DocuWare平台——用于文档管理和工作流程自动化的内容服务平台详细介绍（下）

接上篇~~

三、处理文档、控制工作流程

顺畅的信息流是每个生产过程的基础。自动化任何基于文档的任务（从有效的重新提交文档到复杂的审批工作流程），让您的团队在跨组织和跨部门的工作中畅通无阻。

具有列表的任务管理

通过自动汇总当前信息的通知和列表来简化和加速重复性任务。例如，DocuWare 中的列表会在新的交货单到达或合同在未来12周内到期时立即更新。

这可以确保您随时了解最新动态和截止日期。使用 DocuWare 任务管理器可以有效地组织团队中的简单信息流程。

用于复杂流程的工作流管理器

可以使用 DocuWare Workflow Manager 控制具有分支决策点和多级 if-then 规则的业务流程。通过直观的可视化设计器将发票处理、人力资源或销售中所有复杂的业务流程自动化，并在某些文档处理情形发生时定义下一步应该做什么。安装自动化控制和计算功能，并行组织任务、配置条件、设定截止日期，指定代表并单独限制单个代理或用户组的行动范围。

要执行的任务将自动出现在 DocuWare 任务列表中，你也可以不受限制地执行这些任务。

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四、我们的客户如何评价 DocuWare

“我们分店的经理没有能力研究价格，即使是总部商店的经理也无法使用纸质系统进行成本研究。 DocuWare 改变了游戏规则。它为我们的员工提供了他们需要的研究工具，并帮助他们协商出最优惠的价格。”
ADAMS FAIRACRE 农场 IT 总监 MIKE DECIUTIIS

“通过摆脱手动纸质流程，我们已经为每位员工每周节省了几个小时。我们节省了多少时间很难量化，但使用DocuWare更大的好处是我们能够在不增加运营成本（例如增加会计人员）的情况下增加更多商店并发展我们的业务。”

CARUBBA COLLISION 首席财务官 SEAN PENNER

“如果我们仍然手动索引小册子中的信息，我们将无法处理我们收到的海量信息。DocuWare 提高了我们的效率，使我们能够毫不费力地处理从法院收到的要添加到我们数据库中的大量文件。”

COMMUNITY TITLE & ESCROW 总裁和所有者 VAN WINTON

“从纯粹的存档解决方案转变为基于集成工作流的文档管理系统对我们组织来说是一个令人难以置信的改进。因此，我们显着改善了我们的服务质量。”

HB MUNTERS 集团运营经理 BERT VAN OS

“展望未来，我们越来越多的关键业务信息将存储在 DocuWare 中。我们已经看到将 DocuWare 作为我们 IT环境中的一个关键元素带来的积极成果。”
卡博特石油和天然气公司经理 MOLLY MALONE

“我们选择实施 DocuWare Cloud 是为了避免给我们的内部 IT 员工带来负担，并且能够在公司总部以及 30个分公司快速部署和实施该解决方案。实施云系统是实现某些东西并使其尽可能无缝且易于使用的最快方式。”
CULINAIRE INTERNATIONAL公司会计经理 EMILIA O’BRIEN

五、与SAP、SharePoint、Outlook以及数百个其他应用程序集成

DocuWare 旨在连接您 IT 生态系统中的任何应用程序。与 CRM、ERP 或 HR 系统的稳定集成使流程数字化过程不中断并保持数据同步。无论您使用什么程序来创建、接收和处理内容，DocuWare 都能确保您快速、安全地获得所需的信息。

您 IT 生态系统中的 DocuWare

从简单逐步的配置到自定义编程，DocuWare 提供了多种与其他应用程序无缝通信的方法。这些方法是部署在本地还是部署在云端没有区别。

向任意方向进行的数据交换

在您的 IT 系统中已提供有关索引和工作流操作的大量信息。使用 Autoindex 将数据导入 DocuWare 并消除烦人的手动输入，例如通过在过帐期间使用发票处理中的数据自动填充您的 ERP。 DocuWare Autoindex 可以访问各种数据源、数据库或有限的数据库视图、DocuWare 文件柜或简单的 CSV 文件。

用户界面筛选

只需单击一下即可从任何程序访问存档文档。DocuWare Smart Connect 功能从程序界面读取预定义的内容并将其用于搜索或索引。对于文档访问和目标信息，应用程序中会显示一个叠加字段。只需几个步骤即可配置所需的设置，不需要编程。

URL集成

创建指向 DocuWare 要素（例如搜索字段和列表）的 URL 链接，并将它们嵌入任何应用程序或您的 Intranet 中以快速获取信息。

平台服务

使用基于 REST 的网关到 DocuWare 进行自定义编程。例如，通过 XML 或 JSON 跨任何平台集成 DocuWare 存档，将它们集成到第三方应用程序的程序代码中。
Connect-to 模块
将SAP，SharePoint，Outlook和许多其他邮件服务与强大的 Connect-to 模块无缝集成。

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六、最高安全标准

DocuWare 平台提供先进的数字基础架构，确保信息的机密性、完整性和可用性。控制您的文档和数据会发生什么，并确保它们将被安全地捕获、处理和存储，以免滥用或丢失。

业务连续性

在发生硬件崩溃或自然灾难时 DocuWare 能够恢复业务关键数据和文档。DocuWare作为一种云解决方案，最大限度地保证了可用性和可靠性。基于微软的Azure，所有的数据都是 AES 加密的，存储在欧盟或美国的高性能数据中心，并镜像三次。DocuWare 支持本地解决方案的通用数据库和相关备份技术。DocuWare 服务可以并行安装在多台服务器计算机上，以增强负载分配和可靠性。

免于损失

在 DocuWare 中存档的文档不会出现在错误的文件、混乱的文件目录或个人电子邮件帐户中。结构化索引数据的集中归档与强大的全文索引相结合，确保信息始终可靠且完整。即使是加密病毒也没有机会使信息在 DocuWare 中无法使用。由于精心设计的架构，即使是受感染的客户端计算机也不会在文档访问期间对存档造成任何损坏。

访问权限

给您的员工分配他们各自任务所需的权限，并控制谁可以查看、编辑、导出和删除哪些文档。为了便于实施，DocuWare 提供了您分配给每个用户的预定义组、角色和概要文件。高度机密的数据也可以被加密，即使是系统管理员也无法访问这些高度机密数据。

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可追溯性和数据保护

满足 HIPAA、Sarbanes-Oxley 或 GDPR 等合规性要求。DocuWare 提供可靠的程序来确保您业务信息的完整性。强大的日志记录和分析功能让您可以控制文档版本、更改和工作流程。复杂的权限结构、安全的数据捕获、明确控制的流程和不可更改的系统条目可防止文档丢失、滥用和操纵。

七、灵活的部署选项

将 DocuWare 用作 SaaS 云服务、传统的本地软件或部署在混合环境中（不会影响系统特性或功能）。预配置的云解决方案使您能够立即开始数字化。

DocuWare Cloud

借助 DocuWare Cloud，您可以充分利用我们的内容服务作为一种前景广阔的 SaaS 解决方案，而无需担心服务器硬件、复杂的 IT 职责或高昂的初始投资。

DocuWare Cloud 为不同规模的企业提供灵活的许可证，并为您提供最大的安全性、可扩展性和可用性。自动更新和备份可确保您的系统始终处于最新状态。每个订阅都包含全部功能，包括智能索引、工作流管理器、DocuWare 表单和所有其他应用程序。您只需决定需要多少用户许可证和多少存储空间。

预配置的云解决方案

通过我们为特定团队或关键应用程序（例如发票处理或数字文档和人事管理工作流程）预先配置的解决方案，可以非常快速、有针对性地进入办公自动化。您无需自己规划这些流程的数字化并配置“空的”DocuWare 系统，而是从基于 DocuWare Cloud 的最佳实践解决方案开始，您只需几个步骤即可满足您自己的要求。实施通常不会超过几天。通过每个预配置的解决方案，您可以获得全方位的 DocuWare 云服务。

DocuWare 作为一个本地解决方案

如果您的企业自身拥有强大的 IT 资源，那么在您自己的数据中心内部署和维护文档管理和工作流解决方案以及其他应用程序可能是有意义的。 DocuWare 在多种负载共享配置中支持 Microsoft SQL、MySQL 和 Oracle 数据库。
根据您企业的要求和规模，选择合适的服务器许可证，并在需要时使用附加模块扩展标准功能。