你还在用U盘和聊天工具来处理文档吗？ONLYOFFICE的协作空间来解决你的痛点了！

说起Office办公软件，大家想到的首先就是Word、PPT、Excel，这是微软Office的三件套，从我们当代人念大学写论文时候开始学着用，到了工作岗位写文档公文写周报月报做汇报ppt做招投标书，都离不开这三件套，即使是有意使用国产替代品WPS，也还是主要使用这三大工具，文档编辑器、演示编辑器和表格编辑器，但是，这个世界只需要这三个东西就够了吗？ONLYOFFICE办公软件现在专门推出了协作空间，可以整合加速多人协作的工作方式。

大部分人无论是用微软Office还是WPS，只是换了个软件工具而已，而生活方式工作方式完全不变，人手一个u盘或多个u盘，反复的在自己的电脑上插拔再去同学同事的电脑上插拔，甚至是仅仅修改一个错别字，也会拿u盘拷贝过去，同学或同事发现了这个错别字，口谕告诉你在第几页第几行第几个字是错别字，你就得拿着纸和笔当面记下来，再把u盘拿回来插在自己电脑上面，自己改好了错别字，再拷给他看，相当的繁琐低效。

每次弹出这个窗口，多会让人血压蹭的一下子就飙上来了！轻则数个通宵熬夜的成果付诸东流，重则上亿的大买卖错失交臂！

其实解决这个痛点很简单，就是把一项工作的各种办公文件集中到协作空间起，把这项工作的真正干活的几个人拉入到这个协作空间，在线协作办公，把人提升到比办公软件更重要的地位，优先解决人与人协同的问题。

ONLYOFFICE协作空间本身的介绍，或者说是对自身用途场景的定位，是解决公司团队与客户、业务合作伙伴、承包商及第三方的文档协作，与客户协作则客户是甲方自己是乙方，与承包商协作则承包商是乙方自己是甲方，也就是说各行各业的甲方乙方之间跨公司跨单位的协作，而我自己试用了几天，发现其功能特征并不限制其他用途场景就不能用协作空间，只要你，哦不，只要你们多个人的这个团队，这个Team，或者说是一个Group觉得有用能用就尽可以尝试使用ONLYOFFICE协作空间。

办公房间

协作空间是按照一个一个房间来协作的，房间就是在协作空间上创建的一个虚拟的办公室，把办公文档放置进来，把同事同学拉进办公室，把门一关，就可以在同事内部分享协作的同时，对外做好内容的安全保护了。太抽象了？具体的例子如上图所示，比如贵公司的客户很多是移动，那么可能有一个北京移动一个上海移动，就分别建立了这两个客户的对接办公室，甚至同事们每天午饭去哪里吃，吃什么这样的闲聊也可以创建一个聊天室，或者叫做采购采办工作室，就看你怎么用了。

办公文档

有了办公室了，就可以把先前分散在各人各处电脑里面的文档上传到办公室里面了，以后再新建文件也可以直接在办公室里面新建，不用存储在个人本地的电脑里面了。上传文件类型不限，对于上传的文档类、幻灯片类、表格类、表单类、pdf类文件可以直接用自带的ONLYOFFICE在线编辑器打开查看、编辑等各种操作，其它格式文件，我试了一下mp3音乐文件、mp4视频文件以及各种图片文件，基本上都可以在线打开播放看图的。其中最主要的还是在线ONLYOFFICE办公软件对办公文档的处理功能了

在线OO编辑器是和电脑本地版本的OO编辑器完全功能相同的，作为对比，微软也有一个在线Office365，wps的厂家金山公司也单独推出了纯粹在线的叫做金山Office，而微软的Office365在编辑功能上，比单机安装部署的微软Office，要打了很多的折扣的，微软单机Office2016、2018、2019、2020等等各个版本和升级，那都还是正统的电脑软件，比方说单机版微软Office有100个具体功能，那么微软的在线Office365其实也就只有其中的50个具体功能，金山Office也类似，编辑功能比电脑端wps软件弱化了很多，无论是微软还是金山，其纯在线的编辑器就真的是只剩下协作，没剩多少Office功能了，而ONLYOFFICE的在线编辑器则和本地电脑端的编辑器功能完全一致，是移上网络的功能完整的Office。

分享协作

办公应用移上网络的最终目的就是要多人分享协作的，不然就没必要上网了。我上面说了，协作空间的重点是人的协作，因此它不是传统的为一个文件设定被其他人访问的权限，而是为进入房间的人来设定这个人有什么权限，比如下图

可以为该办公室的这个成员设置为很多不同权限的角色职位分工，甚至可以赶出办公室门外。那么问题来了，这么多的角色，具体的含义和权限都是什么呢？详细说明在邀请同事进入办公室的画面有详细介绍：

按照我们的工作方式，从上到下，在网络协作空间里的权限越来越低，在现实中的职位越来越高，比如，外包给外协承包商的开发部门招聘的临时工，那应该是房间管理员，这样如果有什么无论大大小小的锅，都可以方便的甩给他，而最终客户甲方企业的大老板赋予最下面的查看者的角色，这样就方便他仅仅需要在42寸显示器上用鼠标滚轮把文档放大后查看文字内容，发布修改内容的口谕，层层转达给乙方临时工去修改…………

既然能分享协作，也可以收回分享自己独存一份文档，选择一个文件对它进行移动：

移动到不属于任何房间的我的文档：

即可让一个文档成为别人无法访问的自己的私人文档，也可以先在自己的文档中编写一篇提案的草案，然后移动到相关的办公室里面求同事的阅读讨论。

归档

针对项目的协作，并不是常设部门的内部协作，项目时间有长有短，再长的项目，三年五载也能结束，项目结题完成之后，相关的文档内容就不要直接删除，裹上鸡蛋液沾上面包糠…………，移动至归档：

作为历史项目成功案例，保存起来，就相当于把结题的论文打印出来塞进仓库里面贴上封条似的。

已经存档的项目也可以随时恢复出来。

内容安全

最后一个就是可能大家不关心，但是我一定要说的，就是安全功能。

ONLYOFFICE协作空间在技术上在看不见的底层，符合GDPR（一般数据保护条例）的合规要求，平台上所有个人信息都会得到谨慎处理。ONLYOFFICE使用业界领先的AES-256加密标准来保护您的静态敏感数据；传输过程中，流量是使用HTTPS协议进行加密的。通过灵活的访问权限和JWT，这就可以完全控制对文档的访问。还有活动跟踪和审计报告，提供可追溯性。

此外，ONLYOFFICE在使用上，企业的网络信息安全保密维护工程师是可以调整ONLYOFFICE协作空间的安全设置，从而以更安全的方式安排工作，这包括：