在教育科研工作中，在重视科研的同时，也不能忽略科研管理的重要性。做好教育科研的管理工作，可以有效提高科研工作的效率和质量。项目管理软件可以帮助教育科研团队更加高效地管理项目，并且简化团队成员之间的协作和沟通，提高工作质量和效率。

 一、项目背景

清华大学工程物理系博导王教授是中国第一位从事光栅干涉测量的博士生，现为清华大学工程物理系副教授。

王教授现在带领的科研团队主要从事X射线成像方法与应用的研究工作，成功开拓了“全角度散射成像在纤维复合材料成像和分析中的应用”这一方向。其开辟的研究方法可以在实验室条件下实现新型材料空间结构的定量分析，同时还可以实现大视场扫描，对完整的材料零件进行原位成像，弥补了现有技术上的空白。2022年，王教授凭着早期乳癌检查技术突破被获得提名2022年欧洲发明家奖候选人。

作为先进理念倡导者，王教授希望为团队引进一款项目管理工具，优化当下团队内部存在的问题，并且让博士生可以早日接触专业化的项目管理软件，学会项目管理的概念，方便其进行自我管理。

二、需求分析

在项目管理软件的选择上，王教授有以下几点考量因素：

1. 能够体现出先进的管理理念，比如lean（精益生产，零成本）的模式；

2. 必须支持团队的协同工作，团队协作对于科研团队而言十分重要；

3. 软件操作逻辑简单直观，容易上手，花大量时间去适应软件得不偿失。

4. 软件功能可以满足工作需要，一个工具即可涵盖所有管理所需。

经过市面项目管理工具的考察后，王教授认为Zoho Projects是个很好的任务跟踪工具，容易把握对项目整体的进度。

在软件体验过程中，王教授认为跟其他软件比如JIRA比较，Zoho Projects 感觉更加轻量化，轻量化软件可以最大化地优化软件性能，提高运行效率和用户体验。并且在实际操作Zoho Projects中用起来很顺手，操作逻辑比较清晰直观。

因此最终决定选择Zoho Projects来管理实验室日常，科研项目，以及学生事务，进一步优化科研团队的工作习惯和效率。

在使用Zoho Projects项目管理工具之前，王教授的科研团队管理主要面对以下问题：

1. 学生的日常工作和进展难以追踪；

2. 学生对自身科研项目的管理缺乏有效的手段；

3. 学生在本科阶段缺乏项目管理的经验。

三、Zoho Projects解决方案：

Kanban模式精简管理

Zoho Projects为团队建立公开透明的任务管理平台，借助直观的Kanban模式，团队可以高效梳理、计划和执行任务。

在针对科研项目制定项目计划后，将任务进行拆解，建立里程碑项目。通过可视化的任务看板明确每件事务的责任人，并进一步拆分子任务，建立一个个可执行的具体任务，分配到每个学生，确保每个人都清楚地知道自己需要做什么。

每周组会根据Kanban信息，每个学生分享自己所负责任务的进展，从而让团队其他成员明晰当前项目总进度，进行更好的团队协同工作。

 

此外，Zoho Projects的在线甘特图工具还可以帮助团队理清各项任务间的关系，设置任务优先级，不仅可以帮助团队合理进行任务规划，有序推进项目开展；还可以直观地检查每个项目的进展情况，并对多个项目进行比较，这也有利于管理者对整个项目的全面控制。

王教授说：“Zoho Projects让实验室日常管理更加有条理，凡事都可追溯，责任明确，从而提高了学生们的行动力，促进了协同工作，凝聚力也更强；项目管理的习惯和理念也渗透到学生的科研和日常生活中，提高了他们的认知，为步入社会后的工作打下了好的基础。”

团队协作提升效率

在传统管理模式中，很难跟踪每个学生的日常工作进度。Zoho Projects 的【团队协作】板块，打破团队信息隔阂，团队可以更轻松的整合知识技能，进行交流探讨，观点交互。

Zoho Projects的【团队协作】的在线聊天室，讨论组，在线论坛，为团队提供了安全亲密的交流空间，成员可以围绕项目具体事项进行交流沟通，所有沟通记录以及反馈意见可溯。

还可以安全存放文件，统一管理，全面控制团队文件。无需切换其他工具。更新的文件实时同步给所有成员，不必担心版本混淆的问题，所有历史版本可查，随时追回。

将文件与任务设置相关联，在使用时更加方便快捷，即使在外出差，更换设备，也可以轻松使用文件。

“Zoho Projects 简洁、实用的功能大幅度提高了实验室和项目管理的效率，在尝试过很多项目管理软件之后，我认为它是目前最好的项目管理软件，物有所值！” 王教授如是评价道。相信在 Zoho在未来将继续坚持以技术为引导、以方法为驱动、持续为客户创造价值，与客户共同进步为客户提供优质解决方案。