Word邮件合并

news2024/11/13 7:57:20

Word邮件合并功能可以解决在Word中批量填写内容的需求，当需要大量格式相同，只修改少数相关内容时，例如利用Word制作工资条，通知函，奖状等等，同时操作也非常简单灵活。下面通过例子来说明邮件合并的使用方法。

下面是工资条的模板，其中红框内是需要填写的内容。
在这里插入图片描述我们来看看如何使用邮件合并来填写这些数据。
首先数据源表如下：

基本步骤

点击邮件 -> 开始邮件合并 -> 邮件合并分步向导
在这里插入图片描述

在右侧的邮件合并向导页面的下方一直点击「下一步」到第 3 步，选择「使用现有列表」下面的「浏览」
在这里插入图片描述

在这里插入图片描述

在弹出的文件选择框中选择数据源所在的文件表。按照提示完成后接着点击下一步进入第 4 步。
在这里插入图片描述

点击或者选择需要插入项目的区域，按照下图的步骤将，一个个插入项目。
在这里插入图片描述

插入完成后的样子，所有变化的地方都被替换成了数据源的列标题
在这里插入图片描述

点击「下一步：预览信函」，如果格式、内容没有问题的话就点击「下一步：完成合并」。完成合并这里还有两个按钮，一个是「打印」，可以直接打印生成后的内容，一个是「编辑单个信函」，点击「编辑单个信函」即可查看合并后的文档。
在这里插入图片描述

这样就可以得到格式一样，内容批量随着列表变化的文档了

常见进阶问题

数字格式

工资单中的数据经常是要精确到小数点后两位的，而我们生成后的文档都是整数，修改方法如下：
在上述第四步中选中对应的合并域，这里以基本工资这一项为例，按下SHIFT+F9快捷键，此时的显示效果如下:
在这里插入图片描述
这种显示样式我们称其为域代码显示样式，在后面输入" #0.00"(注意前面有一个空格，双引号不需要键入)
说明：此处的#号的作用是指定数字内容的输出样式，与EXCEL中的TEXT函数用法类似，其他样式对应的代码可以直接网上搜索一下，此时的界面如下：
在这里插入图片描述
点击下一步预览就可以看到格式已经改为对应的格式了

当然对于其他的项目也可以按照同样的步骤修改。这里有一个相关快捷键，前面介绍的SHIFT+F9快捷键是将某一个选中域显示为域代码样式，如果想将每一个域均显示为域代码样式，可使用快捷键ALT+F9，按下快捷键后，我们可以看到所有的域均显示为域代码样式：
在这里插入图片描述
这样可以更快捷的对格式进行修改

一张纸显示多条记录

邮件合并默认一个记录是一页纸，有时候一页的内容比较少，比较空旷，需要将多条记录打印在一张纸上，可按如下步骤修改：
首先将格式调整好，例如这里一张纸放两条记录
在这里插入图片描述

然后在两条记录中间插入下一记录的规则
在这里插入图片描述

这一设置就相当于一个记录分隔标记，在这一个标记后的会填入下一个记录的数据（也就是Excel的下一行），所以在同一页有多条记录的话，前面的记录都要在最后加上域«下一记录»。如果不加的话，同一页都只会填入同一个记录的数据。点击下一步预览可以看到已经修改：
在这里插入图片描述

拆分邮件合并后的文档为多个文档

邮件合并在生成之后默认将所有记录合并为一个文档，如果需要将其保存为多个文档可按照如下步骤修改：
在第四步的时候在文档首行添加“XXX工资明细”文字，并按上述第四步撰写信函中的步骤插入合并域“《姓名》”，然后选中该行，在“开始”选项卡的“样式”功能区，点击“标题1”。
在这里插入图片描述
注意这里如果你不想让这行标题字显示出来可以调整格式，将这一行字的字体颜色调整为白色。
标题前面的黑点其实是word中的一种非打印的编辑标志，也就是说，打印的时候，它是不出现的。如果要隐藏黑点，请单击“开始”选项卡，“段落”功能区。在换行与分页中取消勾选“与下段同页”、“段中不分页”或“段前分页”选项，如下图所示。
在这里插入图片描述

其他步骤与之前说的邮件合并步骤一致，一直到最后一步通过编辑单个信函生成最终的合并文件。
切换至“视图”选项卡，点击“大纲视图”。
在这里插入图片描述

选择“大纲”选项卡，修改“显示级别”为1级，同时按住【Ctrl】+【A】使页面文档全选中，点击“显示文档”，点击“创建”，从而创建出按照每个标题分隔的子文档
在这里插入图片描述

在此可以删除所有分节符，如果不删除的话，拆分后的每一个文档中会出现多余的空白页，可以全选内容【Ctrl】+【A】，然后【Ctrl】+【H】替换掉分节符「^b」
在这里插入图片描述
同时按住【Ctrl】+【S】，在弹出的“另存为”对话框中选择位置然后点击“保存”，总的文档被拆分后保存为了独立的文档且标题即为对应的姓名