你的知识库能提高工作效率的7个原因

news2024/11/17 7:30:19

知识就是力量。但到目前为止，光有知识是不够的——你使用这些信息的方式让你领先于竞争对手。如果使用正确，知识库软件可以帮助您提供更好的服务，培训您的员工，并成为您的行业权威。拥有一个有效的知识库不仅会影响你在内部开展业务的方式，还会影响你建立客户关系的方式。

当你花时间整理关键文件、演示文稿和报告时，你就是在为你的员工和客户建立一个有价值的资源。

如何利用知识库提高生产力的7种方法

你的知识库是一项长期投资，它可以让工作流程顺畅，公司内部流程清晰，生产力提高。发展一个充满活力的企业很重要，这样员工就不必浪费宝贵的工作时间在满是灰尘的抽屉里寻找信息。你的客户可以快速找到他们的答案，而不需要你的干预。

如果你还需要更多的说服力，下面是你的知识库可以提高你的业务效率的7个原因：

1. 每个人都能快速获取信息

英国上班族每周花在寻找文件上的时间超过100万小时。这些浪费的时间价值约2000万英镑!当然，知识库应用程序不包括丢失或放错位置的发票和订单。但是，它仍然可以帮助你显著减少浪费的时间。当你有一个地方可以让你的员工找到他们需要知道的关于某个特定问题的所有信息时，他们就不会花时间查看旧文件或在收件箱里寻找答案。

他们所要做的就是在搜索菜单中输入正确的关键词来访问他们需要的信息。更好的是，他们可以确信存储在知识库中的数据是准确和更新的。当您拥有知识库时，许多问题可以更快地找到解决方案，因为您的员工可以从以前的类似案例中学习最佳实践。这样，他们就不必在每次遇到错误时都重新发明轮子。

2. 你有一个培训员工的有效工具

当您需要培训新员工时，知识库是一个很好的工具，因为它包含有关公司政策和内部流程的基本指导方针。新员工可以获得有关产品、常见问题解答、操作指南和其他任何相关信息，这些信息可以帮助他们更快地融入公司。员工可以根据自己的节奏学习，因为他们可以单独访问文档。而且，当他们需要熟悉一个特定的话题时，他们可以经常回忆相同的信息。每个员工都有机会访问他们需要的信息，而无需其他团队成员的帮助。

从长远来看，不仅学习更有效率，而且你还可以节省开支。无论你是在公司内部培训还是通过第三方公司培训，培训一名新员工的实际成本平均为1000英镑。

如果您使用您的知识库作为培训工具，您的成本可以显著降低并提高生产力。最重要的是，内部知识库中的数据可以帮助整个团队，从新员工到老员工。由于您发布的案例研究、演示、报告和所有其他信息，所有员工都可以了解公司流程的最新情况。

3.坚实的知识基础有利于部门之间的协作

随着业务的增长，您必须开发多个项目，同时需要管理更多的团队。您需要与来自不同部门的人、顾问和国际专家一起工作。

知识库是所有这些必须一起工作的人的共同基础。它相当于一个在线协作平台，像谷歌文档或分享平台，每个人都可以访问最新的信息和想法。他们甚至可以自己撰写文章。

这样的工具可以替代部门之间的数百次来回通信。不再转发邮件，然后更新版本，然后更新!

你的团队成员在继续他们的项目时不会丢失重要的细节。人们可以快速共享信息，避免双重任务，最大限度地减少沟通错误。

知识库促进了沟通和协作，维护了工作流程，提高了效率。团队成员们能够更好地工作，承担更小的压力！因为他们在工作时间会更加努力。

4. 你的客户在提出问题之前已经有了准确的答案

也许建立知识库最显著的好处是，您的客户可以在不需要联系支持人员的情况下找到问题的答案。

自助客服作为一种快速获取信息的现代方式，正在成为大多数客户的首选媒介。通过花时间收集用户手册、常见问题解答和操作指南，您为客户提供了重要的资源。

为了跟上数字时代的步伐，买家的行为已经发生了变化。B2B 和 B2C 买家都比过去更关注内容。事实上，在50%到80%的情况下，B2B 中买家的决策过程在销售人员出现之前就已经完成了!

当人们投入更多的时间在网上进行个人研究时，他们会做出更明智的决定。如果不能给他们所有的答案，你就失去了与听众沟通的机会。

客户希望能够快速地获取想要的信息。他们想通过点击几下就能解决问题。再也没有人有耐心打电话给客服了，尤其是百度几乎可以解决任何问题。

此外，相关知识库是改善客户关系和客户体验(CX)的一种具有成本效益的方法。你向客户提供的信息越多，你交付最佳 CX 的机会就越大。

这对您的内部流程也有积极的影响。随着更多的客户解决他们自己的问题，参与处理小问题的员工就会减少。

你的员工将有更多的时间致力于更复杂的问题，这可以产生创新的业务解决方案和提高生产力。

5. 你的外部知识库可以促进你的 SEO优化

没有什么比精心策划的内容更有助于 SEO 。这就是你为公司提供的知识库：独特的信息，经过充分研究，有事实和准确的数据支持。您在网上分享的所有演示和报告都为您的网站增加了价值，这将产生不同用户的重复访问。你可以提高用户黏性，降低弹窗率，并改善页面停留时间等指标。一个优化的知识库可以显著增加你的网页的有效访问，因为百度搜索排名有良好的指标和用户体验。如果你定期更新你的信息，你的客户会感谢你的。

6. 你为未来的项目有了一个坚实的起点

生产力的好处和坏处都在于它总是可以提高的。所以，当你开始每一个新项目时，你必须设定新的目标来达到效率。

知识库如何帮助您实现这一目标?

仅 IT 项目失败一项，英国企业每年就损失约370亿英镑。缺乏沟通，没有足够的计划，或者缺少文档都是造成这种损失的可能原因。如果你利用你的员工所知道的所有信息来最小化项目失败呢?你的团队在过去项目中积累的所有经验都可以存储在你的内部知识库中。

当你可以从过去的行为中吸取教训时，为什么要在新的项目中犯同样的错误呢?所有的细节都保留在你的公司，即使关键员工换了工作或休假了。没有信息丢失。来自世界各地不同工厂的所有团队都可以从公司知识库中提供的技巧和建议中受益。你可以计划和开发有坚实基础的项目。这样，你的员工在完成任务和遵守截止日期方面就没有问题了。你可以完成更多的项目。