领导下发紧急且风险大的任务,如何处理?

news2024/12/23 22:26:26

        在遇到这种无法拒绝,明显很难按时交付的紧急任务时,项目经理处理的关键:

        1、降低关键干系人期望值

        降低关键干系人的期望值,是项目管理非常重要的一门艺术,也是让干系人满意,便于与关系人沟通的关键。

        在项目管理过程中,项目进度并非一帆风顺,尤其是核心干系人关心的重点部分,往往是项目的重点和难点。而这些阶段往往会存在风险或出现问题,影响整个项目的进度和目标。

紧急风险大的任务如何处理?
紧急风险大的任务如何处理?

​        因此这些问题,往往需要项目经理主动、客观与核心干系人进行汇报和沟通,降低核心干系人的预期。而在与干系人的沟通过程中,获得其关于项目难点的反馈、意见和帮助,以便更好地达成项目目标。

        2、确认任务优先级和开发计划

        针对此类突发紧急任务,按照需求重要性、紧急性等维度,对任务进行优先级排序。如果是重要且紧急的任务,需要立即处理。在确认任务优先级后,需要制定详细的计划,尤其需要明确任务内容、时间以及需要的资源。

        在与核心干系人进行沟通时,项目经理需以客观的数据为依据,主动分析、整合以往项目的进度数据、人力资源等数据,并客观汇报完成紧急任务所需的项目资源,如人力、资金等,让干系人充分了解目前项目状态,进而保障项目进度。

紧急风险大的任务如何处理?
紧急风险大的任务如何处理?

​        而项目团队成员面对临时任务,可以参考付氏工作流:即2分钟能解决的事情立刻去做;所有任务(包括突发任务)需写下来并进行预览,根据轻重缓急优先处理重要的事情;电子邮件、微信等非即时交流,有空处理。

紧急风险大的任务如何处理?付氏工作流
紧急风险大的任务如何处理?付氏工作流

        3、实时掌控项目进度

        需要对紧急临时任务进行重点监控,及时制定措施进行补救和调整,并计算调整后的时间参数、关键线路以及工期,以保证项目目标的顺利实现。因此需要充分利用项目管理工具,实时掌控项目任务进度。

        如CoCode开发云将需求分配到迭代/任务,通过燃尽图/甘特图实时掌握开发进度,进行全程闭环管控,以确保项目进度和质量,让开发团队优先完成客户重点关注的事项,优先交付客户最看重的功能,聚焦项目最重要目标,提高项目执行力。

紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云项目管理
紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云项目管理

        4、建立风险管控和跟踪机制

        为了更好地应对项目风险,我们需要建立风险管控和全过程风险跟踪机制,提前做好预防策略和预防措施。

        CoCode开发云的风险管理板块,将项目风险通过风险严重性和风险可能性两个维度进行矩阵分析,根据不同等级的风险维度,计算出风险系数。当系数超过10,系统会自动标红预警,提醒我们优先处理。

紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云风险管理
紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云风险管理

        CoCode组织级风险资产库的建立,一方面能够高效积累各项目开发过程中的宝贵经验和财富,另一方面能够让各项目相互学习和借鉴,为后期的项目改进打下基础,有助于提高软件开发质量和开发效率,提高组织竞争力。

紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云组织级资产库
紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云组织级资产库

​        5、即时沟通和反馈

        在执行紧急任务时,如果发现进展与预期偏差较大,项目经理需要及时与负责人沟通,及时进行调整和解决问题或风险。

        为了提高沟通效率,我们每天早上的站会,可以使用CoCode旗下智能项目管理平台的看板功能。

        通过看板功能,项目经理可以对团队的工作进度做到一目了然。对进行中的任务,可以准确获得剩余工时等进度信息,从而能够从整体把控项目工作进度,继而提高整个团队的工作效率。而团队成员也可以清晰明了看到其他成员的任务进展,这对成员间的工作配合以及整体团队的工作进展有积极地推动作用。

紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云看板功能
紧急风险大的任务如何处理?CoCode开发云看板功能

        另CoCode开发云开发了集成代码仓库。它让代码管理更简单。快速、稳定的代码仓库服务,实现了代码一键式提交,从而帮助多人协作开发,提高软件开发效率。

        目前CoCode发布了四大开发工具:Co-Project智能项目管理工具、需求分析工具、评审分析工具、故事点估算工具。目前限时免费,欢迎大家使用。

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