PMO项目管理办公室是成功企业的关键管理工具。它对于推动项目的发展至关重要，以下是PMO的五个重要作用：
 
1、项目管理过程的标准化
 
PMO的主要目标在于方法、流程和工具的创建和标准化。
 
PMO 可能创建的模板包括：

• 项目建议书模板。这有助于项目经理了解商定的计划，避免范围蠕变。
 
• 项目状态报告模板。这记录了在项目实施过程中如何审查和衡量项目的进展。
 
• 项目变更请求模板。如有必要，PMO可以起草这份文件，以帮助项目经理在整个项目生命周期中捕捉变更请求（并评估其影响）。
 
• 项目结束报告模板。该文件使团队能够评估已完成的项目，并确定哪些进展顺利，哪些不顺利。
 

为了更好地协调整个项目实施过程，PMO可以选择采用项目组合管理工具。这将鼓励各项目团队保持一致的流程，并提供对项目组合的实时可见性。

 

2、支持项目实施

 
一个成功的项目有赖于整个团队的支持、有针对性的培训和公开的沟通。
 
PMO项目管理办公室将：
• 协助并解决具体问题，如规划或分配资源。(并使脱轨的项目或挣扎的团队重新走上正轨）。
• 帮助项目经理为他们的项目选择正确的方法，或帮助他们建立一个商业案例。
• 促进整个项目团队和利益相关者的沟通和协作，确保每个人都在正确的位置上。
• 提供准确可靠的信息，使利益相关者在情况发生急剧变化时能够做出最佳决策
• 指导和培训项目经理，确保他们获得正确的技能，并推荐在线项目管理课程。
 
PMO经常作为项目的"第一响应者"，利用他们的经验来发现问题，提供建议，并解决问题。
 
3.提供所有项目的综合视图
 
项目利益相关者和决策者需要了解项目的来龙去脉。如果没有充分的了解，他们将很难做出正确的决定。
 
另一方面，PMO也必须熟悉企业内部的实际情况。（特别是与他们想要讨好的高管和决策者有关的情况）。
 
为了弥合项目与利益相关者之间的差距，PMO提供针对其高管需求的全面报告和仪表盘。这意味着你的PMO必须：
 
• 设计并跟进关键绩效指标（KPI）。这包括关于单个项目的整体健康和进展的关键绩效指标，以及项目的整体表现。
 
• 围绕整个项目组合的预算、预测、实际情况和利润率传达清晰的信息。
 
• 正确整合所有的信息和文件，为利益相关者专门建立一个项目仪表盘。
 
• 提供及时、准确的洞察力。实时数据对于任何项目报告都是至关重要的。策划和提供报告的时间越长，信息的价值就越低。
 
借助PMO项目管理平台，你可以把利益相关者聚集在一起，为他们提供实时的、有针对性的对项目的见解。这使他们能够从一个单一的事实来源获得重要的数据、报告和项目优先权。
 
4.有效地计划和安排资源
 
PMO根据项目的优先次序，以及理想情况下对整体业务的影响来分配资源。他们有能力预测项目所需的资源，并反过来优化最贵资源的使用。
 
为了使这种优化尽可能准确，PMO需要优先考虑容量规划。为了帮助他们做到这一点，PMO必须能够运行模拟、情景和假设分析。当然，他们需要一个内置这种功能的项目管理软件。
 
5.战略组合管理和治理
 
战略组合管理使你的项目执行与你的企业的战略愿景相一致。PMO负责引导战略组合管理，确保所有的资源、项目和预算与你的更高目标相一致。
 
通过使用预先定义的标准对项目进行评分，PMO缩小了项目范围，并根据其企业的目标选择最佳举措。然后，PMO向高级管理层或C级领导提供建议，通过提供合理的商业案例和明确的成本/效益比率，选择最符合企业战略目标的候选项目。
 
除此以外，PMO还监控项目的整体风险。这不仅限于涉及员工的风险，还包括整个企业的风险，如合规问题或负面曝光。PMO需要为未来的"高风险"项目建立缓解和预防计划。
 
PMO项目管理软件：为项目成功铺好基础
 
PMO项目管理软件是确保项目成功的关键，有助促进规划、实施和“经验教训”，使项目从概念化到完成。
 
PMO软件用于在项目管理办公室的治理下组织项目、计划或项目组合的过程时提高效率。该软件的一些功能包括分析、跟踪、规划、资源分配、优先级排序、调度和报告业务洞察力。所有单个项目的信息会实时自动地聚合到 PMO 层，确保数据的实时性和准确性。团队知道要做什么，并且你可以透明地了解流程以保持项目顺利运行。
 
此外，项目管理软件的实时项目组合仪表板以丰富多彩且易于共享的图形和图表跟踪项目指标的进度。你可以通过有关状态、任务和时间表的自动报告获得更详细的数据。
 
当PMO项目管理软件开始使用并使你的项目受益，就会发现它是整个企业不可或缺的一部分。详情可联系我们申请免费试用。