对于我们广大企业管理者来说，知识库作为一个「统一的资料收集中心」，意义在于将分散的资料集中起来，统一处理，降低管理成本。

以常见的项目小组为例，如果你希望将小组内优秀的方法论和工作SOP文档在整个部门分享学习，就可以建立团队知识库管理系统，让同事们都可以登录并且查询知识库相关内容。

以HelpLook为例，因为这款工具具备文本编辑、结构化存储、大容量、可分享协作、安全性强、支持权限设置这些功能，所以可以借助它来建立团队知识库管理系统，把分散信息有效整理是非常不错的选择。

（1）功能丰富强大

最好能尽量只用一款软件就完成知识存储与共享协作的需求，无论是文档存储格式的多样性还是快速搜索的便捷性，这些细枝末节的小功能成为一款软件是否能脱颖而出的重要依据；

当我们注册并且登录HelpLook之后，只需要打开页面左侧的“内容”一栏，点击“+”，即可选择创建栏目或者文章；

点击编辑文章内容，输入标题和内容，选择“预览”查看文章效果，确保无误之后即可点击“发布”到站点上。

（2）性能安全稳定

无论团队大小，对于内外部人员使用权限的细分层级要求较高，加密措施和系统的稳定性一定要到位，这是实现其他功能的基础。

我们可以通过HelpLook更改访问权限为公开/密码/私有访问，具体操作步骤如下：

点击页面左侧的设置->站点设置，点击“访问权限”，选择访问权限为公开/密码/私有访问。 若设置为密码访问，则需在框内输入所设置的密码。设置完成后记得点击右下角的“保存”。

除了将知识库设置公开之外，还能设置为私人访问，具体步骤如下：

点击页面左侧的设置->站点设置，点击“访问权限”，选择访问权限私有访问，点击"保存"。

*更改权限为私有访问后，站点链接无法到浏览器打开（显示404），用户只能在站内进行操作。

总体来说，建立团队知识库管理系统，把分散信息有效整理，还能把控知识生产、协作、分享与存储的全流程，从而提高知识的利用率、留存率、转化率及创新性，最终带动企业提高工作效率、为企业发展赋能。