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本篇是参加由电子文件管理推进联盟联合数字罗塞塔计划发起的“大分享”活动投稿文章，来自北京数科网维技术有限责任公司，作者：张严。

PART·1

政务服务电子文件归档和电子档案管理背景

政务服务是政务服务机构在办理依申请办理的行政权力事项和公共服务事项过程中提供的服务。运用政务服务办理系统，以互联网为平台依托于信息通信技术履行其政府职能，进而来为公众和社会实行管理和服务职能。

【图】政务服务管理平台架构

随着新一代信息技术的广泛应用，在线政务服务等发展迅速，政务服务发展到今日已进入数据赋能阶段，实现政务数据共享，打通数据壁垒，适应当前的大数据时代。通过政务服务办理系统开展各类服务事项全流程网上办理，代表政务服务事项在线上办理过程中形成的结果是电子文件，要想进一步实现数据的互联互通互享，业务办理和监管要想实现跨地区、跨层级、跨部门、跨系统等交互，需围绕电子文件和政务服务为依托开展工作，不可避免的会涉及到电子文件归档、电子档案存储、管理与利用等相关问题。

PART·2

国标版式适用政务服务文件归档和档案管理

国标OFD版式，具有自主知识产权、自主可控、安全可靠等特点，配套版式文件处理软件产品及能力覆盖电子文件产生、捕获归档以及电子档案管理的全生命周期，在政务服务电子文件归档和电子档案管理中具备良好的适用性。

2.1 业务应用适用性

国标OFD版式格式已广泛应用在党政电子公文、电子证照、电子凭证等业务领域，均有众多规范、标准予以应用支撑，是党政用户电子文件归档和电子档案管理必用格式，在政务服务电子文件归档和电子档案管理方面，已将OFD办事作为主要规范格式引用至规范中。

国办发〔2023〕26号《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》

管理办法为各行业各领域政务服务电子文件从形成办理到归档管理的全流程电子化提供了业务路径和操作步骤，具有很强的指导性，对促进档案事业转型发展、高质量发展产生重要推动作用。《办法》在第四条、第九条对归档要求和归档格式分别做出要求：

【图】管理办法政务服务文件归档要求

2023年12月1日实施GB/T 42727《政务服务事项电子文件归档规范》

《规范》适用于在政务服务事项办理系统中形成的依申请办理的行政权力事项和公共服务事项电子文件的归档，行政处罚、行政检查等行政权力事项电子文件的归档可参照使用。《规范》中涉及文件归档方面的要求如下：

【图】《规范》政务服务文件归档要求

2.2 信息化应用适用性

国标版式OFD处理软件，作为信创信息化建设基础软件广泛应用于各类业务信息系统建设，覆盖政务服务公文、证照、档案、凭证等各类业务系统，同时软件能力融入到GB/T 39784《电子档案管理系统通用功能要求》中，作为电子档案管理系统通用功能支撑。OFD版式处理软件可满足GB/T 39784下述必选和可选需求。

【表】OFD版式处理软件能力支撑EAMS系统功能实现

PART·3

政务服务电子文件归档与电子档案管理版式应用赋能

3.1 政务服务文件处理环节

OFD版式处理软件可为互联网政务服务门户、政务网政务服务管理和业务办理系统、电子档案管理系统提供能力支撑。

【图】OFD赋能政务服务主要环节

在互联网侧：

OFD版式软件可为移动端APP、自主服务终端提供程序提供多类格式文件的浏览利用，用于公开信息、文件发布；为自助服务终端、公共服务平台提供表单结构化数据转换为实体版式文件。

在政务网侧：

为各类政务管理系统提供受理终端或业务办理时传统纸质文件电子化扫描生成双层OFD，用于政务服务文件上传、审批流转。

在各类服务管理系统和业务办理系统基于OFD版式与国密算法数字签名、签章系统实现文件盖章、验签。

可为电子证照、电子文书提供结构化数据+版式模板批量生成证照及各类文书文件。

在电子档案管理侧：

可为电子档案管理系统、档案室一体化平台系统提供版式转换处理、浏览发布、安全利用、内容识别等能力。

3.2 电子文件归档和电子档案管理

在GB/T 42727中，根据政务服务的工作特点，给出了政务服务文件归档流程，指导政务服务管理系统、业务办理系统向电子档案管理系统开展归档以及电子档案管理工作。

在预归档阶段和正式归档阶段，政务服务系统和业务办理系统与“预归档系统”完成归档模块能力和OFD版式处理能力的集成对接，具体工作包括不限于：

1) 预归档模块与公共资源系统交易、电子证照、电子行政监督、政务服务联办通办、政务服务通用审批、自助服务一体化等系统集成对接，实现政务服务事项自动预归档配置管理功能。实现政务服务归档范围、档案门类、保管期限、机构（问题）代码、元数据、归档文件材料组成、各类归档要素、归档整理规则、三合一表、存储配置等管理功能。同时，提供政务服务事项文件等级、材料记录、材料检测等功能。提供政务服务文件初步整理功能、四性检测能力，为归档文件移交提供能力。

2) OFD版式支撑软件为政务服务管理系统、业务办理系统、电子档案管理系统在预归档和正式归档阶段提供公共、集约的OFD版式文件处理能力。

【图】OFD赋能各业务领域

客户端阅读产品应用

在用户客户端使用信创办公基础OFD阅读器开展本地文件阅读与利用，使用文字识别客户端软件完成传统纸质扫描处理，并上线流转处理，解决客户端版式文件应用和传统纸质载体统一格式处理需求。

版式转换处理能力应用

提供归档文件格式转换、元数据封装、归档文件组件、结构化数据转OFD实体文件、水印添加处理、OFD-A转换处理等能力，解决业务系统文件定版审批和文件转换定版盖章需求、归档文件统一格式处理需求、存量电子档案统一格式转换需求、电子档案长期保存格式转换需求。

标准符合性检测能力应用

检测归档文件转换所得OFD、电子档案长期保存环节OFD-A转换所得结果是否符合GB/T 33190 OFD、GB/T 42133 OFD-A标准，应用于政务文件归档检测、电子档案长期保存阶段检测等需求。

文件内容识别能力应用

提供文件内容识别、双层OFD转换能力，为政务服务和业务办理系统提供全文内容检索支撑。

文件发布能力应用

运用OFD服务端多格式浏览发布能力，为政务服务和业务办理系统提供统一格式文件浏览发布能力，解决业务系统、电子档案管理多格式文件利用需求。

高安全能力利用

运用版式安全管理软件为各类系统提供文件安全增强处理与利用能力，满足部分业务文件需要的高安全性管理需求。

PART·4

结    语

伴随着GB/T 33190 OFD版式在党政信创信息化建设中的推广应用，以及GB/T 42133 OFD-A填补我国版式长期保存格式空白，在各类标准规范支撑下，OFD/OFD-A格式已成为政务服务、电子档案管理主流版式格式，软件处理能力从初期的能用已蜕变为好用，能充分满足政务服务业务系统、电子档案管理版式文件处理集约化建设、自主创新、深度集成应用需求，为政务服务电子文件归档、电子档案管理赋能。

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