【档案专题】二、电子档案管理

导读：主要针对电子档案管理相关内容介绍。对从事电子档案管理信息化的职业而言，不断夯实电子档案管理相关理论基础是十分重要。只有通过不断梳理相关知识体系和在实际工作当中应用实践，才能走出一条专业化加职业化的道路，从而增强自身核心的竞争力。

1、电子档案管理理论

1.1 档案管理理论

1.2 数据治理理论

1.3 知识管理理论

2、电子档案管理要求

2.1 管理目标

2.1.1 真实性

2.1.2 完整性

2.1.3 可用性

2.1.4 安全性

2.2 基本要求

2.3 管理原则

3、电子档案管理体系

3.2 体系内容

3.3 管理流程

4、电子档案管理模式

4.1 基本模式

4.1.1 归口模式

4.1.2 流转模式

4.1.3 保管模式

4.2 数字档案室

4.3 数字档案馆

4.4 智慧档案馆

1、电子档案管理理论

主要包括档案管理理论、数据治理理论、知识管理理论。

1.1 档案管理理论

1.1.1 档案生命周期

文档一体化思想：

一是文档实体生成一体化，即对公文等电子档案从生成、流转、归档形成档案，直至档案被销毁为止的整个生命周期进行全面管理;
二是文档管理一体化，就是从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现;
三是文档信息利用一体化，利用信息时不必考虑信息是文件还是档案信息，用一条检景命令即可查到所需的全部文档信息;四是文档规范一体化，在建立文档体化系统时需要进行协调处理，制定出符合实际情况的文档一体化规范。

前端控制思想：

整体规划
业务环节提前：把分散在各个业务环节关系到电子档案真实、完整、可用和安全的一些要求提前实施。
全过程监控

1.1.2 DCC数字管护生命周期模型

1.1.3 档案连续体理论

1.2 数据治理理论

数据治理框架

数据管理能力成熟度评估模型

1.3 知识管理理论

DIKW 体系也称作知识层次、信息层次、知识金字塔等，对于电子档案管理从数据管理、信息管理升级到知识管理乃至智慧管理具有重要指导意义。

知识管理的目标在于通过系统的过程，实现最佳实践知识的共享和创新，实现更好的组织决策和更快的响应速度，增加组织机构收益并降低运营成本，改善生产工作效率，帮助组织机构逐步形成长期可持续的竞争优势。

知识管理概念模型：

2、电子档案管理要求

2.1 管理目标

《档案法》《机关档案管理规定》等法律规章明确规定应当维护电子档案的真实、完整、可用和安全，将真实性、完整性、可用性、安全性“四性”作为现行电子档案管理的基本目标。

2.1.1 真实性

是指电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。真实性是电子档案的首要特征，是保证电子档案业务有效性和法律证据性的基础。电子档案的真实性包括形成过程真实和内容真实两个方面:形成过程真实是指电子档案根据法定程序形成和运行，与其形成目的和既定运行状态一致，在形成后的整个生命周期中保持不变;内容真实是指电子档案准确反映了记录对象的当时状态，与形成时的原本含义一致。

2.1.2 完整性

是指电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。完整性是体现电子档案属性、档案管理要求的重要特征电子档案的完整性首先要保证其内容、结构和背景信息的完整，保证电子档案构成要素齐全;其次要保证同一业务活动形成的电子档案之间联系的完整性，保证电子档案能够全面反映这项活动的整个过程和结果。

2.1.3 可用性

指的是电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。可用性是实现电子档案价值的前提条件。可用性包括三个方面:

一是电子档案可以被计算机或应用系统内的软件正常打开;
二是电子档案的内容、逻辑格式等得到正确呈现;
三是可以通过元数据检索、定位并理解电子档案的内容制发目的及其相关背景信息。

2.1.4 安全性

指管理过程可控、数据存储可靠、未被破坏、未被非法访问的性质。安全性包括载体安全和信息安全两个方面:载体安全主要是指电子档案载体在存储、传输过程中没有损坏、没有丢失、未被破坏;信息安全主要是指电子档案的内容、结构未被非法访问、非法获得、非法操作。

2.2 基本要求

来源可靠
程序规范
要素合规

电子档案管理目标与基本要求映射表：

2.3 管理原则

统一管理原则
全程管理原则
业务驱动原则
方便利用原则
确保安全原则

3、电子档案管理体系

3.1 管理体系

3.2 体系内容

战略规划
组织
制度
流程控制
绩效

3.3 管理流程

一是基于传统档案管理形成的收集、整理、鉴定、保管、统计和使用“六环节”流程。

收集、鉴定整理、保管、检索、编研、利用、统计“八环节”流程。

《机关档案管理规定》，形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发统计与移交六个阶段十二项管理流程：

电子档案管理流程：

(1)形成与收集
电子档案形成是电子档案生命周期的第一个阶段，是指通过创建或接收方式产生电子档案的过程，是电子档案管理的起点。电子档案收集是指按照收集范围并通过特定方式将电子档案、电子档案元数据、电子签名等汇集起来的过程。

(2)整理与归档
电子档案整理是指按照档案的形成规律和特点，根据科学的理论和方法，把电子档案整序形成便于保管和利用的有序体系的业务活动。归档是指将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子数据(文件 )及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。归档主要包括捕获、录人检测、登记等工作步骤。

(3) 保管与保护
电子档案保管与保护主要包括电子档案存储、备份、保存和保护工作电子档案存储是指以经济、有效、安全的方式保护、存取和管理电子档案以便利用的过程。

电子档案备份是指将电子档案或电子档案管理系统的部或部分复制或转换到存储载体或独立的系统上。
电子档案保存是指确你电子档案得到长期维护所涉及的过程和操作。
电子档案保护是指采用物理和化学方法保持电子档案载体和信息稳定性的行为。

(4)利用与开发
电子档案利用与开发是档案管理工作永恒的主题，是实现档案自身价值的根本途径，也是档案事业发展的客观需要。

电子档案利用与开发工作主要包括电子档案的利用、检索、开发和信息服务。电子档案利用是指查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。电子档案检索是指通过笔录标引、建立索引、提取特征等方式标识档案信息,形成电子档案检索系统，并通过系统选择、获取特定信息的过程。
电子档案开发即档案信息资源开发，是指运用信息化等手段对已经存在的档案信息资源进行分类、聚合抽取、提炼、总结等活动发掘档案价值、实现档案价值升值的过程。
电子档案信息服务是指档案部门以保障公民档案信息资源利用权利和满足公众档案信息需求为目的，对数字档案资源的收集、整理、存储、加工、处理和分析，在服务理念支配下向社会和公众提供档案信息，进行档案信息传播，以最大限度发挥档案信息社会价值和经济价值的活动与过程。

(5)鉴定与销毁

电子档案鉴定是指对电子档案的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其保存价值等，是对电子档案价值和技术的双重鉴定。电子档案销毁是指消除或删除失去价值的电子档案使之无法恢复的过程，是电子档案处置方式之一。由于电子档案处置自身不承担独立的电子档案管叫剥保昂斑哺捌爱班蔼版邦唉矮袄肮氨和，本书不将处置作为单独的电子档案管理流程。

(6) 移交与统计
电子档案移交与统计主要包括电子档案移交与接收、电子档案统计、电子档案分析与挖掘、电子档案评估工作。电子档案移交是按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程，电子档案接收是指档案馆按照国家规定收存电子档案的过程。

电子档案统计是指运用统计技术和方法，以表册、数字形式记录、描述、分析和研究电子档案管理工作的各种现象.状态和趋势，从而揭示其发展过程、现状及一般规律的活动，是统计方法与技术应用于电子档案管理工作的过程。
电子档案分析与挖掘是指运用数据分析和数据挖掘方法对电子档案进行分析，从中提取有用的信息的过程电子档案分析与挖掘是电子档案统计工作的扩展和深化，是发掘有用信息实现电子档案价值的重要管理流程。
电子档案评估是在电子档案管现中通过对电子档案管理业务活动和风险进行分析、评价，以实现预防风支持决策的重要工作流程。

4、电子档案管理模式

4.1 基本模式

4.1.1 归口模式

电子档案归口模式也称作组织机构内部电子档案管理模式，是指电子档案在组织机构以何种归口方式进行管理的工作模式。电子档案归口模式主要包括分散式、统一式和文档一体式。

分散：分散式管理是指电子档案由形成档案的业务部门或其他部门分散管理和保存的管理模式。

统一：统一式管理是指电子档案由机构档案部门统一归口管理和保存的管理模式。

文档一体式：文档一体式管理是指将电子档案与电子数据(文件)作为整体实施-体化管理的模式。

4.1.2 流转模式

电子档案流转模式是指电子档案在整个管理过程中是否仅以电子形式进行归档和管理的工作模式。电子档案流转模式主要包括双套制和单套制。

双套制：电子档案双套制是指符合一定条件电子档案应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。

单套制：电子档案单套制是指仅以电子形式归档电子数据(文件 ) 和管理电档案的方式。

4.1.3 保管模式

电子档案保管模式也称作档案馆电子档案管理模式，是指电子档案是否由档案馆进行集中保管的工作模式。电子档案保管模式主要包括分布式和集中式。

从目前各国电子档案管理的实践及其发展来看，电子档案的集中式管模式是比较通用的管理模式，也是我国电子档案管理采用的保管模式当然，由于各国信息技术发展水平、档案管理体制、管理传统等差异，集中式保管的路径选择、实现策略、技术方案等方面仍然存在着差异。

4.2 数字档案室

数字档案室是指组织机构在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和数字化档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。

数字档案室建设内容：

4.3 数字档案馆

数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档%息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的案信息集成管理系统。

4.4 智慧档案馆室

智慧档案馆室是建构在智慧档案战略框架下的新概念，要解决的不是智慧城市在档案馆室具体应用或数字档案馆室智慧化，而是所有档案机构如何在智慧档案战略发展中准确定位、发展自己并实现价值的问题。按照智慧档案“全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑”的基本特征，以及档案机构对传统载体档案管理和建筑环境控制的需要，智慧档案馆室的建设内容包括智慧管理(Smart Governance)智慧数据(Smart Data)、智慧服务(Smart Service)智慧决策(SmartDecision)智慧保护(Smart Custody)智慧建筑(Smart Building)六个部分。