随着机关事业单位的发展，各种信息档案材料的数量不断增加，档案的类型也越来越多样化，传统的纸质储存方式已经无法满足现实需求。传统的档案管理方式存在一些问题，例如手工制作管理方法效率低下、档案储放顺序容易打乱、档案审查和查看耗时长、档案信息化水平低以及档案汇总效率低下等。
传统档案管理难点
1、传统的档案制作和管理方法效率低下：工作内容繁琐，手工处理档案需要花费大量时间，且操作复杂，导致处理时间冗长。
2、档案的储放顺序容易混乱：由于人为操作的盲目性和不可避免的错误，档案的储放顺序经常被打乱，导致档案混乱，搜索困难。
3、审查和查看档案需要耗费大量时间：随着档案数量的增加，要搜索和审查特定的档案需要逐个查找全部档案，非常耗时。
4、传统的档案管理方法缺乏信息化水平：手工制作的记录方法无法实现对档案运用状况的即时统计分析，无法满足档案管理的信息化需求。
5、档案的汇总工作效率低下：由于档案数量庞大，要对全部档案进行汇总是一项巨大的工程，需要耗费大量的人力和时间。
鉴于目前档案管理方法存在的问题，迫切需要升级和改造档案管理方案，以提高效率和准确性。
RFID档案管理解决方案
超高频RFID技术在档案管理中具有重要的作用，可以改变传统档案管理方式困难的现状，通过采用超高频RFID自动检索技术和计算机系统技术，将超高频RFID标签作为信息储存介质，粘贴在档案袋上，通过超高频RFID集成芯片存储档案的基本信息和领还记录，利用超高频RFID读写器与后台管理数据库查询智能管理系统相结合，实现档案的阅览、归还、搜索和汇总等全过程的信息化管理。
超高频RFID智能化档案管理系统以RFID设备为关键构建，其中超高频RFID智能化档案柜尤为重要，智能化档案柜作为超高频RFID智能化档案管理系统的主要设备，实现对档案架上档案的实时监控系统，具备分层次、分面、分节的载入和精准定位功能，有利于实时监控系统的查看和汇总等必要操作，智能化档案架内嵌超高频RFID读写器，用于对架子上档案的标识鉴别。
航连科技的RFID四通道读写器配备天线支持器，可以实现每台设备操作32个天线的即时工作，最大限度地实现对每个单个档案的即时管理。
档案柜采用分离式设计方案，将超高频RFID天线固定在柜内，只通过射频线与超高频RFID读写器连接，采用插拨式连接方法，既保证连接可靠性，又节省安装时间和人力，可以方便地拆卸或安装RFID档案柜。
超高频RFID智能化档案管理系统的核心功能
集成超高频RFID读写器：实现对档案架上档案的实时汇总扫描，实现对全部档案的在线监测和精确定位。
超高频RFID门禁系统红外感应检测设备：当档案管理员进入密集柜内获取档案材料时，系统能自动识别管理员的进出，以确保档案管理员的安全。
档案材料有序管理系统：利用超高频RFID技术进行档案存储和查找，能够自动查找档案的地理位置并打开相应的存储柜，在档案数据整理完成后，系统会自动生成标识信息，并将多本材料放置在相应位置，通过架子上的超高频RFID读写器，将数据信息传送给网络服务器数据库查询，无需手动操作更改存放位置。
