初创企业和规模较小的企业在采购时往往抱着 "获取业务所需 "的心态进行采购。这对于采购需求较低的小型企业来说可能可行，但随着企业的发展，采购系统必须不断发展。

这种演变通常始于一种通过技术进一步强化的流程——集中采购模式。利用集中采购技术和工具，企业可以协调整个组织的开支，从而更好地了解和控制支出。

集中采购

集中采购是指将企业的所有采购工作集中到一个部门、系统或技术之下。每笔采购都要经过一个接收、处理和支付工作流程，最好是在一个软件系统中进行。

如果企业不使用集中采购，就无法密切关注员工的订购情况，也无法找出重复和浪费现象。利益相关者在采购时各自为政，企业往往会失去定价和条款方面的优势。

只有一个办公地点的企业可以通过协调团队和部门之间的采购来集中采购。特许经营企业则更进一步，在一个中央位置（如采购管理工具）协调多个业务地点的采购。无论企业的规模或结构如何，其目的都是消除各自为政的采购方式，提高管理层对支出的可见性，控制供应链管理。

集中采购的主要好处是什么？

采用集中采购策略可以让利益相关者确保他们使用最好的供应商。这有助于企业节约成本，与供应商建立更好的关系，同时保持每个人的工作效率。

使用集中采购解决方案的好处包括：减少管理费用、加强采购战略、采购申请和采购订单自动化，以及采购组织的全面可见性。

1.降低采购成本

当计划好业务开支并将所有订单视为一个整体时，能节省大量资金。

集中采购可避免重复订单或超出企业政策的采购造成的浪费。同时，它还能为大宗订单提供批量折扣，降低运费。

2.消除异常及重复的支出

集中采购降低了企业在重复或特立独行支出上浪费资金的可能性。

异常支出是标准采购流程之外的任何交易。当人们不了解采购规则，或觉得官方流程是一种障碍时，这种情况经常发生。

分散的开支使得这种不受控制的现金外流很难被发现。采购来自不同部门和地点的众多员工，因此很难对其进行监控。

在集中采购的情况下，企业可以实施审批流程，阻止员工在公司政策之外进行采购。它能确保供应商关系稳固，采购合规，采购团队随时了解情况并有权进行支出分析。

集中采购还可以轻松地防止员工或部门在不知不觉中为同一服务付费。例如市场和销售团队都独立决定购买同一款的新软件工具。如果没有集中采购，两个部门分别订阅软件，就会造成重复支付，浪费资金。

3.获得批量订单折扣

许多供应商对批量订单提供折扣，但企业必须批量购买才能获得这些折扣。集中采购使这成为可能。

当企业进行一次集体采购时，他们会推高订购的商品数量和订单总价。这样创造了获得供应商折扣的资格，并节省企业的采购资金。

4.集中采购节省员工时间

运营和会计部门的采购流程效率低下、分散。集中采购简化了运营团队的订购过程，进而减少了通过采购创建的发票数量。

5.简化采购

企业采购可能需要相当长的时间，尤其是当需求分布在多个地点，且订单分布在多个供应商时。

企业可以通过指定一个人一起提交每个地点的订单来简化订购。更成熟的企业通常会实施采购管理软件解决方案，让用户在直接经理和部门（例如法务和 IT）批准的情况下下订单。该系统的运作无需在买家和他们所需的供应之间进行干预。

集中采购的好坏取决于你的流程

在添加软件来实施采购计划之前，需要从战略角度审视你的流程。跟踪每次采购的生命周期，了解采购是如何触发的、需要哪些批准、如何付款以及采购部门如何跟踪此采购活动。详细且有据可查的采购政策将帮助你避免未经批准的支出。

使用正确的技术解决方案整合订单

集中采购的最简单方法之一是使用先进的采购管理软件，如8Manage SRM。该软件允许多个部门和地点的员工从一个集中的平台上采购所需物品。你可以管理和合并采购需求，并通过快速询比价、电子招标或电子竞价选择最划算的交易。