5.4 Word 2016的表格应用

5.4.1 创建表格

1．插入表格
快速插入表格：在【插入】/【表格】中单击“表格”按钮，在打开的下拉列表中将鼠标指针移动到“插入表格”栏的某个单元格上，此时呈黄色边框显示的单元格为将要插入的单元格，单击鼠标即可完成插入操作。

通过对话框插入表格：在【插入】/【表格】组中单击“表格”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择“插入表格”选项，此时将打开“插入表格”对话框，在其中设置表格尺寸和单元格宽度后，单击“确定”按钮即可。

2．绘制表格
使用鼠标绘制一个横列两竖行的表格。
在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮 ，在打开的下拉列表中选择“绘制表格”选项。
此时鼠标光标将变为形状，在文档编辑区拖动鼠标即可绘制表格外边框。
在外边框内拖动鼠标即可绘制行线和列线。
表格绘制完成后，按“Esc”键退出绘制状态即可。

5.4.2 编辑表格

1．选择表格
选择单个单元格：将鼠标光标移动到所选单元格的左边框偏右位置，当其变为状时，单击鼠标即可选择该单元格。

选择连续的多个单元格：在表格中拖动鼠标即可选择拖动起始位置处和释放鼠标位置处的所有连续单元格。另外，选择起始单元格，然后将鼠标光标移动到目标单元格的左边框偏右位置，当其变为形状时，按住“Shift”键的同时单击鼠标也可选择这两个单元格及其之间的所有连续单元格。

选择不连续的多个单元格：首先选择起始单元格，然后按住“Ctrl”键不放，依次选择其他单元格即可。

选择行：按拖动鼠标的方法可选择一行或连续的多行单元格。另外，将鼠标光标移至所选行左侧，当其变为形状时，单击鼠标可选择该行。利用“Shift”键和“Ctrl”键可实现连续多行和不连续多行的选择操作，方法与单元格的操作类似。

选择列：按拖动鼠标的方法可选择一列或连续多列的单元格。另外，将鼠标光标移至所选列上方，当其变为形状时，单击鼠标可选择该列。利用“Shift”键和“Ctrl”键可实现连续多列和不连续多列的选择操作，方法也与单元格操作类似。

选择整个表格：按住“Ctrl”键不放，利用选择单个单元格、单行或单列的方法即可选择整个表格。另外，将鼠标光标移至表格区域，此时表格左上角将出现图标，单击该图标也可选择整个表格。

2．布局表格
选择表格中的单元格、行或列，在“表格工具 布局”选项卡中利用“行和列”组与“合并”组中的相关参数进行设置即可。

5.4.3 设置表格

1．设置数据对齐方式
选择需设置对齐方式的单元格，在【表格工具 布局】/【对齐方式】组中单击相应按钮。

如果想改变单元格中的文字方向，则需单击该组中的“文字方向”按钮，而单击“单元格边距”按钮，则可以打开“表格选项”对话框，调整单元格数据的上、下、左、右边距。

2．设置边框和底纹
设置单元格边框：选择需设置边框的单元格，在【表格工具 设计】/【边框】组中单击“边框样式”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择相应的边框样式。

设置单元格底纹：选择需设置底纹的单元格，在【表格工具 设计】/【表格样式】组中单击“底纹”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择所需的底纹颜色。

3．套用表格样式
使用Word 2016提供的表格样式，可以简单、快速地完成表格的设置和美化操作。套用表格样式的方法为：选择表格，在【表格工具 设计】/【表格样式】组中单击右下方的下拉按钮，在打开的列表中选择所需的表格样式即可将其应用到所选表格中。

4．设置行高和列宽
拖动鼠标设置：将鼠标光标移至行线或列线上，当其变为形状或形状时，拖动鼠标即可调整行高或列宽。

精确设置：选择需调整行高或列宽的行或列，在【表格工具 布局】/【单元格大小】组的“高度”数值框或“宽度”数值框中可设置精确的行高或列宽值。

5.5 Word 2016的图文混排

5.5.1 文本框操作

打开要编辑的文档，在【插入】/【文本】组中单击“文本框”下拉按钮，在打开的下拉列表中提供了不同的文本框样式，选择其中的某一种样式即可将文本框插入到文档中，然后在文本框中直接输入需要的文本内容即可。

5.5.2 图片操作

1．插入图片
在Word中插入图片的方法为：将文本插入点定位到需插入图片的位置，在【插入】/【插图】组中单击“图片”按钮，打开“插入图片”对话框，在其中选择需插入的图片后，单击“插入”按钮即可。

2．调整图片大小、位置和角度
调整大小：将鼠标光标移动到图片边框上出现的8个控制点之一，当其变为双向箭头形状时，按住鼠标左键不放并拖动鼠标即可调整图片大小。

调整位置：选择图片后，将鼠标光标定位到图片上，按住鼠标左键不放并拖动到文档中的其他位置，释放鼠标即可调整图片位置。

调整角度：调整角度即旋转图片，选择图片后将鼠标光标定位到图片上方出现 控制点上，当其变为形状时，按住鼠标左键不放并拖动鼠标即可旋转图片。

3．裁剪与排列图片
裁剪图片：选择图片，在【图片工具 格式】/【大小】组中单击“裁剪”按钮 ，将鼠标光标定位到图片上出现的裁剪边框线上，按住鼠标左键不放并拖动鼠标，释放鼠标后按“Enter”键或单击文档其他位置即可完成裁剪。

排列图片：排列图片是指设置图片周围文本的环绕方式。选择图片，在【图片工具格式】/【排列】组中单击“环绕文字”按钮，在打开的下拉列表中选择所需环绕方式对应的选项即可。插入图片默认应用的是“嵌入型”的效果。

4．美化图片
Word 2016提供了强大的美化图片功能，选择图片后，在【图片工具 格式】/【调整】组和【图片工具 格式】/【图片样式】组中即可进行各种美化操作。

5.5.3 形状操作

1．插入形状
在【插入】/【插图】组中单击“形状”下拉按钮，在打开的下拉列表中选择某种形状对应的选项，此时可执行以下任意一种操作完成形状的插入。

单击鼠标：单击鼠标将插入默认尺寸的形状。

拖动鼠标：在文档编辑区中拖动鼠标，至适当大小后释放鼠标可插入任意大小的形状。

2．调整形状
更改形状：选择形状后，在【绘图工具 格式】/【插入形状】组中单击“编辑形状”按钮，在打开的下拉列表中选择“更改形状”选项，在打开的列表框中选择需更改形状对应的选项即可。

编辑形状顶点：选择形状后，在【绘图工具 格式】/【插入形状】组中单击“编辑形状”按钮，在打开的下拉列表中选择“编辑顶点”选项，此时形状边框上将显示多个黑色顶点，选择某个顶点后，拖动顶点本身可调整顶点位置；拖动顶点两侧的白色控制点可调整顶点所连接线段的形状，按“Esc”键可退出编辑。

3．美化形状
“样式”下拉列表框：在该下拉列表框中可快速为形状应用Word 2016主题和预设的样式效果。

“形状填充”按钮：单击该按钮后，可在打开的下拉列表中设置形状的填充颜色，包括渐变填充、纹理填充和图片填充等多种效果可供选择。

“形状轮廓”按钮：单击该按钮后，可在打开的下拉列表中设置形状边框的颜色、粗细和边框样式。

“形状效果”按钮：单击该按钮后，可在打开的下拉列表中设置形状的各种效果，如阴影效果、发光效果等。

4．为形状添加文本
除线条和公式类型的形状外，其他形状中都可添加文本。选择形状，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令。此时形状中将出现文本插入点，输入需要的内容即可。

5.5.4 艺术字操作

1．插入艺术字
插入艺术字的方法与插入文本框类似。即在【插入】/【文本】组中单击“艺术字”按钮，在打开的下拉列表框中提供了15种艺术字样式，选择一种样式后，在文档中文本插入点处自动添加一个带有默认文本样式的艺术字文本框，在其中输入所需文本内容即可。

2．编辑与美化艺术字
选择艺术字，在【绘图工具 格式】/【艺术字样式】组中单击“文本效果”按钮，在打开的下拉列表中选择“转换”选项，再在打开的子列表中选择某种形状对应的选项即可。

5.6 Word 2016的页面格式设置

5.6.1 设置纸张大小、页面方向和页边距

默认的Word 页面大小为A4（21厘米×29.7厘米），页面方向为纵向，页边距为普通，在【布局】/【页面设置】组中单击相应的按钮便可进行修改，相关介绍如下。
单击“纸张大小”按钮，在打开的下拉列表框中选择一种页面选项，或选择“其他纸张大小”选项，在打开的“页面设置”对话框中输入文档宽度和高度的值。
单击“页面方向”按钮，在打开的下拉列表中选择“横向”选项，可以将页面设置为横向。
单击“页边距”按钮，在打开的下拉列表框中选择一种页边距选项，或选择“自定义页边距”选项，在打开的“页面设置”对话框中可设置上、下、左、右页边距的值。

5.6.2 设置页眉、页脚和页码

1．创建页眉
在【插入】/【页眉和页脚】组中单击“页眉”按钮，在打开的下拉列表中选择某种预设的页眉样式选项，然后在文档中按所选的页眉样式输入所需的内容即可。

2．编辑页眉
若需要自行设置页眉的内容和格式，则可在【插入】/【页眉和页脚】组中单击“页眉”按钮，在打开的下拉列表中选择“编辑页眉”选项，此时将进入页眉编辑状态，利用功能区的“页眉和页脚工具 设计”选项卡便可对页眉内容进行编辑。

3．创建与编辑页脚
创建页脚的方法为：在【插入】/【页眉和页脚】组中单击“页脚”按钮，在打开的下拉列表中选择某种预设的页脚样式选项，然后在文档中按所选的页脚样式输入所需的内容即可，操作与创建页眉相似。

4．插入页码
【例】在“公司员工手册”文档中插入“普通数字2”样式页码，具体操作如下。

打开“公司员工手册”文档，在【插入】/【页眉和页脚】组中单击“页码”按钮，在打开的下拉列表中选择“设置页码格式”选项，打开“页码格式”对话框。
在“页码编号”栏中单击选中“起始页码”单选项，在“起始页码”数值框中输入数值“1”，其他设置保持默认，单击“确定”按钮。

在页脚编辑区双击鼠标左键，激活“设计”选项卡，在【设计】/【选项】组中选中“首页不同”复选框。
在【设计】/【页眉和页脚】组中单击“页码”按钮 ，在打开的下拉列表中选择【页面底端】/【普通数字2】选项。

5.6.3 设置水印、颜色和边框

1．设置页面水印
制作办公文档时，为表明公司文档的所有权和出处，可为文档添加水印背景，如添加“机密1”水印等。
添加水印的方法是：在【设计】/【页面背景】组中单击“水印”按钮，在打开的下拉列表中选择一种水印效果即可。

2．设置页面颜色
在【设计】/【页面背景】组中单击“页面颜色”按钮，在打开的下拉列表中选择一种页面背景颜色即可。

3．设置页面边框
在【设计】/【页面背景】组中单击“页面边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框，在“设置”栏中选择边框的类型，在“样式”下拉列表框中可选择边框的样式，在“颜色”下拉列表中可设置边框的颜色，最后单击“确定”按钮应用设置。

5.6.4 设置分栏、分页和分节

1．设置分栏
在【布局】/【页面设置】组中单击“栏”按钮，在打开的下拉列表中选择分栏的数目，或在打开的下拉列表中选择“更多栏”选项，打开“栏”对话框，在“预设”栏中可选择预设的栏数，或在“栏数”数值框中输入设置的栏数，在“宽度和间距”栏中可设置栏之间的宽度与间距。

2．设置分页和分节
【例】下面将在文档中插入分页符和分节符。
打开“招工协议书”文档，将文本插入点定位到文本“招工协议书”之后，在【布局】/【页面设置】组中单击“分隔符”按钮，在打开的下拉列表中的“分页符”栏中选择“分页符”选项。

在文本插入点所在位置将显示插入的分页符，此时，“招工协议书”之后的内容将从下一页开始。
将文本插入点定位到文本“具体条款如下：”之后，在【布局】/【页面设置】组中单击“分隔符”按钮，在打开的下拉列表中的“分节符”栏中选择“下一页”选项。

5.6.5 打印预览与打印

1．打印预览
打印预览是指在计算机中预先查看打印的效果，可以避免在不预览的情况下，打印出不符合需求的文档，从而浪费纸张的情况。预览文档的方法为：选择【文件】/【打印】命令，在右侧的界面中即可显示文档的打印效果。

2．打印文档
首先将打印机正确连接到计算机上，然后打开需打印的文档，选择【文件】/【打印】命令，在右侧的“份数”数值框中设置打印份数，在“设置”栏中分别设置打印方向、打印纸张的大小、单面或双面打印、打印顺序以及打印页数等参数。

5.7 邮件合并功能

5.7.1 邮件合并的概念

1．主文档
主文档就是Word文档，但是需要经过特殊标记。主文档中的文本内容应该在所有的输出文档中都是相同的，比如信件的开头、主体和落款等。主文档中的其他文本内容则应该是合并域，比如收件人的姓名和地址等，合并域用于插入每个输出文档中不同的那一部分文本。

2．数据源
数据源其实就是一个数据列表，包含了用于插入到输出文档中的数据，比如姓名、职务、公司名称、通信地址和电子邮件地址等数据字段。Word邮件合并功能支持以下几种数据源。

Microsoft Office地址列表
Microsoft Word数据文件
Microsoft Excel电子表格
Microsoft Outlook联系人列表
Microsoft Access数据库
HTML文件
文本文件

3．最终文档
最终文档是由邮件合并功能将主文档和数据源合并在一起形成的，最终文档中包含了所有的输出结果，是一份可以独立存储或输出的Word文档，通常数据源中有多少条记录，就可以生成输出多少份Word文档。最终文档中的文本内容包含两个部分：一部分来源于主文档，这部分内容在每份输出文档中都是相同的；另一部分来源于数据源，这部分内容会随着收件人的不同而发生变化。

5.7.2 邮件合并过程

下面为某大学制作活动邀请函，要求将“名单.xlsx”中的姓名信息自动填写到“邀请函”中“同学”文本前面，将学院信息自动填写到“邀请函”中“代表”文本后面。