《程序员职场工具库》必须及格的职场工具 —

《程序员职场工具库》必须及格的职场工具 —— PPT 系列1

news2024/9/21 22:06:22

这是《程序员职场工具库》系列文章，在阅读本文之前，建议先阅读 《程序员职场工具库》工具导论。

前言

如果做个跟 PPT 相关的调查问卷，估计大部分的程序员都会避之唯恐不及。因为每次谈起 PPT 工具，总会让我们想起很多不太好的回忆，到了谈虎色变的地步了。对于你来说，也是这样吗？

在程序员圈，PPT 一直都是风评极差的工具，简直是到了人嫌狗厌的地步了，原因是什么大家都懂的，我就不多说了。

但不管你有多讨厌 PPT 工具，你都需要掌握它。不要求你能做到精通，但至少需要达到及格的地步。如果你达不到，将会对你的影响力的提升有非常大的阻碍。而你的影响力也在很大程度上决定了你的职场竞争力。

既然 PPT 工具这么重要，又为什么不要求精通呢？那是因为 PPT 只是一个工具，跟它强绑定配套的还有一种能力，叫做演讲表达能力，这个能力比 PPT 制作能力要重要百倍。与其花费大量时间在精通 PPT 制作上，不如投入到演讲表达能力的提升上。因此，我才会说，对于我们程序员来说，PPT 工具不要求精通，但必须及格。

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对于 PPT 工具，我也只是达到及格线吧，嗯，这是我自认为的，哈哈。所以，我的 PPT 系列文章教不了你 PPT 制作的各种高大上的技巧，但是，我能帮你正视 PPT 工具，并学习一些程序员应该了解的制作 PPT 的一般性技巧，让你的 PPT 制作能力更加接近及格线。

因此，这篇文章的唯一目的，就是让你可以正视 PPT 工具。

PPT 适用场景的详细分析

让我们一起来详细分析一下 PPT 的适用场景。

在第一层维度，我们首先划分为两个场景：面对面场景、非面对面场景。

对于非面对面场景来说，所有非面对面场景都不适合用 PPT！本来非面对面的信息传输效率就不高，还使用信息含量较低的 PPT 来作为信息传递的内容载体，那要是能沟通清楚事情，就见鬼了。

对于面对面场景来说，我们再次划分为两个场景：1对1 场景、1 对多场景。

对于 1对1 场景来说，所有 1对1 场景都不适合用 PPT！能想到的 1对1 场景，主要是面试、上级 1V1、下级 1V1、日常沟通等，在这些沟通场景下，PPT 都不是最佳的信息传达工具。真实系统演示要比 PPT 更具体；解决方案文档要比 PPT 更详细；思维导图要比 PPT 更清晰；就连一张白纸都比 PPT 更有说服力！

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接下来，我要详细分析一下 1 对多场景。面对面 1 对多场景通常都是会议，主要有以下场景：

领导汇报会议
规划宣导会议（月会、季会、半年会、年会）
需求评审会议
方案评审会议
代码评审会议
临时讨论会议
进度同步会议（周会、晨会）
脑暴会议
答辩（晋升、转正）
分享
培训

我每一个都分析一下。

对于领导汇报会议，通常 PPT 是适用的，但有 1 种情况下例外，就是汇报目标领导不喜欢 PPT，那就按照领导喜欢的方式来。

对于规划宣导会议，通常是月会、季会、半年会、年会这种形式，跟大家同步一下接下来的工作规划。对于这类型的会议，到底适不适合用 PPT，主要是根据会议的规模和对规划讲解的详细内容来定。通常来说，会议人数越多，规划讲得越粗，就越适合使用 PPT。反之，更建议使用思维导图。

对于需求评审会议、方案评审会议、代码评审会议、临时讨论会议，对于程序员来说，碰到的是最多的了，你有见过使用 PPT 的吗？肯定没有，这些会议都是需要详细讨论，深入沟通的，PPT 都不适合。

对于进度同步会议，比如晨会、周会、项目进度同步会等，都不适合使用 PPT。如果没有现成系统，Excel 工具会更加适合这些会议。

对于脑暴会议，需要同步背景，客观事实，脑暴规则等信息，PPT 是适用的，但也可以使用 Word 文档替代，这个主要看会议组织者个人喜好，用不用 PPT 影响不大。因为脑暴会议的核心是大家的头脑风暴，而不是 PPT 内容。

对于答辩和分享，几乎都是要求使用 PPT 的。但即使不要求，我也推荐使用 PPT。因为这几乎是最适合使用 PPT 的场景了。

最后，对于培训，过去我一直觉得，培训也是非常适合使用 PPT 的，直到我今年上了一门在线培训课之后，发现原来逐字稿也可以用来做培训，而且效果还不错。不过，除非内容非常干货，否则，我还是觉得，使用 PPT 来做培训会比较合适的。

以上就是我在分析 PPT 适用场景的详细过程，分支还是比较多的，为了方便你更直观地阅读，我整理成一个表格：

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不知道你从这个分析中得出什么结论？

PPT 工具的核心认知

从上面对 PPT 工具适用场景的分析过程可以看出来，PPT 能适用的场景其实很少，但对于个人发展来说都很重要。

PPT 工具还有一个很明显的特点是短时间内输出关键信息。这个关键信息是关键内容和思路。PPT 工具内容承载量较小，在有限的空间下，促使我们要演示关键内容。而整体思路也非常重要，PPT 不是要一股脑地把所有关键信息都传达出去，而是要有理有据、条理清晰地传达自己的观点。而这个“短时间”也很关键，PPT 工具的大部分场景都是面对面一对多的场景，我们是不太可能占用这么多人的时间，这是不道德和不职业的行为，因此，在有限的、紧迫的时间限制内，我们需要精准地、简洁地、有条理地表达我们最想要传达的关键信息，这就是 PPT 工具的核心认知之一。

PPT 工具的另外一个核心认知是短时间内输出分享者自己。这是很多程序员没有的认知，所以往往会忽视 PPT 工具。实际上，这是 PPT 工具区别于其他大部分工具的特点。PPT 工具最主要传达的其实不是关键信息，比这个更重要的是，传达分享者自己。在领导汇报会议中，你需要传达给领导，你的工作成果丰硕，非常靠谱；在规划宣导会议中，你需要传达给伙伴们，你是个靠谱的领导，大伙跟着你干吧；在答辩会议中，你需要传达给评委们，你的能力已经达到晋级的要求了；在分享会议中，你需要传达给观众们，你是这个领域的专家，你的研究是很深入的；在培训中，你需要传达给学员们，你是专业的，你一定能帮助学员们成长，学到东西并有所收获。在这场表达演示中，通过关键信息和现场分享状态，展现自己，这才是 PPT 工具的核心！

PPT 工具的内容和分享者是互相成就的关系。再丰富的 PPT 内容，如果没有出色的演讲者，那也是明珠蒙尘。两者互相成就，缺一不可！

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