即使在这个几乎所有东西都是在线和虚拟的时代，你仍然会得到一些实物文档。保存这些文档的最佳方法是扫描它们并将其保存在硬盘、云存储或NAS上。

为此，你需要一台多功能或一体式打印机。然而，这些设备的设置和使用可能会令人困惑。它们通常需要不同的应用程序和驱动程序，即使你使用的是同一制造商的其他型号。

一、在Windows上扫描

如果你是Windows用户，一旦你的设备通过USB端口插入，你的计算机就会自动检测到它。无论你的打印机是无线设备还是网络设备，只要它连接到你的网络或计算机的蓝牙连接，Windows都会自动检测到。

但是，如果你的计算机没有检测到它，你将不得不手动设置机器。

手动添加打印机：

在开始此过程之前，你必须确保以下各项：打印机已通电、已打开并已连接到计算机。如果你有网络或无线打印机，你还应该检查它是否连接到你的计算机使用的同一网络。

仔细检查以上内容后，请尝试重新启动打印机，看看你的计算机现在是否能检测到它。如果仍然没有，那么让我们手动添加打印机。

首先，单击“开始”按钮，然后转到“设置”。在“设置”窗口中，转到“设备”>“打印机和扫描仪”。在“添加打印机和扫描仪”部分下，选择“添加打印机或扫描仪”按钮。等待计算机查找附近的设备，这些设备都直接连接到你的计算机或通过网络连接。

一旦你的计算机检测到附近的所有设备，请选择要使用的设备，然后单击“添加设备”。然后它会自动添加你的机器，你可以稍后从扫描选项中选择它。

但是，如果没有发生这种情况，请单击“我想要的打印机未列出”链接。然后，Windows将打开一个向导来添加打印机。只需按照说明安装设备即可。

添加硬件后，你可以打开应用程序开始扫描。Windows提供了两种扫描文档的方法；第一个是传统的Windows传真和扫描应用程序，第二个是较新的Windows扫描应用程序。我们将处理以下两个问题。

1、Windows 传真和扫描

单击“开始”，然后转到“Windows附件”>“Windows传真和扫描”以访问该应用程序。在“Windows传真和扫描”窗口中，选择“新建扫描”。然后将出现“新建扫描”窗口。请确保在“扫描仪”下选择了正确的设备。否则，请单击“更改…”以选择正确的更改。

选择设备并设置扫描设置后，单击“预览”开始扫描并查看文档的显示方式。一旦你对结果感到满意，请单击“扫描”以扫描并保存图像。

保存的图像将显示在Windows传真和扫描应用程序的主窗口中。如果你想访问该文件，通常会将其保存在“文档”>“扫描的文档”文件夹中。

2、Windows扫描

此应用程序通常不会预先安装在Windows中。你首先需要转到Microsoft应用商店，搜索Windows扫描，然后下载并安装它。设置好后，单击“扫描”从“开始”菜单启动它。

将出现一个新的扫描窗口。如果你有多个扫描仪，请选择正确的设备，选择要保存扫描的文件类型，然后按预览。然后，你将在主窗口中看到你的扫描。你还可以通过拖放文件拐角处的白色圆圈来调整文件的边缘。

完成设置后，单击“扫描”。扫描文件后，应用程序将在窗口顶部显示一个弹出窗口，告诉你扫描的文件名以及保存位置。单击“查看”在照片应用程序中打开文件，或者完成后按“关闭”。你可以访问“图片”>“扫描”文件夹中保存的文件。

二、在Mac上扫描

如果你有一台苹果电脑，你也可以使用你的设备从任何多功能打印机进行扫描。首先，转到“系统首选项”>“打印机和扫描仪”，检查系统上是否安装了多功能打印机。你应该看到它列在左列中；否则，您需要添加它。

要执行此操作，请单击+号。然后会出现“添加打印机”窗口。如果你使用的是USB打印机，它应该会自动显示在此窗口中列出。但如果你使用的是网络打印机，你应该点击IP图标，并使用其网络地址进行设置。

但是，如果在“添加打印机”窗口中仍然找不到您的设备，你必须访问你的打印机品牌的网站并下载相关的驱动程序。

开始扫描

一旦你的设备安装在Mac上，请返回“打印机和扫描仪”。选择要使用的设备，然后单击“扫描”选项卡。你应该在主窗口中看到设备的名称，然后在其下方单击“打开扫描仪…”按钮。

然后将打开“扫描仪”窗口。在下栏中，选择要保存扫描文件的文件夹，选择文档的纸张大小，然后按扫描。打印机将首先执行初步扫描，以确定正在使用的文档。然后，它将扫描检测到的每个文档，并将其保存为一个单独的文件。

要查找你最近扫描的文件，请转到你在上一段中选择的文件夹。