3k字干货！

SRM必备6大模块：供应商管理、采购需求管理、采购寻源、采购履约、交付结算。下面针对环节中的核心场景进行讲解。

1、供应商全生命周期管理

过去，企业业务简单，对接供应商数量少，需求供给匹配、价格合适就能完成采购计划，无需对供应商进行体系化的管理。而在数字化日益发展、社会分工和管理日益精细化的今天，企业的采购需求日益繁杂，面对的供应商队伍日渐庞大。

因此企业对供应商的管理必须有一套线上的从供应商申请→准入→考核→评级→改进优化/淘汰的标准化管理流程，才能帮助企业沉淀优秀供应商资源，提升供应商管理效率和质量，从而进一步推动企业的降本增效。

（一）高效供应商全生命周期管理的前提：连接供应商

企业需要有一个可以跨组织连接供应商的供应商管理系统，并能够设置对应权限，让采购和供应商之间各环节的信息流转和协作能全程线上完成，比如让供应商实时收到流程提醒、供应商能自行查看流程进度、自行提交修改企业资质信息等，大大提高采供协作效率，沉淀供应商管理数据，并对供应商进行绩效考核。

（二）供应商管理

1.供应商电子档案

过去，供应商档案都由采购或者供应商开发人员挨个向供应商收集Word或Excel信息文档，再手动汇总审核，资质更新时需重新收集文档并人工修改替换原有文档，十分耗费人力；

因此供应商电子档案是实现供应商数字化管理的基础，应能实现：

• 向潜在供应商收集多维度的企业工商信息，比如纳税人识别号、企业状态、成立时间、法定代表人、注册资本、经营范围等，通常可以通过打通阿里云、企查查、天眼查等企业工商信息平台，通过企业名称自动调取公开信息；
• 供应商应能自助修改企业信息、更新资质证书、添加供应产品等；
• 同时还应针对供应商公司资质到期、产品资质到期设置预警，提醒供应商及时更新材料；

2.供应商准入

企业可以对不同领域的供应商设置准入条例，并基于条例在提交的潜在供应商名单中筛选出审核合格的供应商进行准入。

3.供应商绩效管理

系统应记录供应商在协作过程中的行为情况，包括资质审核、交易额、价格、产品质检评分、合同履约、售后服务等，企业针对重视的项目进行赋分和权重设定，搭建自定义的考核模型，模型通过采集各项目数据自动完成周期性的绩效考核。

绩效考核完成后，还应搭建可视化的绩效考核看板，采购人员可通过供应商考核看板对供应商的“优胜劣汰”进行决策。

 

2、采购需求管理

过去企业内部的采购需求存在两个管理难点：

• 来自各个业务部门的采购需求分散，缺乏体系化的分类，来一个需求采购一个，缺乏统一的管理平台；
• 采购需求进度不透明。业务部门不知道自己的需求到了哪个环节，只能不断地询问催促采购，影响部门间的协作效率；需求并发高的时候，采购部门也难以管理，哪些需求到了询报价环节、哪些采购需求已经进入发货环节、哪些需求即将到期……整体把控需求难。

因此企业有必要搭建一个对内的采购需求管理平台，一方面采购部门能做好对需求体系化的分类管理，另一方面业务部门能实时看到自己需求所处阶段，减少部门之间推诿扯皮。

通常有两种实现方式：

第一种是各采购需求业务部门在ERP中开展采购计划并向采购部门发起采购需求，将ERP和SRM系统数据打通后，ERP中的采购需求自动流转到SRM流程中，采购部门即可对内对外实现供需协同；

第二种是直接在SRM系统中完成采购计划、采购需求申请、采购需求管理等功能模块，后续的对内对外的采购全流程也都在这套SRM系统中完成，实现端到端的一站式服务。

3、战略寻源

1.询​​​​​​​报价管理

传统询报价流程需要采购员将询价表Excel通过微信、邮箱等发给各供应商，再人工回收报价表进行汇总比价，效率低，过程管控难。

采购数字化流程下的询报价，则需能满足：

采购员在采购管理系统中针对目标供应商批量发起询价流程，供应商在微信、钉钉、企业微信等常用社交工作平台中即可收到询价通知，填写报价数据后，数据即可自动返回到统计表单中，同时系统自动汇总生成比价单。

2.招投标管理

传统招投标多为线下，采购需要一对一通知供应商参与招投标，到现场进行唱标、评标、开标等活动。线下招标过程也不规范，各个环节的情况记录难度大，“暗箱操作”无法管控，导致传统招投标一直存在较大灰色空间。

而将招投标过程全程线上化，能实现招投标全过程可控可查，在较大程度上规避不规范的招投标流程，保证采购寻源的阳光透明。

线上招投标需要能实现：

1.采购和供应商在线上即可完成从邀标、报名、答疑、投标到中标的全流程协同；

2.招标负责人、管理层（需求方）、供应商、评标专家4方基于线上即可实现各流程节点的审批。

（四）采购履约

1.采购合同管理

过去：

企业在和供应商签订采购合同时，采购员需要手工编制合同，并打印出来给领导审批签字盖章，再拍照或者传真给供应商，供应商打印盖章后再回传回来，流程繁琐且机械。

而在采购数字化场景下：

企业可以提前根据不同类别的采购定义好合同模板，再配合自动打印，一键生成各类合同并自动流转给相关负责人进行审批，审批完成后自动通知供应商下载合同。全程线上完成采供合同的传递，做到过程高效透明管理。

2.采购订单管理

过去：

采购订单依靠照片截图或者纸质订单进行传递和确认，供应商也需要通过手工将订单信息录入订单系统。

采购数字化后：

企业可直接在系统发起订单流程，选择供应商以及联动出订单信息。供应商收到订单信息后随时确认，并可通过复制、导入的方式录入到自己的订单系统。

3.收发货协同

过去：

很多供应商仍然需要手写纸质发货单、或通过erp打印发货单，贴在货物上送出，再通过电话、微信、邮件等方式通知客户发货情况，采购业务员收到货后需要手动将收货信息录入库存管理系统​​​​​​​。

由于发货单繁多，且每家供应商的发货单格式不同，采购人工录入时低效易错。

 在采购流程数字化后：

• 供应商发货后在srm系统中联动出未发货明细，录入提交并自动打印出统一格式的发货单，并实时通知到采购员发货进度；
• 到货后手机扫码填入核对的货物信息，即可自动入库；

（五）交付结算

1.质量协同

过去：

产品到货后需由质检部门检验，检验结果通过电话等方式告知，如果质量检测不合格，采购再单独联系供应商发起退货。质检入库/退货流程不规范，管理困难。

采购数字化后：

（1）扫码一键质检

物料到达后，业务员可扫码录入本次质检明细，采购录入质检结果数量即可

（2）便捷退货

发现不合格数据，采购可直接在线勾选对应批次货物申请退货。

（3）8D质量改善

识别到问题后，采购可在线发起8D整改，督促供应商按标准进行改善

 2.财务协同

过去：

• 供应商生成对账函通过微信、邮箱等发给采购员，采购员挨个审核无误后再盖章回传给供应商；
• 对账无误后，供应商将收款信息发给采购员，采购员再发给财务。财务打款完成后告知采购员，采购再通知供应商查看账户。

采购数字化后：

• 供应商对账周期即可自动生成对账数据，核对无误后一键发起对账；对账核对通过后自动回传到供应商；
• 供应商在线发起付款申请，采购核对金额审批无误后流程自动提交到财务，财务完成审批付款后，自动提醒供应商。​​​​​​​

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