一、采购管理的意义

采购管理是指企业为满足生产经营需要，对外部供应商进行的采购活动的规划、组织、实施和控制。采购是企业日常经营中不可或缺的环节，采购管理则是企业经营管理的一个重要方面，具有以下几个方面的意义：

二、采购工作流程（中小企业）

中小企业的采购流程一般是这样的：

确定采购需求——货源确定——选择供应商——采购订单处理——采购订单跟踪——签订合同——收货/库存管理

那么采购管理其实要做到的就是对采购业务进行全流程跟踪、监督与控制。

从采购流程来看，在采购管理中，主要由三大部分组成：

下面将以简道云采购管理系统为例，向大家详细介绍采购管理具体流程：

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其实就是主要对各个方面的采购需求的管理，也就是对【采购需求提报】——【请购单申请】——【采购接单申请】这方面的管理。

通常情况下，企业中有采购需求时，各部门按需求提报采购申请单。

作为采购管理者，要做到的就是及时收集采购信息，统计好信息数据，比如物料名称、产品型号、数量、需求日期等等。接着就要分析采购需求是否合理，对采购需求进行分析审核并确定。

想要做好采购管理，还有一方面的内容就是对企业的库存情况有实时的了解，有效地控制采购库存，避免由于调整采购需而导致库存空缺与积压，也可以潜移默化地控制自己企业的采购需求与采购费用。

在统计好采购需求之后，就要开始选择供应商了。

接着就是要综合多种渠道和方式来查找供应商资料，联系供应商，最终达成合作。

在采购管理中，对于价格的把控是非常有必要的，可以多选择几个供应商，发出报价流程，将多个供应商的报价进行比对，选择合适的供应商来合作。当然，采购人员的谈判技巧也是非常重要的，也是控制采购成本的一个重要环节。

采购员接到企业的采购需求，要制作成订单给供应商，那么就要将订单内容确认无误，审核通过之后再选择合适的供应商发出。订单发出之后，就要制作合同并签订，跟踪、监督订单合同的运转。

在签订订单合同时，要确定好到货时间与货物数量，同时签订发货单。在货物入库的时候，要配合仓库管理方协调好入库流程，核实货品到达时间、数量等。

在货物到达之后，确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，并处理后续检验问题，对于有问题的货物要及时退换货。

整理、统计各类货物到货的各种书面资料和数据。货物入库之后，就要实施对账与付款，对于流程要进行监督与跟踪。

作为采购方，在这里要注意的是，需要建立采购信誉，对于付款这种问题，绝对不可以推迟拖延。

在采购过程中，采购与供应商管理都是密不可分的，除了把供应商管理纳入到采购管理体系中来，在日常管理与考核方面上的管理也是尤为重要的。

比如：在采购过程中，如果有重要通知，通过公告下发给对应供应商，督促供应商优化改进。

在采购后期，主要就是对供应商供货情况做核查与反馈，当供应商发货后，打印出发货单，采购方收货时对数据进行核对与确认。同时对有问题的货品问题及时反馈给供应商，进行退货或换货，这也是为与供应商长期合作打下基础。

在采购过程中，通过一些软硬性的指标来帮助选择、评估和监测供应商，比如说商品合格率、到货及时率、质量问题重发率等等。可以通过这些指标来发现供应商的系统、流程、员工培训、技术等方面的不足，协助其整改，从而使供应商达到优质标准。

信息化管理：采用信息化手段进行采购管理，例如电子采购平台、人工智能辅助采购等，可以提高采购效率和准确性。此外，信息化管理还可以帮助企业实现供应链的全面数字化，更好地掌握供应链的动态变化。
采购外包：将采购工作外包给专业的采购公司，可以降低企业的采购成本。一些采购公司拥有更丰富的采购经验和更广泛的供应商网络，可以为企业带来更多的采购机会和优惠。此外，外包采购还可以让企业专注于自身的核心业务，提高企业的竞争力。
采购战略：制定科学合理的采购战略，可以提高企业采购效率和竞争力。采购战略应考虑到企业的整体战略目标、采购品类的特点、供应商的实力等因素。同时，采购战略也应定期进行调整和优化，以适应市场的变化和企业的发展。
采购风险管理：加强采购风险管理，可以降低采购风险的影响。采购风险主要包括供应商的质量问题、价格波动、物流延误等。企业应建立完善的采购风险管理机制，例如建立供应商评估体系、制定合理的采购合同、建立紧急备货计划等。通过科学有效的采购风险管理，企业可以更好地应对市场风险和供应链风险，提高企业的稳定性和持续发展能力。