随着数字化转变，企业的业务文件大多通过电子形式在内外部流转。这增加了外发文件数据泄露或被篡改的风险，如何保护外发文件安全已成为企业不容忽视的课题。

企业外发文件，特别是电子文件，存在一定的数据安全风险：

文件被未授权访问：企业发送到外部联系人的电子文件未加加密或数字签名，可能会在传输或存储过程中被黑客或非授权人员访问，泄露敏感信息。

文件遭到篡改：未经数字签名的文件容易被中间人篡改内容，如果接收方未能发现，这可能误导业务决策或产生法律纠纷。

文件未按分类处理：文件中包含高度机密的数据但未被正确分类和保护，在外发过程中未达到数据安全要求，导致数据泄密。

文件未确保完整删除：文件使用完毕后，未及时从发件人和收件人的邮件系统、电脑中彻底删除而遭到恢复，也会造成数据泄露风险。 

文件存在病毒或恶意代码：office文件、PDF文件等可能携带病毒木马，感染接收方的系统，这也是一种风险。

第三方访问文件：企业发送至第三方的文件，其数据保护措施可能不足，极易在第三方内部泄露或遭到恶意访问。这也会成为企业数据安全的隐患。

文件或账号被钓鱼利用：黑客利用企业logo和名称进行钓鱼邮件，伪装成企业发往外部联系人的文件或邮件，这也极易导致企业数据的窃取或损坏。

为降低外发文件的数据安全风险,企业需要建立文件出境管理制度，使用加密、数字签名等技术对敏感文件进行严格保护，定期审计第三方数据保护措施，并为员工持续提供安全意识培训。切实规范数据分类和外发文件管理操作规程,这是减少风险的基础。

而在此，企业还应采用一些专业的办公安全解决方案，保护外发文件的数据安全。在保护企业文档安全方面，数影办公空间有覆盖事前、事中、事后的全面防护体系，可以有效保护企业核心文档数据安全。

事前主动防护

在企业的日常办公中，会产生形式多样、数量可观的文件，如新品资料、客户资料、财务报表、合同等。这些文件大部分“散落”在各个企业终端，即使一些文件只能在业务系统上访问，几乎所有员工都能访问，缺少细粒度的访问权限管控。一些核心数据常常通过非文件的形式，直接从业务系统被拷贝和搬运到了各种云存储、云笔记、开放社区等平台。

企业可通过数影创建统一的办公空间——属于企业自己的数影办公空间，对办公应用、账号权限等进行统一管理，让员工对业务系统的访问实现安全收口。同时，通过数影，可配置权限管控、下载管控、复制粘贴管控、文档脱敏、文档水印、防截屏/拍照、录屏审计等细粒度安全策略，全方位阻止企业核心文档数据的泄露。

事中全面管控

当员工在数影办公空间内工作、尝试下载导出数据时，文件不会下载到员工的电脑上，而是直接下载到数影的安全文件中台（存储在OSS上），细粒度控制文档的流向，实现数据不落地。

但这并不会影响员工的工作效率，员工可以在数影的文件中台上通过在线文档能力（Office）对文件进行编辑处理，然后从数影的文件中台上直接上传到指定的业务系统中（受管理员控制）。

另外，当需要将处理好的文件通过邮件外发给客户和合作伙伴时，可以在数影的文件中台上发起审批流程，通过后，直接通过企业邮箱将文件发送到指定的客户邮箱。整个过程，这些文件都在线上闭环。

而且，与企业外发文件相关的第三方，由于受到数影的权限管控，也不能直接访问企业业务系统数据，只能访问企业指定的业务系统数据，防止第三方泄露企业重要数据。

事后有据可查

由于数影办公空间内特有的日志审计安全能力，可对员工的访问行为进行审计、回溯，帮助企业规避在突发事件中的安全责任。

在数影内，员工的所有访问行为都会得到记录和留存，粒度可以细致到“谁，在什么时间，在哪台电脑上，在哪个地方，用哪个账号，登录了哪个系统，访问了哪个页面，做了什么操作”。针对特别敏感的访问行为，还可以自动开启录屏审计，将访问过程实时记录下来，以便后续的审计、回溯。

总之,要全面保护外发文件的安全,企业必须制定严密的数据出境管理政策,选择高强度的技术手段进行文件保护,加强第三方管理,定期进行员工安全培训。当然，这还需要企业各岗位通力合作,才能建立系统完善的外发文件保护体系。通过全方位的管理流程和技术控制措施,最大限度降低外发文件在流转和存储过程中的安全风险。