什么是『知识管理系统』？为什么企业需要搭建知识管理系统？

news2024/11/24 3:58:27

你的企业或团队在知识迁移的过程中有遇到过以下问题吗？

1、花费过长时间的员工培训：当新员工入职时，传统的培训方法可能需要大量时间和资源。而且，由于知识可能分散在各种文档、手册和资源中，培训过程变得更加复杂。这导致培训过程的时间延长，影响了生产力和效率。

2、知识手册存在困惑：有时候，即使有知识手册，员工在阅读时仍然会感到困惑。可能存在信息不清晰、缺乏实际示例或缺乏交互性的问题。这会导致员工对工作流程或产品使用方面的理解不够准确，影响了工作质量和客户满意度。

为解决这些问题，企业需要一种方法来清晰地传递知识给员工和客户，使他们能够独立地处理工作和使用产品。知识管理系统是一种解决方案。通过搭建知识管理系统，企业可以解决知识迁移问题，提高培训效率，并为员工和客户提供易于访问和使用的知识资源。

一、什么是知识管理系统？

知识管理系统是帮助您更有效地管理和传输知识的软件。它通过两种方式帮助企业/团队做到这一点：

通过可查找的数字指南为员工提供支持
通过基础知识支持员工培训

它将所有公司信息集中在一个位置，并允许您收录、编目这些知识并将其传递给其他用户。

二、主要特性和功能

知识管理系统有三大主要功能。

借助知识管理系统，您可以创建、组织和共享数字指南。这些数字指南不仅仅是 PDF、Word 文档或 SharePoint 文章，还有企业所需的交互式清单、工作流文章等。

您在知识管理系统中创建的数字指南具有交互元素。这可能意味着你所建立的知识内容可以包含可折叠部分、弹出窗口、链接、附件或其他元素，使最终用户更容易快速获取所需的信息，以便他们可以处理任务。

最后，数字指南的目标是帮助所需用户能够学会自主执行工作，而无需寻求其他帮助。那么这个时候就需要使知识库有着清晰分类、实时更新、便于进行查找索引的动态内容了。

1. 数字指南（员工手册）

知识迁移的一部分是培训您的员工该做什么。拥有连接到数字指南的集成课程可帮助您更好地形成完善的学习。

基础课程为进一步培训奠定了基础。它们提供背景信息、入职须知、工作sop等，让您的员工能够准备好自主处理任务。

在知识管理系统中，您可以上传基础课程。员工可以在入职或其他持续发展培训之前或期间参加这些按需课程，提高新员工的工作效率和工作能力。

3. 用户分析

知识管理系统的一个关键功能是用户分析和搜索报告。

他们使用什么关键字来搜索您的平台？
他们最常浏览哪些文章？
员工的基础课程学习进度？

知识管理系统具有用户分析和搜索报告功能，可以帮助企业了解用户的搜索行为和浏览偏好，从而找出知识差距和改进的地方。它还可以帮助企业确定员工在使用知识库时的错误或困惑，并进行相应的改进和培训。

三、其他工具

除了这三个关键功能之外，知识管理系统还有其他附加工具，可帮助确保您有效地将知识传授给用户。

使知识迁移更顺畅的一些附加功能包括：

1、评论和反馈

知识管理系统具有反馈循环，以便知识库创建者和阅读用户可以进行沟通交流。最终用户可以在知识文章下提供反馈和建议。然后，内容作者可以根据反馈做出响应并进行更改。

例如，知识库创建者可以在文章末尾设置点赞/点踩，以及提供用户表单反馈提交入口，让用户有机会可以指出该文章内容是否有帮助，或者提出知识库中令人困惑的步骤以及文章中的信息已过时/不准确。

2、浏览器扩展

浏览器扩展允许员工在 Web 窗口中工作时访问知识库。这意味着员工可以随时地进入知识库进行学习，且不用担心数据会丢失。

3、多端访问

知识管理系统允许用户在PC端、移动端（比如手机、ipad等）随时随地都可进入知识库进行学习，不用受设备的限制。

4、AI智能搜索回答
在有目标地进入知识库学习时，面对繁多冗杂的信息，即使有着明晰的目录分类，我们找起来也需要一定的时间。此时，知识管理系统里的搜索引擎便起到很大的作用——输入所需关键词，便可迅速定位找到解决问题的方法。值得一提的是，在此基础之上，现如今有的知识管理系统已经推出基于文档的AI智能搜索回答，更快、更精准地帮助用户找到问题答案。