进销存系统是一种用于管理企业物资流动和库存的软件系统，可以帮助企业优化物资管理过程，提高效率，减少成本，从而提升企业的盈利能力。本文将详细介绍进销存系统的定义、功能、好处以及如何选择适合自己企业的进销存系统，希望能够帮助企业更好地了解和使用进销存系统。

一、进销存系统的定义和功能

进销存管理系统支持多种商品特性管理，灵活适配不同主流行业商品管理要求，并可通过报表追溯查询，实现差异化的品类管理及分析。

1、购货

购货订单用于计划采购商品的单子，商品并没有入库，不影响实际库存；

购货单可以直接手动录入，也可以通过购货订单发起购货单流程；

历史购货单报表可对购货单进行退货操作及查看对应购货订单的详情；

购货退货单可以直接手动录入，也可以通过购货订单发起退货单流程，也可以对购货单操作退货操作发起退货流程；

以销定购看板，通过销货单的情况查看各个商品库存从而生成购货订单；

智能补货，通过查看各个商品采购及销售数量、库存数量来计算出建议采购量从而生成采购订单；

采购开票可对每一笔购货、采购退货单进行开票操作，可在开票记录查看每一次开票的详情；

购货入库单，采购入库时做的单计入库存计算；

购货退货出库单，采购退货出库时做的单计入库存计算。

2、销货

销货订单用于计划销售商品的单子，商品并没有出库，不影响实际库存；

销货单可以直接手动录入，也可以通过销货订单发起销货单流程；

历史销货单报表可对销货单进行退货操作及查看对应销货订单的详情；

销货退货单可以直接手动录入，也可以通过销货订单发起销货单流程，也可以对销货单操作退货操作发起退货流程；

原始单据，存储销货原始单据附件；

销售开票可对每一笔销货、销货退货单进行开票操作，可在开票记录查看每一次开票的详情；

销货出库单，销货出库时做的单计入库存计算；

销货退货入库单，销货退货入库时做的单计入库存计算。

3、仓库

调拨单，仓库之间可调拨库存，计入库存计算；

盘点对各个仓库的商品进行盘点，从而生成盘亏/盘盈单，计入库存计算；

库存预警对各个仓库的商品进行超储量、短缺量进行计算，便于随时掌握查看各个商品的库存情况；

其他入库单分为盘盈和其他入库类别，入库计入库存计算；

其他出库单分为盘亏和其他出库类别，出库计入库存计算。

4、资金

收款单即指回款单，对客户的欠款进行收款记录，计入客户欠款计算；

付款单，对供应商的欠款进行付款记录，计入供应商欠款计算；

其他收入单，对其他业务收入/投资收益/主营业务收入等收入类别进行收款记录；

其他支出单，用于支付销售及采购费用，也可用于其他业务支出/营业费用等其他支出费用的记录；

费用清单，所有采购销售费用的清单，可对各笔进行支付操作，未全部支付的费用，在付款单可继续支付。

二、进销存系统的好处

使用进销存系统可以给企业带来以下好处：

1、提高效率

进销存系统可以帮助企业实现自动化管理，减少人工操作，提高管理效率。例如，企业可以通过进销存系统自动别库存中的物品，自动生成进货单或销售订单，节省大量时间和人力成本。

2、降低成本

进销存系统可以帮助企业优化物资管理过程，控制库存数量和质量，避免物料损耗和浪费，从而降低成本。同时，进销存系统可以实时记录采购成本和销售成本，帮助企业掌握成本情况，优化采购和销售策略。

3、提高准确性

进销存系统可以帮助企业实现精细化管理，减少信息漏洞和错误，提高数据准确性。例如，企业可以通过进销存系统实时了解库存数量和质量，避免盘点时的人为误差。

4、增强决策能力

进销存系统可以提供实时的采购和销售数据，帮助企业了解市场需求和物料供应情况，优化采购和销售策略。同时，进销存系统可以提供各种报表和分析工具，帮助企业进行财务和经营分析，增强决策能力。

5、方便管理

进销存系统可以实现远程管理，企业可以通过互联网随时随地访问系统，实现远程监控和管理。同时，进销存系统还可以提供多种管理工具，如任务管理、日程管理、文档管理等，方便企业管理。

三、如何选择适合自己的进销存系统

选择适合自己的进销存系统需要考虑以下几个方面：

1、需求分析

在选择进销存系统之前，首先需要做的事情就是确定自己的实际需求。不同企业的需求差异很大，有些企业可能只需要简单的进销存功能，而有些企业可能需要更加强大的管理功能，如客户管理、采购管理、仓库管理、财务管理等。

因此，在选择进销存系统之前，需要对自己的需求进行详细的分析和梳理，明确自己需要什么样的系统功能，以及这些功能的优先级。

2、功能评估

功能评估是选择进销存系统的关键步骤之一。在进行功能评估时，需要根据自己的需求，对系统的各项功能进行详细的分析和评估，包括但不限于以下几个方面：

• 基本功能：包括商品管理、采购管理、销售管理库存管理等。
• 高级功能：包括客户管理、供应商管理、仓库管理、财务管理等。
• 扩展功能：包括数据分析、报表生成、数据导入导出等。
  在进行功能评估时，需要将各项功能的优劣势进行对比，选择满足自己需求的系统。

3、易用性评估

易用性评估也是选择进销存系统的重要因素之一。一个易用性好的系统，能够提高工作效率，降低操作难度，减少培训成本。
在进行易用性评估时，需要考虑以下几个方面：

• 界面设计：一个简洁、明了的界面设计能够提高操作效率，提升用户体验。
• 操作流程：简单、清晰的操作流程能够降低操作难度，减轻用户的学习负担。
• 功能定制：一个支持个性化功能定制的系统能够满足不同用户的需求，提高用户体验。

4、数据安全评估

数据安全评估也是选择进销存系统的重要因素之一。一个数据安全性好的系统，能够保证企业的数据不被泄露或损坏，保证企业信息的安全性。
在进行数据安全评估时，需要考虑以下几个方面：

• 数据备份：一个支持数据备份的系统能够提高数据的安全性，保证数据不会因软件故障或其他原因丢失。
• 数据加密：一个支持数据加密的系统能够保护企业的数据不被黑客攻击或窃取。
• 访问控制：一个支持访问控制的系统能够控制用户的访问权限，保证数据的安全性。

5、技术支持评估

技术支持评估也是选择进销存系统的重要因素之一。一个好的技术支持能够保证企业在使用过程中及时解决问题，提高系统的稳定性和可靠性。
在进行技术支持评估时，需要考虑以下几个面：

• 售后服务：一个支持售后服务的系统能够及时解决用户的问题，提高用户体验。
• 技术支持：一个有专业技术支持的系统能够保证系统的稳定性和可靠性。
• 系统更新：一个支持系统更新的系统能够及时更新系统功能，提高系统的适用性和用户体验。

总结

进销存系统是一种非常重要的企业管理工具，可以帮助企业优化物资管理过程，提高效率，降低成本，增强决策能力。企业在选择进销存系统时需要根据自己的业务需求、成本控制、数据安全和技术支持等方面进行综合考虑，选择适合自己的进销存系统。