对于任何商业组织及其客户来说，低效率的员工和浪费的时间都是一个问题。团队成员懈怠会对团队的整体效率产生负面影响。除了巨大的财务挫折之外，这些问题的混合还导致多次延误、工作质量差和客户不满意。

但有了正确的项目管理软件，企业就可以解决许多生产力问题，并进一步帮助员工在项目从规划和执行到实现和交付的所有阶段交付最好的工作。

本文讨论了六个关键的项目管理软件功能，以及它们如何提高效率。

提高效率的关键项目管理软件功能

1、集中式任务管理

集中式任务管理使团队能够在单一地点管理和跟踪任务。这意味着团队中的每个人都拥有关于项目任务和进度的相同信息。

团队成员可以看到谁负责每项任务，最后期限是什么，以及集中式任务管理的任务状态是什么。这可以防止任务遗漏，并确保每个人都在为同一个目标努力。

2、自动时间跟踪和计费

该功能使项目经理能够跟踪团队成员在特定任务上花费的时间，并自动为客户生成发票。

自动时间跟踪通过准确跟踪任务所花费的时间来消除手动跟踪引发的风险，节省时间的同时也防止与客户的计费纠纷。

自动计费可确保根据客户在项目上花费的时间准确收费，从而提高客户的满意度并带来更多业务。总的来说，自动时间跟踪和计费可以节省时间，消除错误，并提高客户满意度。

3、实时进度跟踪

实时进度跟踪意味着，参与项目的每个人都可以在任何给定时间看到项目进展情况、已完成哪些任务以及仍有哪些任务需要完成。

项目经理可以通过实时进度跟踪快速识别问题并做出必要的调整，使项目保持在正轨上。此外，团队成员可以随时了解任务的最新状态，这可以帮助他们确定工作的优先顺序并按时完成任务。

4、资源管理和分配

资源管理和分配，首先需要确定项目所需的资源，接着有效地分配这些资源，最后确保这些资源在项目的整个生命周期内得到有效利用。有效的资源管理和分配可以帮助提高项目效率，确保资源被充分利用，项目在预算内按时完成。

通过提供跟踪资源使用、安排任务和管理预算的工具，项目管理软件可以帮助改善资源管理和分配。

5、加强预算管理

通过提供改进的预算管理功能，项目管理软件可以提高工作效率。你可以使用这些功能为你的项目创建一个详细的预算计划，包括所有必要的开支，如劳动力、设备和材料成本。你还可以设置预算限额，以确保不超出预算。

该软件可以实时跟踪你的支出，使你能够根据需要做出调整。你还可以生成报告，清楚地了解项目的财务状况，如已经花了多少钱，预算还剩多少钱。

6、风险管理和缓解

风险管理和缓解是项目管理的一个重要方面，它需要识别在项目执行过程中可能出现的潜在风险，并制定策略以减轻其对项目成功的影响。这个过程可以得到项目管理软件的帮助，它提供了识别风险、评估其可能性和影响，以及制定缓解计划来解决风险的工具。

项目经理可以使用项目管理软件创建风险登记册，其中包括与项目有关的所有潜在风险。然后，按照可能性和对项目成功的潜在影响，对这些风险进行排序。这些数据可用于为每个已识别的风险创建缓解计划。

选择合适的项目管理软件

事实证明，项目管理解决方案有助于提高工作场所的生产力。投资项目管理软件是一个重大决定，如果做得正确，几乎会立即带来可观的回报。

8Manage PM是一款出色的项目管理软件，可以让各类型企业的团队有效地（甚至虚拟地）监控项目。它是一个动态的业务管理工具，具有端到端的可追溯性，项目计划与执行同步更新，帮助你在规划和运行项目时以准确、可预测和有利可图的方式让一切井井有条。

● 单一真实来源，所有干系人都在同一页面上
● 理清项目计划的优先顺序，指派活动负责人
● 实时跟踪项目的完成情况、时间和成本进展
● 根据资源技能和可用时间查找、分配、跟踪资源
● 自动检测项目各种系统性风险及其影响，自动预警
● 与实际业务交互实时互连，数据真实且不可更改

强大的项目管理软件是任何企业推动业务成功的关键。从任务管理的集中化到实时进度跟踪和自动计费，8Manage PM这样的先进项目管理软件旨在改善协作、效率和整体项目的成功。特别是复杂的项目涉及许多活动部件，更是有必要优化项目管理流程，以确保每个人都能按时完成任务。