促”一词容易与“冲突”联系在一起，但我们可以尝试以下几种方式6，优雅而坚定地催促对方尽快完成需求。

当预期的截止时间快到了，我们可以使用提醒的口吻再次明确截止日期。比如，在 Slack 群组中我们发现了 Tubi 同事会这样写 “just a heads up: Cindy will need your help for her paper that needs to be submitted for the camera ready version end of this week @Steve.”

如有必要，我们可以再次强调对方的行动对我和团队的影响，比如 The deadline for releasing is tomorrow but I am sure that, if I can incorporate your comments before then I will be able to release it without holding up the team。在 Tubi，我们充分信任每个人都会对公司、团队和自己负责，当他/她清楚地知道自己的行动会带来的价值时，自然可以做出最有利于组织的行为。

如果对方在使用现有方案完成需求方面确实面临挑战，我们可以提供新的方案或简化对方需要采取的行动，以进一步推动项目按时完成。比如 To make things easier for you, you may give me a tentative date. We can change it later if something comes up。

如何礼貌而坚定地表达拒绝/不同意？

无论是在英文书面沟通还是在中文、口头沟通中，很多人在表达拒绝或不同意时，都会感到紧张。

“三明治沟通法”是一种经典的沟通方法，即在两个正向句子中间隐藏真正要表达的否定或负面内容，形成一个“正向 - 负向 - 正向”的三明治结构。通过这种方法，在维持良好关系的基础上，我们可以坚定地表达拒绝或说“不”。

之前我们已经整理了“三明治沟通法”的内容，您可以在这里查看。

除了使用“三明治沟通法”，我们在表达拒绝或不同意时，可以尽量减少使用包含 No 的措词，而是直接给出原因或替代方案。比如，与其使用 I don’t think we can finish this job this week 拒绝对方提出的需求，不如这样说更有建设性：I think we will need some more time to finish this job 或者 Would it be OK for you if we finish it by next Tuesday?