介绍

当业务运营管道中发生大量事情时，数据输入任务的优先级往往较低。但是，数据输入被认为是所有行业部门中经常发生的最重要的任务之一。从销售数据到客户分析，从财务数据到库存管理，每项工作都依赖于数据输入，这意味着单个错误可能会给组织带来巨大影响。即使使用自动化，维护数据输入错误也是一项极具挑战性的任务。

除了在处理数据输入任务时实施自动化外，仍然雇用人类员工来照顾整个过程。不幸的是，有些领域存在数据输入错误，例如转录错误、单位不一致、转置错误等。必然会发生。如今，组织一直在努力减少数据输入错误的数量，以实现不间断的业务运营。

如何有效减少常见的数据输入错误

如果不及时检查，避免数据输入错误通常会带来巨大的后果。在大多数情况下，数据输入错误是由于人为错误引起的。幸运的是，公司可以遵循多种方法来有效地减少常见的数据输入错误。在本博客中，我们将讨论企业可以遵循的步骤，以最大限度地减少公司中的数据输入错误，以实现业务运营的顺利进行。

1. 雇用足够的员工

组织应始终有足够的员工来管理工作负载。无论您的员工效率如何，一切都是有限的。雇用足够的员工对于管理公司的常规数据输入工作至关重要。但是，应该使用以前的数据输入错误区域对他们进行适当的培训，以便他们能够以最小的错误有效地工作。适当的审计和足够的员工应该在每个班次中出现，以便工作量得到适当的分配，业务运营应该顺利进行。

2. 验证您的数据

定期验证数据确实被认为是最大限度地减少数据输入错误的良好做法。访问数据库中的有效数据有助于维护操作的标准和一致性。每当公司从客户或数据供应商处收到外部数据时，请始终通过检查数据的准确性和完整性标准来验证数据。使用数据验证工具将有助于检测进入系统的不完整数据。数据集成和批处理是验证数据最常用的方法，所有行业的品牌都主要使用这些数据。

3. 仔细检查工作

在最大限度地减少数据输入错误时，必须将所有数据输入工作视为标准操作程序。这确实是解决手动数据输入错误的好方法。数据输入任务本身就是耗时且令人生畏的任务，有时在手动数据输入或自动化整个过程期间可能会发生人为错误。虽然对于大型数据输入任务可能不可行，但定期进行详细的仔细检查可以检查可能的开发领域。这些检查点有助于组织在技术更新或更改领域简化数据输入过程。

4. 使用最新技术

随着最新技术的使用，ICR（智能字符识别）、OCR（光学字符识别）技术等软件工具通常被公司用于提取数据，从而减少数据输入操作员的工作量。这反过来又有助于减少员工的人为错误数量。还有其他工具，如自动错误报告，可用于根据预定参数检查系统中输入数据的质量。这些技术最终将减少系统中的数据输入错误量，操作员一旦了解错误，就可以迅速狐狸。

5. 启用数据分析

数据分析被认为是检查和维护系统中数据质量的标准化过程。数据分析通过检测不属于既定模式和其他先决条件参数的值来帮助发现所呈现数据的缺陷。数据分析程序通常会识别潜在的不正确值，并在标记数据以供查看时对其进行限制。它可以帮助公司选择错误的数据并确定来源。

6. 规范流程

为了在数据输入过程中实现最大准确性，标准化数据收集和数据输入过程有很大帮助。在整个机构中保持标准流程的同时，数据输入操作员将知道在每组数据中要查找和期望的内容以及要遵循的协议，从而减少一般的数据输入错误。最终，它还将有助于安全地自动化整个过程，以避免工作量和错误数量。

7. 减少数据冗余

数据冗余是导致数据输入错误的主要原因之一。将新信息输入系统是一个耗时的过程。因此，减少无用数据的数量本身可以减少在系统中产生数据输入错误的机会。定期修改表单并审查整个过程，包括表单、数据、信息和文档，有助于减少数据冗余。通过从系统中删除冗余数据，自然可以最大限度地减少在系统中输入任何错误的机会。

8. 启用自动化

手动将数据输入系统不仅是一个昂贵的过程，而且是一项耗时艰巨的任务。数据输入操作员的单调工作非常容易出错，并对业务运营产生重大影响。ICR 和 OCR 系统以及其他软件工具将有助于自动化整个数据输入过程，从而最大限度地降低任何操作员发生数据输入错误的风险。自动化是未来，员工的工作量将平均分配，以便他们可以无差错地工作。

9. 识别不准确的来源

最大限度地减少发生数据输入错误的可能性的最佳方法是识别数据不准确的外部和内部来源。应该启用一个系统，其中每个步骤都应进行数据检查。从分析跨不同数据库的数据移动到更新有时限的更改，每个过程都应经过仔细检查和验证。遵循此协议不仅有助于检查数据不准确的来源，而且还将跟踪导致系统中数据输入错误的可能不准确数据。

10. 更新您的系统

即使您的品牌也使用高安全性系统，但它们的易失性足以发生数据错位。定期升级系统对于用于数据管理流程的基础设施和技术的平稳运行非常重要。投资升级和自动化技术将有助于击败竞争对手。利用多种技术和软件将大大减少数据输入操作员的工作量。数据输入操作员必须知道在需要时启用工具的过程，以改进工具和技术的功能。

总结

研究表明，近30%的数据丢失是由于人为错误造成的，这些错误可能会对收入或品牌声誉造成严重损害。借助上述有效方法，任何组织都可以减少其数据输入错误，同时实施识别错误来源并同时减轻错误的整体 360 度方法。另外，不要忘记考虑数据输入操作员的反馈，因为他们是处理数据的人。在实现系统自动化并为数据输入操作员提供适当培训的同时，公司可以轻松减少常见数据输入错误的数量。