在一个完整的项目中,多个专业技能版块的联动是必不可少的。然而,由于各个部门之间工作交集的存在,跨部门沟通与协作成为了必经之路,需要我们各部门凝聚力量,携手闯关。
但是,在工作中总会出现各种问题,使得跨部门工作迟迟进展不下去,甚至会出现“甩锅”、“背锅”的情况。
具体来说,在日常工作中,跨部门沟通问题主要包括以下几点:
1、别人对你“爱搭不理”
在沟通工具上,你可能会遇到对方不及时回复你的问题,或者忘记回复你的消息,甚至不回复你的情况。这种情况会导致问题无法及时得到解决,影响工作进展。
2、答应好的事情做不到
在部门之间协作的过程中,往往会出现因为时间周期太长而忘记答应的事情,或者是因为沟通不到位,没有理解清楚意思,导致无法完成工作。更糟糕的情况是,有些人表面答应了,内心却不愿意去做。
3、互相踢皮球
部门之间经常会出现责任和权限划分的交叉地带,这些工作往往没有被划分到某一个部门之内,或者是在工作范围的边界之处。这样的事情,部门之间往往会踢皮球,没有人愿意为这样的事情负责,也不敢负责,因为属于自己责任义务之外的事情。这种情况会导致时间浪费,进度缓慢,甚至影响整个项目的进展。
因此,跨部门沟通与协作是一个必须高度重视的问题。我们需要在工作中积极沟通,及时回复消息,完善协作机制,明确工作责任和权限,以确保项目能够高效地推进。
项目经理可以通过甘特图制定项目计划,在甘特图中对项目进行分解,并分配任务给项目成员,明确每个人的职责。
在跨部门协作中,事情做不到位是最让人担心的问题之一。例如,物料筹集,答应提供的物料最终未能全部提供,会对工作执行效果产生负面影响,甚至导致重大失误。
在这种情况下,如何有效解决问题,达到快速执行呢?
一方面,需要做好部门之间职责权限的划分,对每个部门的职责进行充分说明和界定,避免重复做事或无人对工作负责的情况出现。当难以界定责任的工作出现时,应及时研讨划分,确保事事有部门管,有人负责。
另一方面,相关人拉群沟通也是一个有效的解决方案。拉所有可能相关的人到一个群里,让他们讨论这块最终交给谁做,可以节省沟通时间,避免互相踢皮球的情况发生。
此外,梳理流程,在项目初期确定核心责任人也是解决问题的重要步骤。当部门之间相互推诿时,应先确定一个核心责任人,推诿的情况就不会再发生。在新部门成立、职责尚未明确的情况下,可以先梳理流程,让领导来判断是增加职能还是找人担责。
同时,一个完善的流程可以优化各部门工作的有效解决方式。当一个项目初期没有可套用的流程时,可以尝试自己梳理总结其中的过程,最后形成一套规范,并让管理层确认、优化和补充。
在推动不了的情况下,借助领导的力量也是一个不错的选择。向上反馈,借助老板的力量扫平障碍,老板们之间沟通确认好了,手底下的人自然就能够快速执行。