与许多业务流程一样，采购到付款 (P2P) 流程也面临着潜在错误、可避免的成本支出以及可能导致的延误。目前，实现自动化的采购流程比例尚不足一半。
自动化在工作场所的应用具有深远的影响，其重要性不言而喻。对于某些企业而言，自动化是成功的关键因素。
什么是采购自动化？
简单来说，采购自动化是利用软件尽可能多地管理采购到付款流程。
采购自动化的核心目标是缩短从申请到供应商付款的整个周期。采购管理软件在此过程中承担了重复性、耗时的任务，减少了审批过程中的瓶颈，并为所有采购文档提供了一个集中化、有序的管理平台。
这种方法已被证明是有效的。KPMG的数据显示，采用自动化技术可以将成本削减幅度提高到40%到75%。
采购自动化对团队意味着什么？
尽管实现采购流程的全面自动化能够降低因文档管理失误、沟通障碍以及错误修正所引发的成本，但这并不意味着当前的采购团队会面临失业的风险。事实上，实际情况恰恰相反。
团队中优秀的采购专员将不再需要投入大量时间于那些重复且枯燥的事务性工作，而是可以将宝贵的时间用于更富价值的工作领域。这包括但不限于：深入分析采购软件所提供的数据分析，识别并改进流程中的低效环节，以及加强与供应商之间的合作关系等。
采购自动化可以改善哪些工作流程？
由于采购软件日益复杂，P2P 流程中的大部分工作流程现在可以实现自动化。
- 创建采购申请（或采购申请单）
采购申请是采购工作流程中第一个潜在的瓶颈。审批延迟和填写申请表时出错可能会在流程早期造成严重问题。
解决方案在于采用数字化表格，这些表格能够自动填充标准化信息，为员工提供节省时间的模板，降低错误率，并确保整个组织的采购申请格式统一。
完成表格后，采购平台应通过电子邮件或通信工具自动通知审批人员，以确保他们不会错过任何新的申请。
- 创建采购订单
与采购申请类似，采购订单 (PO) 是另一个应被标准化和数字化的文件。这不仅可以加快速度并减少错误，还能简化P2P流程的后续阶段。
自动填写的集中式采购订单将为应付账款团队带来便利，他们不再需要追踪那些在货物或服务交付前数月提交的采购订单，也无需手动将不同格式的文档输入Excel电子表格。
相反，当进行三方匹配时，他们将拥有所有必需的文件，并能够通过可搜索的数据库轻松找到它们。
- 收集与分析供应商数据
自动记录收集关于过去购买的数据并不困难。采购团队可以利用这些数据进行明智的决策，并考虑供应商关系中的“人为因素”，这是人工智能所无法替代的。
尽可能数字化P2P工作流程也是一个好策略，这将为组织提供一个集中的信息源，便于从宏观角度识别效率低下、不必要的延迟和重复付款。
财务团队也将从中受益，因为当需要为未来的季度或年度制定预算时，每个采购订单都可以轻松访问，只需几次点击即可快速查看支出和预算。需要进行审计时，已有的书面记录将提供便利。
- 接收货物和服务
如果没有可靠的收货流程，应付账款团队将无法确认货物或服务是否按预期交付。自动化此步骤可以通过让员工将收货文件和发票上传到采购平台来实现，平台随后会整理和记录这些信息，以便付款团队在准备就绪时进行审核。
- 三向匹配
为新采购设置可重复的标记流程，三方匹配流程将变得更加顺畅。这意味着供应商可以更快地收到付款，与企业建立更牢固的关系，而且更有可能在未来提供折扣和优惠。
如果采购申请、采购单、发票和收货记录都在采购软件的同一框架下组织，应付账款团队将只需花费一小部分时间来比较它们并签署付款。由于采购申请和采购单已经标准化，人为错误的可能性大大降低。如果出现问题，将更加明显。
有了正确的采购软件，他们就可以从同一个地方批准付款并完成 P2P 流程。
采购自动化解决方案
从采购单的申请到收货、退货、入库与付款，8Manage SRM采购管理软件通过整个流程一体化的管理，实现采购流程规范化与自动化。
该解决方案代表了企业采购管理的现代化转型，不再是传统的陈旧和分散式系统。8Manage SRM提供了全面的电子采购管理功能，旨在帮助企业实现端到端流程的简化，自动化地跟踪采购过程中的每个关键步骤，并加速整个采购到付款流程。
● 智能仪表板：根据用户的角色或配置文件定制仪表盘的内容；
● 自动化工作流：根据预先定义的规则，将文档、审批等流程规划到特定步骤或用户；
● 实时分析：利用可视化报告从可用数据中提取有价值的见解；
● 供应商管理：供应商公开筛选，严格准入与绩效管理；
● 三向匹配：自动匹配发票与相关采购订单和采购申请；
● 移动兼容性：允许利益相关者随时随地管理从采购到付款的流程。
通过这些优势，8Manage SRM采购管理软件为企业提供了一个高效、透明且用户友好的采购到付款管理平台，提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，确保交付的顺利完成。
