oa系统是什么？oa系统怎么用？

news2024/9/20 9:25:37

阅读本文你将了解：1.oa系统是什么；2.oa系统怎么用（oa系统功能模块）3.oa系统作用（案例）

一、oa系统是什么

oa系统全称为Office Automation，即办公自动化系统。它是一种专门为企业和机构的日常办公工作提供服务的综合性软件平台，具有信息管理、流程管理、知识管理（档案和业务管理）、协同办公等多种功能。OA系统可以帮助企业和机构实现信息化、自动化、智能化和标准化，提高工作效率和质量，降低成本和风险，同时为企业的决策提供数据支持和保障。

OA系统的使用场景非常广泛，适用于各种规模的企业和机构，包括政府机构、事业单位、民营企业、国有企业、跨国公司等。OA系统对企业来说至关重要，我们以简道云OA系统为例，来看看OA系统怎么用。

图源简道云官网：https://www.jiandaoyun.com

二、oa系统怎么用（案例）

“这个手机上的移动办公平台做得太及时了！”
“以前要跑一趟才能办的事现在动动手指就解决了，而且后台还有相关记录可以实时查询，真是方便又好用。”
为遏制疫情发展，中海石油化学股份有限公司华鹤公司（下文简称：华鹤公司）在疫情防控期间，搭建移动化办公平台，不断更新功能模块，通过 简道云成功实现远程在线办公、办事，让全员防疫、工作两不误。

简道云oa系统软件模块（可免费在线试用）：http://s.fanruan.com/jl3da

文件传阅——传达效率高，线上学习可签到

为将疫情防控工作相关文件精神迅速传达到每个部门，华鹤公司在移动办公平台上建立“文件传阅”模块。

各部门管理者通过手机、电脑发送文件且开启浏览后签字功能，员工便可在线上阅读后进行签字回复。如此一来，不仅让文件的传达变得高效，更能让管理者及时了解员工对文件的学习进度。

出入申请——操作便捷化，少接触降风险

从2月8日开始，华鹤公司对生活区进行封闭管理，除正常上班人员外，严禁其他车辆和人员无故进出生活区。因特殊情况需要出入生活区的员工，则需经过公司防控办公室批准。为了让审批流程更便捷，移动办公平台上线了“出入申请”模块。

用手机进行线上申请，相关人员可在第一时间进行传阅审批。生活区安保人员作为该流程的最后执行者，提前知晓了出入车辆及人员的申请后，不仅不必出门问询接触，降低了感染风险，而且提高了人员通行效率。每天乘坐通勤车的上班人员则可以使用“扫码签到”模块进行签到，核实乘车人员信息的效率也随之提高。

除此外，工作有什么需要，技术人员就根据需求设计、建立新的模块；发现了任何问题，也能在短时间内优化模块内容。

三、oa系统应用注意事项

使用OA系统需要注意的事项有很多，下面我会详细介绍。

明确具体功能和适用场景。OA系统具有多种功能，包括流程管理、知识管理、协同办公、系统管理等，所以企业需要根据自己的需求来选择适合自己的OA系统，避免功能重复和浪费资源。
选择具有良好口碑和实力的OA系统厂商，确保系统的安全性和稳定性。OA系统是企业的重要信息系统之一，所以选择厂商时需要考虑其安全性、稳定性、可靠性等方面，以确保企业的信息安全和业务运营的稳定性。
对OA系统进行定期维护和升级，保持系统的高可用性、高可靠性和高性能。
需要针对OA系统的具体应用场景，进行详细的用户培训和技术支持，提高系统的使用效率和准确性。OA系统的使用需要用户具备一定的技术和操作能力，所以需要提供详细的用户培训和技术支持，以确保系统的正常使用和高效运行。
企业需要对OA系统的数据进行备份和恢复，保证数据的安全性和完整性。OA系统中存储了企业的重要信息，所以需要定期对其进行数据备份和恢复，以保证数据的安全性和完整性。
对OA系统的权限管理和数据加密等措施。企业需要对OA系统的权限管理进行规范化，包括用户权限、角色权限、资源权限等，以防止系统被非法访问和操作。同时，需要对系统的数据进行加密，以确保系统的安全性和保密性。
对OA系统的流程进行规范化和优化。企业需要对OA系统的流程进行规范化和优化，以提高流程的效率和质量。同时，需要对系统的知识管理进行分类和整合，以提高知识的共享和利用效率。
协同办公进行流程和数据的标准化。企业需要对OA系统的协同办公进行流程和数据的标准化，以提高协同效率和质量。