信创办公–基于WPS的EXCEL最佳实践系列（限制可录入内容）

news2024/12/26 11:28:46

应用背景

本章内容主要讲解：如何在WPS上利用excel去获取数据，如何通过手工录入数据并完成对录入数据的规范性限制，以及了解一下如何去获取外部数据。

操作过程

1、数据有效性（支出证明单）

（1）如需对【金额】单元格的录入数据做出规范性限制，则选中该单元格，点击【数据】，再点击【有效性】，如图1-1所示。
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图1-1 打开【数据有效性】

（2）在【数据有效性】框中点击【设置】进行有关编辑，如图1-2所示。
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图1-2 设置【数据有效性】

（3）在【数据有效性】框中点击【输入信息】进行有关编辑，如图1-3所示。
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图1-3 输入提示信息

（4）在【数据有效性】框中点击【出错警告】进行有关编辑，如图1-4所示。
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图1-4 设置【出错警告】信息

2、如何完成数据有效性的使用（差旅报销申请表）

2.1 在【报销类别】这一列当中，限制可录入类别，同时简化录入过程，可以从列表当中获取相关数据。
（1）首先，选中D6到D16这个范围，如图2-1所示，点击【数据】-【有效性】，在【数据有效性】-【设置】中选择【序列】，如图2-2所示。
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图2-1 选择范围

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图2-2 设置【数据有效性】-【序列】

（2）点击【来源】下方框右侧标志，选择相关的区域范围，如图2-3、图2-4所示。
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图2-3 选择区域范围

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图2-4 确定区域范围或手动输入区域范围

（3）在【数据有效性】框中的【输入信息】编辑有关内容，如图2-5所示。
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图2-5 录入提示信息

（4）在【数据有效性】框中的【出错警告】编辑有关内容，然后点击确定，如图2-6所示。
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图2-6 设置【出错警告】信息

2.2 如需单独对一个单元格设置数据验证，则只需选中此单元格进行相关设置。
（1）在发票号码第一个单元格中设置数据验证。首先，选中该单元格，然后点击【数据】，点击【有效性】，在【数据有效性】框中选择【文本长度】等于10，点击【确定】，如图2-7所示。
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图2-7 设置【文本长度】

2.3 扩展数据验证的方式
2.3.1 第一种方法是通过选择性复制粘贴来完成。例如选中图2-6中的发票号码第一个单元格进行复制，然后选中下方的区域，右键打开【选择性粘贴】选择【有效性验证】，点击【确定】即可，如图2-8所示。
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图2-8 通过选择性复制粘贴完成拓展数据验证

2.3.2 第二种方法是把有数据验证和没数据验证的区域同时选中，再次点击【数据有效性】时，根据提示，点击【是】即可，如图2-9所示。
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图2-9 同步设置【数据有效性】

（1）对【日期】有关单元格设置数据验证。选中C6到C16范围，如图2-10所示。
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图2-10 选择日期的范围

（2）点击【数据】，再点击【有效性】，选择【日期】介于所输入的日期，如图2-11所示。
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图2-11 设置【日期】的【数据有效性】

3、清除数据验证

例如，把【日期】这一列单元格的数据验证取消。首先选中该范围的单元格其中一个或者全部，再点击【数据】，点击【有效性】，在【数据有效性】框中勾选【对所有同样设置的其他所有单元格应用这些更改】，点击【全部清除】即可，如图3-1所示。
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图3-1 清除数据验证

4、利用圈释无效数据，验证已输入数据的有效性。

例如，对【日期】这一列已输入内容的单元格进行数据检查。
（1）首先，按之前步骤添加【数据有效性】，如图4-1所示。
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图4-1 添加【数据有效性】

（2）点击【圈释无效数据】即可圈出所有不符合数据验证要求的单元格，如图4-2、图4-3所示。
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图4-2 使用【圈释无效数据】

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图4-3 【圈释无效数据】

5、灵活性调整数据有效性。

利用数据有效性当中的警告级别来做调整，在做出有效性限制时可以保留有效性数据录入，除此以外还能够手动录入其他信息。
（1）例如，在【报销类别】当中的单元格里设置【数据有效性】，勾选【对所有同样设置的其他所有单元格应用这些更改】，再点击【出错警告】，选择样式为【信息】即可完成设置，如图5-1、图5-2所示。
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