在外贸企业中，采购环节的把控对整个业务环节都有影响。像是采购供应商是否能够按时到货，会直接影响生产进度；采购质量的好坏直接影响产品的生产进度及质量；采购成本的高低，直接影响产品的成本及利润；采购供应商的管理，会影响到公司产品的库存管理、原材料的响应时间等等。

外贸采购的基本流程涉及供应商、采购商、质检评审、签订合同等。供应商要提供尽可能详细的资料，例如资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等；采购商将对供应商进行分类汇总，从样品、价格、质量以及其他方面进行考察，并将考察情况进行总结，做为筛选的依据；将符合要求的供应商保留，进行初期的商业谈判，正常的谈判时间在三个月，对于合适的，双方签定合同；起初先提供小批量的产品，采购商确认没问题，将供应商加入到产品目录；最后需要将加入产品目录的供应商再一一评审一次，整个流程需要半年时间。

 

因此，外贸公司在采购环节存在的问题：流程冗长，周期长；需求零散，采购成本高；负责人只参与采购部分审批，对采购全貌不了解；不断要求各部门降本增效，但无实质性目标要求；对采购运营情况不能实时掌握等等。在数字化管理的不断进步的情况下，传统外贸企业通过使用ERP系统为企业带来管理数字化转型，全面提升企业管理效率，降低经营成本。

 

对于外贸采购需要按照五大原则进行把控管理：

原则一：地域把控。对于供应商的所在地，距离自己公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，在原料成本上，自然相对就低一些。许多外贸企业甚至在成立之初，就考虑到周边地区能否找到所需的大部分供应商，对企业长期发展有着不可估量的作用。

原则二：时间把控。生产线是否能够有充足的原材料？生产计划是否能够按时完成？交货是否能够准时，不会引起客户的不满？这就需要采购人员能够协调和监督好供应商，只有优质的供应商，才能降低库存占用率，不影响生产排期。毕竟对于外贸企业来说，交货时机很重要。

原则三：质量把控。想要控制产品成本，就需要采购员用最便宜的价格采购到最佳品质的原材料；在供应商管理方面，需要不断推动长期合作的固定供应商，完善自己物料的品质管理体系，让供应的原材料质量更加稳定。

原则四：数量把控。外贸采购员在制定采购计划的前，需要将生产需求、物料损耗、搬运和仓储费用等各方面因素，进行综合考虑与计算，决定需要如何制定采购方式。满足采购资金不会被加压，还要能够满足生产需求，在时间节点上要保证能够准时交货。

原则五：价格把控。价格永远是外贸采购过程中的敏感点，对于采购所需的物料，要满足数量、质量、时机的条件，并支付最合理的价格。采购管理中最关键的，采购能节省多少采购资金？物品的价格与该物品的种类是否长期购买？是否为大量购买及市场供求有关系？一个合适的价格至少需要经过4个环节的努力才能获得：多渠道的报价、比价、议价、定价。

外贸采购管理系统，集合了采购申请、订单、进货检验、入库、退货、票据处理、供应商的价格和信息管理、订单管理、质量检验管理等，涉及到的各个环节进行集成管理。对物流和资金流，双向有效控制和跟踪，让外贸企业进销存管理信息化更加完善和规范。

 

通过分析采购数据，明确责任人和退货数据，制定较为精准的采购计划，降低商品的备货率和商品的质量问题。审批、物流信息实时跟进，保证商品的到货时间；集中采购并把控更好质量，降低采购成本；供应商表现可视化，为采购人员判断提供数据支持；内部采购员工情况可视化，确保工作和态度的积极性；采购记录全程可视化可追溯。

外贸采购管理系统的功能模块，能够保证采购计划的准确性和合理性，提升外贸企业的竞争力，降低成本、提高利润。外贸管理软件的强大查询统计分析功能，为外贸业务发展提供数据支持，也为业务决策和市场规划决策提供依据。