现代组织充斥着数据，但信息的洪流可能变得势不可挡，危及利用其价值的能力。内容服务解决方案能够减轻洪水泛滥的风险，并帮助组织更好地控制信息。

从信息中获取价值的不同之处在于治理。建立正确的治理框架，组织可以最大限度地利用其关键业务应用程序的信息，并保持其合规性和安全性。但是，如果框架不存在，那么结果可能是混乱、安全风险以及违反监管或法律的可能性。

信息治理的第一步是了解业务信息的生命周期。信息的相关性在其整个生命周期中各不相同——从创建到保存在数据库或内容存储库中，到准备好进行分析，再到最终删除或使用寿命结束。

设置为明确定义的业务规则的自动化工具可以减轻治理的大部分痛苦并最大限度地减少错误。自动化治理可以围绕这些文档的“生命终结”设置规则，因为它们会经历由既定规则管理的自动过期过程——包括允许谁访问它们。

“书面记录”一词也有数字应用，因为数据不仅仅以一系列数字的形式存在。其中大部分驻留在文档中，虽然它们可能是 html 或 pdf 格式，但最终是纸质的数字等价物。

围绕这些文档创建的元数据将包含有关创建者、存储位置以及访问者和访问时间的信息。

一个关键的业务目标是最大化信息的价值，并使组织中的合适人员在合适的时间轻松访问它。

这需要简化信息流并与核心业务应用程序集成。如果信息存在于孤岛中，则可能会造成浪费，而当将其用于业务应用程序以推动运营或提供见解时，通常会发现其价值。 

将信息与应用程序集成也有助于改善用户体验。用户更有可能使用信息容易获得且易于操作的应用程序并从中发现价值。

管理安全和合规风险是信息管理的第二个关键目标。

做到这一点，企业几乎不会注意到，因为安全性和合规性问题不太可能作为需要管理的问题出现。然而，如果做错了，可能意味着法律和监管处罚以及安全漏洞，这会使组织及其利益相关者面临风险。

通过最近一系列备受瞩目的数据泄露事件，隐私问题在澳大利亚脱颖而出。组织有义务保护客户和第三方数据的安全，而一些澳大利亚组织还需要遵守欧洲的通用数据保护条例 (GDPR) 制度，该制度概述了如何使用和访问个人数据。

澳大利亚立法者对违反《隐私法》并因疏忽而允许数据被黑客入​​侵的组织加大了处罚力度，但除此之外，客户数据的安全监护对于组织对其利益相关者的品牌承诺至关重要。 

自动化软件也越来越多地用于管理信息安全和合规性的最佳实践系统，正确的治理框架将使数据管理的其他方面自动化，例如保留和销毁。

高级内容服务平台提供组织数据的整体视图，这不仅有助于确保更好的治理，还可以简化工作流程。在这样的平台中有许多因素可以帮助实现数据治理的自动化，例如生命周期结束规则、可访问性和通过元数据进行审计。

自动化治理为满足信息管理挑战的有效框架奠定了基础，使组织能够在其信息中发现价值，同时保持信息安全和合规。