采购中的异常支出是指合同外支出，或在预先制定的采购政策之外从非首选供应商处购买的支出。不同组织中异常支出的差异会很大，异常支出的比例取决于管理下的支出、采购政策实施的成功程度和采购成熟度。

异常支出会给企业带来多少损失？

曾有报告调查称，中型企业每年花在供应商身上的费用约为40.25万元。如果 80% 是异常的支出，那么平均每家中型企业每年在未追踪支出上的花费为 32.2万元。

这在采购过程中是一笔不小的现金流失。三年来，将近一百万元损失或滥用。

关于异常支出造成的后果，企业报告称，最显著的影响是失去了本可以从谈判合同中节省下来的资金。一些组织报告称，谈判节省的费用损失高达 16%。

除直接成本外，由于员工通过其他供应商采购，异常支出还可能违反与供应商的合同。这会削弱与供应商的关系，使合同管理复杂化，并减缓订单执行速度。

如果财务人员无法将支出与采购相匹配，他们也无法正确结账，从而造成另一个流程瓶颈。更重要的是，当你的采购团队花费数小时审查交易和供应商时，他们就浪费了可以专注于更具战略性事务的时间。

消除异常支出的 5 个技巧

不良的公司开支文化和低效的技术，是造成异常支出的两个最常见原因。因此，消除异常支出的最佳方法就是解决这两个问题，以提高运营效率。

1. 制定书面的支出政策

管理层应为买家提供明确的合规途径，让每次采购有理有据。采购部门可以通过制定企业采购政策来确保这一点。

● 概述提交请购单或接收单的流程
● 确定所有采购的部门先决条件
● 指定部门审批人审查采购申请
● 制定战略采购准则和首选供应商名单
● 概述订单、发票和付款流程

有了定义明确和充分记录的流程，每个人都有了遵循采购流程所需的依据。

2. 让团队了解异常支出的问题

控制异常支出应该整个企业共同努力。先让管理层了解异常支出和上述违规成本，意识到问题的严重性，并确保他们反过来教育自己的部门。

另外，企业还应该多多宣传异常支出的负面影响和消除异常支出的积极成果。向员工说明企业采购政策背后的 “原因”，为新员工提供采购入职培训，解释 “从采购到付款”（P2P）流程如何运作等等。

3. 通过采购管理系统进行采购

75%的企业表示，缺乏自助服务的采购工具是造成异常支出的主要原因之一。使用直观的采购管理系统集中采购，可避免员工在正式合同之外花费。

像 8Manage SRM 这样的集中采购管理系统不仅用户界面友好，还能整合支出。团队成员只需登录账户，在工具的指导下完成整个采购流程，并在一个地方提出所有采购申请和订单。

你不仅可以在该系统中设置预算和执行审批，还可以在平台中实现 100% 的支出可见性。这意味着你可以按组织架构、开支类型、产品类型或供应商类型查看支出情况，确保员工没有超出合同规定的支出。

8Manage SRM可以建立自定义报告来标记异常支出，并为采购订单、交货单和发票之间的三向匹配建立和审计跟踪，以确保企业只支付经过验证的发票，而不会支付重复的发票。

4. 围绕合规性改变企业文化

根据哈克特集团（The Hackett Group）的一项研究，69% 的企业表示员工的 "不合规心态 "是造成异常开支的另一个主要原因。这个问题的核心是企业文化问题。

员工可能不是故意逃避合规，例如，他们有时会相信自己找到了更好的供应商。但这仍然意味着企业资金的使用超出了正式的采购政策范围。

而且这种不合规的采购行为并不总是显而易见的。由于各自为政的采购行为和部门支出，许多首席财务官无法获得他们所需的支出可见性。

通过改变支出文化并创建自动化和预算限制，企业可以鼓励员工遵守规定并以更好的可见性支持政策。

5. 确定既满足需求又省钱的供应商

63%的企业表示，采购节省的实现率降低（即错过了谈判合同带来的节省）是异常支出所带来的最严重后果之一。但是，员工经常在协商合同之外采购，因为他们认为自己找到了更好的选择，或更喜欢选择不同的供应商。

这就是问题所在：你希望采购既能满足员工需求，又能最大限度地节约成本。一些采购工具可以按供应商分析你所需的产品，帮助你找到最佳交易。

8Manage SRM**采购管理系统**会对不同的供应商进行分析，部分依据是你过去的采购历史。它能找出为贵公司节约成本最多的供应商，甚至是产品替代品。

通过8Manage SRM消除异常支出

异常支出与其他不符合要求的流程一样，会导致节约减少，风险增加。优先减少异常支出的组织可实现 90% 的员工合规率（合同内支出）。