一、概述
众所周知,SAP为业财一体化的ERP管理系统,因此财务发票必不可少,很多外贸企业还会用到形式发票。
发票相关的配置主要包含:发票类型、复制控制、发票定价以及自动过账的配置。
二、系统配置
1. 发票类型
1.1 概述
发票类型(Billing Types):对于发票凭证,只需定义发票类型(抬头),而不需配置条目项的项目类别(Item Categories)。
它的项目类别是从参考的销售、交货等凭证复制而来。
其中发票类型的配置主要包括设置编号、常规参数设定、取消发票设定、账户和定价、输出、合作伙伴、文本等方面的数据。
出具发票需指定付款方(Sold-to Party,简写AG),相关的还有收票方(Bill-to Party,简写RE),可在抬头和项目设置合作伙伴确定过程。
发票中需指定输出确定过程,用于打印以及EDI输出等功能,其中EDI输出可用于IDOC自动发票校验。
在发票定义中可以设定冲销发票的类型,并需要相关参考复制配置支持。
1.2 系统预设发票类类型:
1、常规发票:示例发票类型“F2 发票”,向客户开具的发票,可参考交货或销售订单。
2、公司间发票:示例发票类型“IV 公司间出具发票”,STO跨公司转储和跨公司销售等流程中,内部公司之间需开具发票,经IDOC相关配置,收票方可自动完成收入发票记账。
3、贷项、借项凭证:示例发票类型“G2 贷项凭证”、“L2 贷项凭证”,参考已开具发票进行调整。
4、冲销发票:已有发票的冲销凭证。
5、形式发票:示例发票类型“F5形式订单”、“F8交货的形式发票”,为向海关出具证明、向客户预报价而出具的模拟发票,此类发票不记账,只用于打印。
6、临时或差异发票、最终发票:前者发票类型是F2D1、后者是F2D2,可以对交货开具多次临时发票,最后再开具最终发票。
出具发票,如果涉及库存交货,则参考交货单生成;如不涉及交货,则参考销售订单生成;还有一类是参考其它发票生成,例如借贷项、贷项凭证。
发票类型对应的数据表是TVFK,多语言描述表是TVFKT。
1.3 系统配置
【IMG】SAP 用户化实施指南→销售和分销→开票→开票凭证→定义出具发票类型<定义出具发票类型>
双击任意系统预设发票类型
接上图
常说的一步法和两步法配置点:发票中可指定是否激活过账冻结,如果未激活,则在T-CODE:VF01或VF04创建发票时就同时生成会计凭证;如果激活,则需后续T-CODE:VF02或VFX3生成会计凭证。
字段解释:
一般控制→SD 凭证类别(SD document category):SD模块中不同类型凭证的分类,对于发票,常用值有:5(公司间发票)、6(公司间贷项)、N(取消发票)、M(常规发票)、U(形式发票)。
一般控制→过账冻结(Posting Block):非勾选用T-CODE:VF01出具发票同时生成会计凭证;勾选则VF01不生成,需VF02过账才可生成会计凭证。
一般控制→出具发票类别(Billing category):可以设定几类特定的发票类别,如P(预付定金请求)、N(临时或差异发票)、O(最终发票)等。
一般控制→反记账(Negative posting):对于发票的冲销类型、贷项凭证等,如果为空值,则发生额为正值,可设为“B 负过账-一般”值等。
一般控制→发票清单类型(Invoice list type):可以设定两个默认的发票类型,分别是LR(billing documents/debit memos,发票清单/借项凭证清单)和LG(credit memos,贷项凭单清单)。
取消→取消出具发票类型(Billing type for cancellation):是本类型发票的冲销类型,本示例创建时为空值,待冲销发票类型创建后再维护。
账户确定/定价→账户确定过程(Account determination procedure):设定收入科目时使用,一般设定的账户确定过程KOFI00含有两个条件类型:KOFI和KOFK。
账户确定/定价→凭证定价过程(Document for pricing procedure):其值与其它几个条件组合确定发票的定价过程。
账户确定/定价→科目确定协调账目(Acc. det. rec. acc.,Pricing procedure for account determining reconciliation account):替代客户主数据的统驭科目、确认统驭科目时使用,在此维护统驭科目确定过程。
账户确定/定价→科目确定现金结算(Acc. det. cash. set.,Pricing procedure for account determination cash settlement):用于现金订单的科目确认过程。
输出/合作伙伴/文本→输出确定过程(Output determination procedure):此为条件技术的应用,可用于打印及EDI输出。
输出/合作伙伴/文本→抬头合作伙伴(Header partners)、项目合作伙伴(Item partners):设定合作伙伴确定过程。
输出/合作伙伴/文本→文本确定过程(Text determination procedure)、文本确定过程项目(Text determination procedure for billing item):也可在专项配置中完成,并可以维护文本程序(Text Procedure)。
2. 复制控制
2.1 概述
SD模块各类凭证之间的流转都涉及到复制配置,对于发票亦是如此,可参照销售订单、交货、其他发票复制到需要出具的发票。
参照复制的配置包含抬头复制和项目复制两部分,发票不能自定义项目类别,其项目类别来自参照凭证。配置数据包含指定复制的组例程,参照的价格信息,价格源可以是销售订单、采购订单、交货或多种凭证的组合。
此项配置涉及的数据表是TVCPF,主键字段有6个,除字段MANDT(客户端)外,其它5个字段含义如下:
1、字段FKARN是目标发票类型;
2、字段AUARV是参照销售订单类型,字段LFARV是参照交货类型,字段FKARV是参照其它发票类型,每个条目此三个字段必有也只能有一个有值。
字段PSTYV是参照的项目类别,如果为空值则是抬头复制数据,有值则为项目复制数据。
2.2 系统配置
【IMG】SAP 用户化实施指南→销售和分销→开票→开票凭证→维护开票凭证的复制控制<复制控制:交货凭证到出具发票凭证>
有按照订单的复制控制(无交货如服务类、项目类订单)、按照发票的复制控制(借贷项)、按照交货的复制控制(正常按照交货单的开票)。
下图为按照交货的复制控制,使用目标F2 源LF复制一个
选择对应的交货单抬头交货类型
完成之后选中开票类型与交货单抬头交货类型的复制控制,双击【项目】进行行项目类别配置
开票数量按销售订单开票选择A
按交货单开票选择B
定价类型一般选中G。
价格源(Price source):价格参考的凭证,默认为空(销售订单),可选A是STO转储订单,可选E(交货+订单)用于增加交货的附加成本。
最后保存即可。