如何创建和填写 PDF 表单，简化您的文档工作流

news2025/4/5 16:55:13

阅读本文，了解如何在开源办公套件 ONLYOFFICE 中创建和填写 PDF 表单。

ONLYOFFICE表单发展小史

ONLYOFFICE 表单首个版本发布于2022年1月18日，是 ONLYOFFICE 版本 7.0 更新的一部分。

您可以使用 ONLYOFFICE 表单，创建各种类型的模板文档，包括法律协议、合同、报告、录取表单、调查问卷等，实现电子文档工作流自动化。您可以实时协作填写表单，分享现成的表格，对表单进行电子填写。

时间已过两年，ONLYOFFICE 表单有哪些变化？我们增加了更多字段和设置，增加了很多实用新功能，如设置字段填写接收方的角色；我们还持续扩充免费的表单库，提供多种语言的现成模板。

最大的变化是在最近，随 ONLYOFFICE 文档 8.0推出。在先前的版本中，我们使用自己的 OFORM 格式来保存和分发现成可用的表单；自 8.0 版开始，我们改用行业标准的 PDF 格式，同时保留了我们原生格式的所有优点。

我们针对用户的要求和建议，对表单做了打磨：

在 ONLYOFFICE 中创建的专业表单，可以通过其他应用处理；
在其他应用中创建的表单，可以使用 ONLYOFFICE 进行填写；
方便开发者和集成商对 ONLYOFFICE 编辑器（包括表单）进行集成。

如何构建可填写的表单

为何需要DOCXF

如要构建可填写的 PDF 表单，请使用 DOCXF 模板。您可以这种文件格式插入各种类型的字段、对其进行调整，让表单看起来如您所需。您可以像在普通文档中一样处理文本，进行任意样式和格式设置，还可以与团队协作处理表单。

我们来从零开始创建表单

结合您所用的解决方案，可以通过以下几种路径开始创建：

ONLYOFFICE 协作空间：操作 -> 表单模板 -> 空白

ONLYOFFICE 桌面编辑器：新建 -> 表单模板

ONLYOFFICE 工作区：文档 -> 创建 -> 表单模板

实用小贴士：您也可以使用任意已有的 DOCX 文档创建表单。此外，您在使用 ONLYOFFICE 协作空间和桌面编辑器时，可以使用内置的表单库。

集成中的表单？

ONLYOFFICE 表单可用于集成实例，因此，您在云平台（如 Moodle、Redmine、Confluence、ownCloud 等）上使用 ONLYOFFICE 文档时，在其中创建表单的具体选项，取决于您使用的集成及其前端。

可填写的字段

如果您从头开始创建模板，可以添加背景图片（“插入”选项卡 -> “图片”）、其他装饰元素（如形状）以及所需的文本类型和格式。表单内容准备就绪后，就可以添加字段了。

您可以将光标放在要放置字段的位置，然后点击所需的字段类型（“表单”选项卡）：

文本字段，输入任意信息。
组合框，从下拉列表的建议选项中选择一个，或自行输入。
下拉框，从预定义的列表中选择一个选项。
复选框，可选多个选项或选中必填字段。
单选按钮，从一组按钮中选择一个选项。
图片，插入图片，可设置图片的位置或大小。
电子邮件地址，键入与正则表达式 \S+@\S+\.\S+ 相对应的电子邮件地址。
电话号码：输入与任意掩码相对应的电话号码，默认格式为 (999)999–9999。
日期和时间：插入日期，默认格式为 DD/MM/YYYY。
邮政编码：输入与任意掩码对应的邮政编码，默认格式为 99999–9999。
信用卡：输入与任意掩码对应的信用卡号，默认格式为 9999–9999–9999–9999。
复杂字段：组合多种字段类型，如文本字段和下拉列表。您可以按需对字段进行组合。

您在添加表单字段后，可以将其移动到文档中的其他位置。为此，请点击控件边框左侧的按钮，选择字段并将其拖动到文本中其他位置，过程中要按住鼠标按钮。

字段设置

添加字段后，您可以在右侧工具栏上看到其属性。您可以在此处限制字符数、支持多行文本输入、为每个字符将字段分隔到单元格等。为了让后续的填写过程更方便、更透明，您还可以添加提示（小贴士）——光标悬停在字段上时就会出现。

您可以将字段设为必填字段。在做好的表单中，必填字段会以红色笔划标出。

如要防止插入的表单字段被再次编辑，可选中“锁定”设置。请注意：填写字段仍然可用。

所有可用字段及其设置

用户角色

您可以创建新角色，决定谁可以填写哪些特定的表单字段（管理角色）。这样，用户就能通过与角色匹配的颜色，直观地识别出自己要填写哪些字段。

预览和保存表单

所有字段添加完毕后，您可以使用“查看表单”选项查看表单的外观。

如果您觉得满意，可以点击顶部工具栏上的“保存为 pdf”按钮，将表单保存为 PDF 文件，即可用于填写。您可以按需保存多个 PDF 文件。

如何填写 PDF 表单

您可以打开 PDF 文件，填写所有必填字段。如果表单中包含日期字段，可使用日期选择器来选择日期。

您可以使用顶部工具栏中的“上一字段”或“下一字段”按钮，在字段之间导航。您还可以使用导航工具浏览 PDF、调整缩放、适应页面大小或宽度。

所有字段填写完成后，点击顶部工具栏中的“提交”按钮，即可发送表单，供进一步处理。此操作不能撤销。需要注意的是，要填写完所有必填字段，才能提交表单。

在桌面编辑器中，这个按钮显示为“另存为”，而非“提交”。如果您使用的是 ONLYOFFICE 文档的服务器版本，“提交”按钮如何显示是取决于配置。如果没有提交表单的配置，这个按钮也会显示为“另存为”。

您也可以使用“打印”选项来打印表单，或切换到“文件”选项卡，下载表单，可在受支持的格式中做选择。

创建和填写 PDF 表单的软件

您可以在以下地方使用表单功能：

ONLYOFFICE 协作空间：提供免费计划；
ONLYOFFICE 文档：可以在自己的云环境中集成和使用；
ONLYOFFICE 桌面编辑器：免费的桌面应用程序，可安装在任意操作系统上；
免费手机应用：有 iOS 和安卓系统版本。

此外，您可以在免费的表单库中获取很多现成的模板。这个表单库有类别分类，导航更为方便：

截至目前，表单库中已有 1300 多种模板供您选择，支持 8 种语言，包括中文、英语、德语、法语、西班牙语、意大利语、巴西葡萄牙语和日语。您无需注册或安装其他软件，只需打开获取到的表单，即可在线填写或将其下载为 PDF 文件。