现代化企业为了跟上时代发展的步伐,在不断完善着管理制度,其中公司寄件管理,也是重要的一个模块。为了提高公司快递的寄件效率,以及节约寄件成本,实现快递寄件的规范化,越来越多的现代化企业,开始通过各种方式,去做好公司寄件管理。
我们以企业大致的寄件流程为背景,分析一下现如今的公司,都是通过什么方式去做寄件管理的,以及其中的利弊。
一、制度约束
制度约束应当是最常见的公司寄件管理方式了。由行政部门牵头制定相关寄件管理制度,并推行至全公司。由于各公司寄件场景不一,各公司的制度也或多或少存在差异,但基本上是三种方向:
1、寄件前审批
少数公司寄件量比较少,会采取寄件前审批的方式。员工因公寄件,需要提前提起审批,相关人员审核之后,才能进行寄件。
2、寄件登记
所谓寄件登记,其实就是在因公寄件的时候,登记在寄件表格上,再由行政统一汇总,以及后续快递对账。
3、寄后报销
员工寄件完成后,凭借底单等,每月报销一次。或者是月底的时候,由部门主管统一报销快递费用等等。
制度约束的方式,相信大家都不陌生,好处应该就是相对于传统寄件管理模式,能对公司寄件起到一定管理作用。但是其中的弊端不言而喻,比如说寄件流程太麻烦,泰太过看重成本把控,导致影响寄件效率;或者是把控度不够,导致个别员工私件公寄等等。
二、平台管理
所谓平台管理,其实就是借助第三方寄件管理系统的助力,实现公司寄件管理规范化。不少互联网公司对SaaS系统的接受度比较高,加上受困于公司寄件管理的难题,开始通过第三方平台,把公司员工寄件、行政管理、财务看账等等寄件相关的流程,都聚合在一个平台上。这种方式最大的好处就是一劳永逸,无需再不断调整寄件制度,就可以一步到位实现寄件管理的线上化、智能化、数据化,唯一的弊端可能就是员工需要一个短暂的适应过程。
1、寄件
通过第三方寄件管理系统,员工能够实现一个平台寄多个快递的操作,无需切换快递系统,便捷寄件。除此之外,系统还能预估运费、时效,给员工寄件提供一个参考,以此选择一家性价比最高的快递进行寄件。并且能够通过图片识别、文字识别,以及Excel表格导入,实现批量寄件。可见,对企业员工来说,习惯用第三方寄件管理系统去寄件,是能提高办公效率的。
2、管理
因公寄件对行政来说是个令人头疼的管理难题,而如果通过第三方寄件管理平台的话,行政可以在pc端后台进行一些自定义管理功能设置。比如说自定寄件审批、分部门管理、自定义隐私面单设置等等。制度没办法解决的管理弊端,比如说员工私件公寄、部门成本核算难等等,都可以通过第三方系统解决。
3、看账
快递对账问题对企业来说属实头疼,尤其是月结寄件模式推行之后。企业快递对账只能依靠人工统计、核对。而通过第三方寄件管理系统的话,就可以实现智能对账,一键导入,轻松挑拣差异件。并且可以固化对账单,方便财务查看。此外,分部门管理等功能,也能够方便财务进行分部门寄件成本核算。
现代化企业,如何做寄件管理?这个问题的最佳答案一目了然。