项目无论规模大小，都要处理许多任务，管理项目文档，监控任务进度等。

有一个方法可以帮助项目经理在制定计划和项目推进时确保一切保持井井有条。

项目管理软件是最有用的工具之一，通常被用于项目计划、时间管理等，能在项目不同阶段帮助项目经理监控项目进度。

1、创建项目，任务分解，让工作明晰化

项目经理可以新建项目，并且将项目成员加入项目。

创建项目后打开甘特图，将项目目标分解成小颗粒度的、可被执行的任务

任务分层，管理才能分层，将计划要按层级或者分类别，划分为几个阶段。项目计划内容根据项目计划层级的需要可以是粗略的或精细的。

任务分配，任务分配要根据能力来分配，能力强的做复杂的功能，能力弱的做功能简单的工作，所以项目经理要清楚项目成员的能力怎么样，只有了解每个人的能力如何，你才能把握项目成员能否完成任务。

2、项目工作透明，信息共享

不能仅仅项目经理和责任人需要了解任务的进展，项目组所有成员也都需要了解项目进度，要让项目相关人员也能随时看到每个人的进展。

使用项目管理工具制定项目计划，设定权限给项目成员，由甘特图显示开始和结束日期，条形图清晰易懂，直观显示项目的进展。

由于项目的每个环节都通过系统直观的展示出来，因此项目内部的所有人都能看到各个环节任务的进展。哪个环节有变动，项目成员您可以在项目甘特图中看到任务的最新进展。

利用项目管理软件，不仅可以规范了项目管理流程，还能提高项目成员的执行力。

3、计划与实施合二为一，实时跟踪项目进度

项目跟踪主要是了解计划、任务和项目成员三个方面。对项目的计划、任务以及成员充分了解，才能清楚地知道项目计划是否可行，任务是否被执行以及人员能否完成自己的任务。

在项目管理中，不能只关注短期任务的进展，同时要关注离目标还有多远。燃尽图、是一个很好的监督目标进展的工具，便于大家对项目进展有一个明确的共识。

同时，实时跟踪项目状态，也能尽早暴露风险。