Excel重新踩坑2：Excel数据类型；自定义格式（设置显示格式）；分列操作；其他常用操作；一些重要操作

news2024/10/17 16:33:13

0、Excel数据类型：文本、数字、逻辑值、错误值

文本数据类型：输入什么显示什么；
常见错误值
VALUE：文本与数字运算；
DIV/0：分母为0；
NAME：公式名称错误；
N/A：查找值不存在；
REF：引用单元格被删除；
NULL：两个数组没有交集；
NUM：使用无效的数值；
三个#：单元格宽度不足

1、自定义格式：通过该方法可以规范单元格的显示格式，且不影响原有内容的运算，本质就是改变显示数据，不改变原有数据。

需求1：有的时候你输入的数值，比如“01”，excel就会自动帮你过滤成“1”，这个时候，就要用自定义单元格，把单元格数据类型修改为文本（输入什么显示什么）。
需求2：想要把所有电话号码的一列单元格中电话号码的格式修改为xxx-xxxx-xxxx的格式，方法如下，下面设置中0就是起到一个占位的作用，通过示例可以看到设置的效果。（注意有的格式系统中有自带的，比如日期设置，可以选择即可不用再写格式），注意更改显示格式不会影响单元格里面真实的内容，也就是说，单元格当中真实内容是不会变的，这种特性就能保证单元格当中真实的内容增强可读性，也不会影响真实内容做运算。
需求3：让数据根据数值大小显示不同的字体颜色，用这个方法给需要筛选定位的单元格做高亮显示挺好。
需求4：给原单元格内容添加前缀和后缀，不改变原单元格内容，就要用@符号了，注意原内容是数值的，不能添加文字前缀和后缀，也就是说前缀和后缀的数值类型要和原内容一致。
需求5：如果单元格当中存放的是文本类型的数值，后面要进行数值运算，就需要先把文本的数值转换成数值类型，文本转数值的方式如下：

注意：如果单元格中数字太大，单元格就会自动用科学计数法显示，可以通过设置单元格格式——数值的方式让数字完整显示，也可以通过设置单元格格式——文本的方式，还可以在数字前面加单引号。

2、时间日期标准化：

单元格中的时间日期想要通过自定义格式设置格式的话，前提一定是这个单元格中的时间是数值类型才行。
注意：当出现内置日期格式中所包含的日期数据，无法转换为标准化时间日期时，就要考虑你的日期数据是不是文本数据类型，可以尝试将文本数据类型通过+0或者*1操作转换为数值类型的数据，再进行转换。

3、分列操作：【数据】——【分列】

Excel分列功能可按分隔符或固定宽度拆分单元格数据，提高处理效率。
分类操作的功能：
- 1、文本字符串中有可进行分列的符号或文字，如符号(，、/、*、-、空格等）或者文字（省、市、号等）以及可识别的其他字符。
- 2、把单元格内容按照固定宽度分列。
- 3、日期分列，假设有一列单元格包含了日期，格式各一，如2023.03.15、2024-04-16、20231225，我们希望将其转化成标准格式，就要用分列功能。
  
  注意：特别说一下对文本类型日期数据进行分列操作，目的是通过分列操作，可以把日期类型的数据转换为标准的日期类型数据，然后方便通过设置单元格格式，修改不同显示格式的日期。本质说这里对日期进行分列相当于对文本格式日期数据进行了一个+0或者*1操作，略显鸡肋。

4、快速选择区域：

全选：Ctrl+A，Ctrl+A会把有内容相同的连片的区域选中。
移动到内容区域边界位置：Ctrl+方向键
选中当前所选单元格到指定方向边界的所有单元格：Ctrl+shift+方向键

5、其他常用功能：

冻结窗格：【试图】——【冻结窗格】，如下比较难理解的操作，做出了说明，其他两个冻结方式比较简单。
定位条件：快捷键1（Ctrl+G），快捷键2（F5），通过菜单栏查找如下，通过定位条件可以快速定位一个区域当中的条件位置，然后可以批量编辑（选中所有要批量编辑的位置，在最后一个选中位置输入要批量输入的值，按Ctrl+回车）。通过定位条件可以选择只复制选中区域可见单元格。
分类汇总：【数据】——【分类汇总】，通过列条件进行分类，通过列条件进行汇总（求和，求均值，等），这就需要有几种类型的数据，每一种类型对应多个列数值，就可以对每种类型的列数值进行分类汇总了，用分类汇总平均值的方式演示如下：
选择性粘贴的高级用途：
- 选择性粘贴可以用来做批量运算，复制——【右键】——选择性粘贴——运算。
- 选择性粘贴可以做类型转换：用上面的选择性粘贴运算的方式，让所选的文本内容单元格全部做乘1运算。
- 选择性粘贴，跳过空单元格功能（粘贴的时候，空白单元格不会复制过来），比如之前复制的数据中用空单元格，粘贴的时候，与空单元格对应的单元格数据就会被空单元格覆盖掉，因此，可以用跳过空单元格的选项，保持粘贴位置有内容的单元格不被复制过来的空单元格覆盖掉。
查找和替换：快捷键是Ctrl+f，替换时会有一个问题，如果我想把单元格中是0的替换为“缺考”，但是我单元格是70的在替换之后就会出现“7缺考”，这时候就要设置替换选项，如下设置。

有时候，替换不仅要考虑单元格内容，也要考虑单元格格式的时候，就可以在查找内容或者替换内容后面设置下格式。
数据验证：【数据】——【数据验证】，任何一列或者一行数据，都可以用来做某个单元格下来列表的数据来源，数据验证设置如下所示：

数据验证的圈示功能，可以用于改错，通过数据验证还能圈示不符合要求的数据，当不需要显示圈示时，点击清除即可，好处就是改一个，消失一个圈。案例如下：
★★★★★★★神奇的快速填充（Ctrl+E）：对于有明确规律的填充单元，就可以用Ctrl+E快速填充

快速填充的菜单栏位置如下：
在这里插入图片描述

6、一些重要操作

1、★★筛选结果选中可见单元格的问题：我想要选中excel中所有筛选出来的单元格，要怎么办？

进行筛选操作后。
点击“开始”选项卡中的“查找和选择”按钮（或者直接按“Ctrl + F”，然后在查找对话框中点击“定位”按钮）。
在弹出的“定位”对话框中，选择“可见单元格”选项，然后点击“确定”，这样就可以选中所有筛选出来的单元格了。

2、去重方式1：★★在excel中a1到a10这个区域中有四种不同类型的数值，我想要用快速的方式把这四种类型提取出来，有没有办法？
一、高级筛选法
1. 在数据区域外（如C1单元格）输入这四种类型数值中的一种。
2. 选中A1:A10数据区域。
3. 点击“数据”选项卡中的“高级筛选”。
4. 在“高级筛选”对话框中，勾选“不重复记录”，并将“条件区域”设置为包含刚才输入的那个类型数值的单元格（C1）。
5. 确定后，将在新的区域得到不重复的数值类型。重复此操作，每次更换C1单元格中的数值类型，就可以提取出全部四种类型。
3、去重方式2：
4、转置操作：
通过复制单元格，然后【粘贴】——【选择性粘贴】——【转置】，如下所示：
5、合并运算：

通过函数公式进行合并运算的方式：
比如说要在Sheet1中做总表，就可以在Sheet1中对应单元格先输入公式：=Sheet2!E9+Sheet3!E9，然后通过填充柄拖拽，就能完成总表求和，这种方式其实就是跨表运算的方式。