看板是一种相当流行的工作管理工具，团队和组织使用它来可视化工作流程，限制当前正在进行的工作，并最大限度地提高流程效率。

看板的一些主要特点包括：

✓ 看板提供了对工作流程进行可视化控制的手段；
✓ 看板 "映射 "整个组织的信息，从而改善团队协作；
✓ 看板还能将瓶颈可视化，从而帮助你优化工作流程。

最基本的看板可以是挂在墙上的一块简单的实体板，用代表工作项目的便签纸垂直分栏。如今，数字看板为用户提供了更丰富的可能性，可以充分挖掘看板方法的潜力。

数字化的看板系统可以帮助整个组织的团队在日常活动中建立秩序。看板系统使用看板卡、泳道和列来帮助团队承诺适当的工作量，以确保按时交付。

如何用 6 个步骤创建看板工作流？

接下来，让我们通过六个简单的步骤来了解创建看板的具体过程。

第 1 步：创建基本看板

第一次使用看板时从小规模开始，以后再扩大。你需要做的是创建第一个看板，并为其命名。你的看板应该包含以下四列，它们是看板的关键元素：

● 想法（Ideas）：记录你所有天马行空的想法。
● 待办/准备开始（To do）：这里放置所有承诺的工作（卡片）。
● 进行中（In progress）：当团队成员承诺完成工作，工作项目就会转移到这里。
● 已完成（Done）：这是所有已完成工作（卡片）的栏目。

第 2 步：定义和规划工作流程

建立一个基本看板仅仅是开始，继续绘制能进一步定义工作流程的其他列。这些列应逐步反映组织的工作流程。选择项目可能会移动并且对你的团队有意义的列。这样，你就能轻松发现并解决工作流程中的问题。

例如，以基本看板中的 "进行中 "一栏为例。在这一列中，你可以创建一个名为 "等待 "的队列。这是一个额外的步骤，表明你正在处理的任务需要其他人（可能是你的同事，也可能是你的合作伙伴）采取进一步行动。将卡片从 "进行中 "移到 "等待 "列，表示你的工作依赖于他人，你可以开始处理其他工作。

第 3 步：可视化所有工作

制作看板的下一步是将所有已知工作添加到其中。为每一个需要做但尚未开始的工作项目制作卡片。你可以将新任务添加到看板的 "待办事项 "列中。这一步很重要，因为看板的主要目标是将所有工作可视化。

第 4 步：让工作政策清晰可见

制定流程运行规则有助于看板发挥其优势。将这些政策或指导方针放在看板上可见且易于访问的位置，让团队中的每个人都了解。

通过这种方式，你和团队可以就工作类别、定义新工作开始时间、任务完成时间、服务水平协议、看板使用颜色等方面达成共识。

开始时最好只创建几个工作政策，切勿过度。工作政策尽量定义明确、简单明了。它们必须是可见的，并且可以讨论的。此外，就像看板中的其他内容一样，工作政策也需要不断改进。

第 5 步：限制正在进行的工作（WIP）

看板注重工作在流程中的持续流动。需要对能力进行管理，以确保工作顺利进行。流程中的工作项目越多，交付速度就越慢。这就是为什么要明确界定 WIP 限制的原因。

例如，如果你的团队有五个人，建议将 "进行中 "一栏的 WIP 限制设置为最多允许放入 5 项任务。这意味着每个成员一次只能处理一项任务。

很多人都忽视了这一步的重要性，因为他们认为可以进行多任务处理。实际上，我们的大脑难以进行多任务处理，我们所做的是在多个任务之间进行上下文切换。在看板中，上下文切换被认为是一种浪费；它是有成本的，应该通过实施 WIP 限制来消除。

第 6 步：建立有利于反馈的氛围

这一步是正确开发看板及其工作流程最重要的一步。随着情况的变化、员工的更替和产品的发展，最初适合流程的东西可能不再能满足这些需求。

你应该虚心听取队友和利益相关者的反馈和建议，并相应地调整看板。缺少栏目或栏目过于具体都没有关系；这些调整很简单，最终会提高任何看板的使用率和效益。

结语

如果想要提高工作的可见性和持续改进，不妨让 8Manage 看板系统助你一臂之力。通过上述六个步骤，你可以在5 分钟内用8Manage系统设置好第一个看板，深入体验看板工作流的好处。

8Manage看板使用简单，界面直观，可描述端到端的工作流程。一个 8Manage 看板项目从定义其显示列开始，比如“已申请”、“进行中” 和 “已完成”。 在添加看板卡片后，卡片会根据其状态插入到显示列中。另外，**8Manage 看板**还能充当实时的信息存储库，并在系统内重点突出瓶颈问题以及可能妨碍工作实践顺利开展的其他问题。