市场背景

随着企业的快速发展，邮件系统的数据量也随之增加。陈年累月的邮件数据更是记录着企业诸多重要的交易信息记录。电子邮件可以作为法律证据支持诉讼
邮件保存已经成为关系到诉讼成败的关键一环

数据归档来源

由美国参议员Sarbanes和美国众议员Oxley联合提出了一项法案，该法案即以他们的名字命名——萨班斯·奥克斯利法案（Sarbanes－Oxley Act）法案要求：上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内不少于5年。另外上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告，文档和证明其结论的信息至少7年时间。即和审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯也至少要保留7年。

国内财政部、证监会、银监会、保监会及审计署等五部委会联合发布“中国版萨班尼斯-奥克斯利法案”——《企业内部控制基本规范》，并定于2009年7月1日起首先在上市公司范围内施行，同时鼓励非上市其他大中型企业执行。这就使上市公司和即将要上市的公司必须做好邮件保存的万全准备。从国内外法规要求的现象看来，邮件信息保存已是一种刚性需求。满足这种需求主要体现在保存时间长达数年、真实有效不可篡改。

数据归档难题

1、由于邮件服务器分给每位用户的配额是一定的，服务器无法承载大量的历史邮件数据。
2、邮件服务器突发故障或损坏，邮件数据势必会受到一定的影响。
3、员工误删除或恶意删除存储在个人邮件服务器上的数据，导致重要的邮件数据无法恢复对企业来讲也是不小的影响。
4、陈年累月的数据量，由于没有统一的归档管理，想要查找一封历史邮件可是非常地困难麻烦。

如何解决

既要满足法律的诉讼需求存储历史邮件数据，又要做到快速搜索查询。佑友研发团队开发了邮件归档系统，完美解决上述所有问题。

符合法律法规

具有合规性、法律遵从性以及符合国际使用惯例的特点。历史邮件数据的备份和统一归档管理符合国家、行业或企业相关法律规定。员工不能删除归档系统中的历史邮件数据，满足不可删改的诉讼要求。

三权分立

采用符合国际使用惯例的三权分立管理策略，通过设置不同的权限，相关人员可以监督查看归档系统中的邮件、审核重点邮件。

邮件去重

独有的去重功能，将整个域名下的邮件数据全部统一归档管理，而且是单一备份。节省30%以上的系统存储空间、减轻服务器存储的压力。既保证了系统的存储空间容量，又可以大幅度提升搜索查询速度。

多项搜索策略

提供数据库技术、条件查找、关键字组合等多种方式，上亿封的邮件数据量可以做到秒查询。

结尾

除了满足法规遵从以外，也会遇到审计、集中管理和快速搜索等需求。针对历史邮件所要进行的操作，佑友邮件归档系统也都能实现邮件归档、搜索、审计和管理的所有需求。