【菜鸟の笔记_利用Excel自动总结表格数据_自动链接word文本】

news2024/11/20 0:22:41

自动更新总结表格数据

    • 1. 撰写原因
    • 2. 解决的问题
    • 3. Excel自动总结表格数据内容（一段话）。
      • 3.1问题引出
      • 3.2解决方式
    • 4.Excel数据、总结内容，自动链接更新Word文本

1. 撰写原因

【GPT的答案】利用Excel自动总结表格数据有以下好处：

  1. 时间节省：Excel可以快速计算和总结大量数据，相比手动计算，能够节省大量的时间和劳动力。通过使用Excel的公式、函数和数据透视表等功能，可以自动执行复杂的计算和汇总操作。
  2. 准确性提高：Excel的计算功能具有高度准确性，避免了人工计算中可能出现的错误。通过使用正确的公式和函数，Excel可以确保数据的准确性，减少因人为因素导致的错误。
  3. 数据更新和自动更新：当原始数据发生变化时，Excel可以轻松更新相关的计算和汇总结果。通过使用引用和链接功能，Excel可以自动更新数据，确保结果与最新数据保持一致，减少了手动调整和更新的工作量。

【我的答案】

回归实际， 利用excel函数解决现实问题，提高工作效率（下文以现实工作举例）。

2. 解决的问题

  • 从事“多规合一”村庄规划项目工作，有很多表格（国土变更数据基数转换表、用地用海与功能结构调整表、用地指标表、三生空间数据表等），项目最终需要提交成果中包含文本。而前期调研结束，根据调研结果，对表格大量数据进行整理，填写，便于后期大量的本文撰写所需数据进行核对和更正。即需excel和word来回切换（其他工作，如有类似且需要的，可接着往下看）。
  • 模式化的问题，都不是问题。因此，尝试用Excel函数自动总结表格数据内容，并将其粘贴（或者超链接）到文本中，节省工作时长。
  • 用途实现：1.单独对表格数据进行一段话总结；2.将总结表格的一段话，自动链接到word文本。
  • 适用场景：多excel表格数据和多word文本。

3. Excel自动总结表格数据内容（一段话）。

3.1问题引出

国土空间规划，用地用海数据表格如下图：
在这里插入图片描述编撰村庄规划文本，需要对土地利用现状进行描述。通常的做法对照表格，逐个进行描述。然而，后期图斑经常改动，每当一个数据修改时，文本逐个对照检查，容易遗漏、出错且效率低下。

3.2解决方式

  • 使用Excel自带的if, and函数 ，对数据进行多重情形判断输出。
    在这里插入图片描述
  • 使用Excel自带的concatenate函数，对输出结果连接总结。
    将最右列的描述，使用concatenate函数连接起来，形成一段话。
    在这里插入图片描述使用的Excel语句代码如下：
    ="其中"&IF(AND(ROUND(SUM(H4:H6),3)>0),"耕地面积"&ROUND(SUM(H4:H6),2)&"公顷，占比"&IF(AND(ROUND(SUM(H4:H6)*100/H96,2)=0),ROUND(SUM(H4:H6)*100/H96,3)&"%；",ROUND(SUM(H4:H6)*100/H96,2)&"%；"),"")
    在这里插入图片描述
  • Excel代码语句解析如下：
  • （1）实际要求
    • 1）表格中有的地类数据为零（无），总结时不需要显示。
    • 2）通常显示占比的%，小数点保留两位，但有时某些地类占比过小（0.00%），需要保留三位才显示（问：保留三位也显示不出怎么办~？答：对本工作，已没必要多显示了）。
  • （2）代码分段解释：

    • if函数显示形式：if(判断条件，判断为true该显示的结果，判断为false该显示的结果)，以上语句就是在if函数中“套娃”判断；
      在这里插入图片描述 - 1）简单函数复习
      文本（固定语句）之间的连接：TextA & TextB，使用连接符&连接；
      保留小数点：round(数字，保留位数)
      And函数：and(条件1，条件2，…)，本文每次判断只有一种情况（条件）。

    • 2）小tip：上图判断语句中，“耕地面积”可以先在单元格写上“耕地”，再以 该单元格&“面积”，便于代码写好之后，批量下拉，得到所有地类描述。

    • 3）综上：本段代码表示的意思为：如果（某地类面积求和（保留三位小数）>0，那么显示该地类面积（保留两位小数.xx）公顷，占比.xx%）,占比中（再套个娃，即如果（套）（该地类占比%（保留两位数=0），那么应该显示多增加一位小数点显示.xxx%，否则（套）继续按照占比（保留两位小数显示.xx%）），否则，以“”表示不显示地类面积和占比信息）。
      就可以显示不同小数点位数要求、数据为0的问题。
      在这里插入图片描述

    • 4）将右侧边所有的描述，用concatenate函数连接即可；
      在这里插入图片描述在这里插入图片描述
      其他事项的描述类似，根据实际要求适当修改。在这里插入图片描述

4.Excel数据、总结内容，自动链接更新Word文本

  • 一顿操作之后，事情还没过半，远没结束（开香槟的事宜，暂不提）。
  • word文本才是最终成果之一，规划数据更改 ，文本数据一堆乱麻，披挂在眼前。
  • 先展示文本中（小小部分）关于用地布局数据的描述，聊表敬意。

在这里插入图片描述

  • 数据超链接方法
    • 1）复制Excel中数据，到Word中，【选择性粘贴】；
      在这里插入图片描述
    • 2）粘贴链接–无格式文本；
  • 在这里插入图片描述
    粘贴后，选中粘贴内容，如下图灰色显示。超链接粘贴存在一个问题：当表格、文档数据换另一台电脑时，链接数据路径变化，打开文档更新会报错，将文档中链接数据路径更改即可。
    在这里插入图片描述

    • 3）选中粘贴内容，shift+F9，显示链接内容数据路径。shift+F9，又还原为文档正常描述。
      在这里插入图片描述划线部分为Excel文件路径，没划线部分为粘贴数据单元格路径。更改路径时，只需更改文件路径，单元格路径保持原样。

    • 4）批量改Excel文件变路径内容：
      - 换电脑后，按步骤1）、2）、3）复制其中一个最新正确路径的数据到word文档，并复制正确的excel文件路径；
      - ctrl+A 全选Word文档，shift+F9显示全文档链接Excel数据路径；
      - ctrl+H 弹出替换操作，将原来路径和正确路径进行全部替换；（一定要在全选文档，且shift+ F9显示全部路径状态下操作）。
      - shift+ F9恢复正常情况；
      - （所有路径正确后）当有数据更改时，选中全文，按F9更新即可；
      - Excel、word文件通常放置同一个文件夹中。
      在这里插入图片描述

    • 5)自动更新数据
      原始内容：中国陆地面积960万平方公里。
      在这里插入图片描述

更新内容：中国领土面积1260万平方公里，其中陆地面积960万平方公里，海域面积300万平方公里。

选中word文档，F9更新后如下图。
在这里插入图片描述
- 后期数据更改，只需要替换路径（不同电脑、不同路径情况），全选F9即可。
- 基本阔以开香槟了~

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