在FMS财务管理系统中，如何对质保金和预付款进行管理，笔者做了详细的业务流程拆解。
上一篇主要说了财务应收管理，有一些朋友留言提出了很多建议，在这里必须谢谢。
关于应收分为ToC与ToB两部分，每一部分都与前端业务系统息息相关，如：订单流转、支付流水、第三方公司对接；销售合同、赊销对账、销账、结算等。
本人计划是先按业务流程把主要模块介绍完成后，有了宏观整体的概念认识再继续深耕细作，希望有缘看到此文章的人能够持续关注，谢谢！
本篇将说一下质保金与预付款的管理，因为在接下来的应付结算中会涉及此部分。
一、质保金管理
质保金：
即质量保证金，是收取供货商或平台商家的款项，用以约束供应商或平台商家的一个条件，以确保产品的质量、资质符合国家相关标准。
质保金收取与返还流程如下图：
1. 合同管理
是否收取质保金，收取多少？
这是需要在与供货商或平台商家签订合同时就要明确的，所以质保金的管理与SCM中的合同管理模块是要关联在一起的。
- 录入合同后，如果需要支付质保金，则系统会自动创建一张“质取金收取单”状态为“待收款”；
- 单据推送到“供应商&商家管理平台”，当供应商已经付款后，上传收款凭证；
- 财务根据实际到账提醒，审核质保金收取单并更改状态为“已收款”；
- 审核合同为生效，开始后续业务工作。
在上面的流程图上，没有体现出“供应商&商家管理平台”，后续会单独写一篇关于此系统的相关功能介绍。
2. 质保金收取
质保金收取单来源：
手动录入、系统创建（上面合同部分有介绍）
收款单：
类型为“质保金”，为了方财务审核和数据统一，质保金收取单实际上是“收款单”的一种类型。
收款凭证，有两种方式：
- 财务同事在收款后在FMS财务管理系统中上传收款凭证；
- 供应商上通过供应商管理平台收传收款凭证，来实现数据共享与同步。
质保金收取单关键字段：
供应商或商家编号、合同编号、应收质保金金额、收款凭证、收款状态、收款日期等。
这里简单说一下系统存储上如何设计：
首先，应该有一个质保金资金池即质保金主表，包括供应商或平台商家编号、合同编号、质保金金额、已冲销金额、质保金余额等关键字段。
其次，每笔质保金的增加或减少都应该有流水记录类似于日记表。主要字段有操作时间、增减金额、来源单号、类型（加或减）、供应商或平台商家编码、合同编码等
质保金收取单，有两种场景：
- 合同签订时需要收取质保金，即上面描述的（可以手动创建也可以在创建合同时系统创建）；
- 当质保金因为产品出现质量或其他扣款行为，已经扣除了部分质保金，为了后续继续合同需要供应商或平台商户再次付款给我司。
3. 质保金返还
收取质保金就应该有返还质保金的操作。
场景：
供应商或平台商户终止合作，需要返还质保金给供应商或平台商户。
返还方式：
- 通过货款抵扣的方式（账扣），在结算时即其他应付款；
- 直接录入质保金付款单（生成付款单）付款给供应商或商户。
4. 质保金扣款
由于质量问题或其他问题，根据合同需要扣减供应商或平台商家的质保金，此时可以通过录入费用单据的方式冲销质保金余额（上面流程中没有体现，如下图）。
质保金余额控制：
在上图中（见红色部分），有一部分限制了质保金余额必须是大于等20%(可以根据合同调整)
为什么需要这样设计？
质保金发生扣款后的余额可能不足以约束供应商或平台商家，使得我司的风险加大，此时需要采取以下方案进行：
- 向供应商或平台商户继续收取质保金，当余额低于风控线时要及时提醒商家；
- 当余额低于风控线最低值时，商品将不能进采购进货或售卖（需要及时下架商品）。
此部分还是需要根据业务场景详细设计，这里只是简单的一个例子。
二、预付款管理
预付款：
企业根据购销合同提前预付给供应商的货款款项，由于预付款占用公司现金流，原则上尽量避免采用预付款结算方式。使用预付款支付时，要控制预支付比例（金额），此部分应该在合同中有明确的规定。
1. 预付款正向流程
我们仍然先看下流程图。
1）合同管理
是否支持预付款的结算方式，需要在合同中有明确的规定。在一般的公司中采购、销售部门都比较强势。所以，在签订相关合同时都希望灵活，但财务作为公司的合规保障部门，需要制定出合理的、严格的流程来限制业务，以便减少公司风险。
所以在SCM系统的合同管理模块中要有关于预付款的相关条款（是否支持预付款、支付比例）。
支付比例不应高于采购金额的50%,这是上限，但具体要看公司实际业务情况。
2）采购管理
- 合同中如果支持预付款，则可以创建预付款采购单，录入采购单后，需要自动计算出预付款金额（根据预付款支付比例给出预付款金额），具体的交互可以自行设计。
- 预付款支付单创建后，需要生成付款单，由财务进行审批并付款给供应商，然后采购单可以向下流转。
- 关于预付款采购单的审批流程需要考虑预付款是否已经付款的节点。
3）预付款管理
预付款信息的数据库存储设计可以参照质保金，即预付款主表，预付款明细表。
- 主表关键字段：供应商编码、合同编号、预付款余额等；
- 明细表字段：记录增加或减少的流水记录。
4）结算
预付款最终需要体现在结算单中（这里设计是货款抵扣的费用单据），因为当采购单完成后，只需支付剩余货款即可，所以在结算单中需要有使用预付款抵扣的金额，此部分后续在结算单中会详细说明。
关于预付款的冲销逻辑见下面的流程。
2. 预付款冲销流程
1）预付款金额增加
通过预付款支付单>付款单增加预付款余额。
2）预付款冲销
- 场景一：当采购入库后需要与供应商结算时，需要冲抵货款。那么预付款如何冲销呢？这里采用在采购入库后根据付款支付单生成费用单据（类型为货款抵扣），然后在结算单生成时获取这部分费用单据体现在结算单中即可。
- 场景二：当供应商不合作或合作模式发生变化了，有预付款余额未抵扣（即我们预付的款项仍有余额）则需要找供应商收回此部分金额。为了规避我们公司的风险，此部分单据默认是采用非货款抵扣方式即供应商需要汇款给我们，在财务审核时可以根据实际情况修改（非货款抵扣修改为货款抵扣）。
总结
如果单独看以上的预付款与质保金的介绍非常简单，但是在产品规划设计时不仅要考虑实际的业务场景，还要考虑全流程的合理性（合同、采购、结算、凭证等），这样开发出来的财务管理系统才是可用的，最后才能被用户接受。
