范围说明书是一份定义了项目范围的所有要素以及假设、项目要求和验收标准的文件。项目范围说明书将作为主要工具，供利益相关者和团队成员参考，并作为准确衡量项目成功的准则。

项目范围说明书是范围管理计划的一部分，包含了管理项目范围的所有策略、规则和程序。同样，范围管理计划也是你的项目计划的一个重要组成部分。

如何编写项目范围说明书

要正确地概述你的项目范围说明，必须解决以下七件事：

1. 项目目标和目的

项目目标和目的是定义项目目的内容。项目目标是通向更广泛的项目目的的较小步骤。在你的项目范围文件中，首先要对它们进行解释。这些目标和目的也应该被记录在项目章程中。

2. 项目要求

项目经理和利益相关者必须就项目范围和其他项目要求达成协议，如预期质量、风险、收益和成本等等。

3. 项目范围描述

这听起来可能很容易，但这是最重要的一步。在这一步，你将定义项目范围，也就是完成项目所需要做的所有工作。这里有一些简单步骤来帮助你定义项目范围。

● 使用工作分解结构，将所有项目任务、可交付成果和里程碑可视化。
● 列出项目范围内的内容和范围外的内容。所有不包括在项目范围内的内容都称为项目排除项。
● 确定项目限制，即时间或成本等所有限制。
● 创建范围基线，将你的实际进展与计划的项目范围进行比较。

项目排除项和限制项是必不可少的，因为它们有助于为项目的存在建立界限。它们还可以管理你的利益相关者的期望/投入，并为团队成员提供一些创造性的限制。

4. 项目不包括的内容

虽然你必须从一开始就围绕项目所包括的内容确定界限，但列出该项目不包含的内容也非常重要。比如：

● 为以后的项目计划但有意不包括在此项目中的应用程序更新
● 限制或重新安排客户对某些支持线路/产品功能的访问。

5. 项目制约因素

项目约束是使管理项目成为难题的原因。管理任何项目的三大制约因素通常是时间、资金和范围，也就是所谓的项目管理的三重制约因素。它们是相互关联的，这意味着如果你拉动 "范围 "的一个杠杆，"金钱 "或 "时间 "的另一个杠杆也会变动。

但是，还有一些额外的项目约束可能会在任何时候出现，包括风险、资源、组织、方法、客户等等。列出在项目中预见的所有制约因素，准备好解决方案，以便在需要时随时启动。

6. 项目假设

项目假设通常围绕着最终成为制约因素的事项而展开，包括时间、金钱和范围。例如，在项目范围文档的这一部分中，“前端开发团队将在此项目时间段内可用”，或者“客户支持团队将在X时间前接受新产品培训”。

把这些列出来是很重要的，因为这不仅会告诉主要利益相关者你的主要资源需求是什么，以使项目顺利进行，而且还会让你快速了解最大风险因素在哪里。

7. 项目的可交付成果

列出团队成员为实现业务目标需要产生的可交付成果。这可以包括产品本身、说明和安装手册、营销材料、新闻稿、广告活动等。

结论

项目范围说明纲要有助于在你建立完整的范围说明时充当一个标记。在如此高的水平上预测项目的未来虽然是不可能的，但这是让你的项目尽可能接近结果的第一步。通过从上面的七个关键说明开始，你可以在一个成功的项目上取得先机。

现代项目管理软件8Manage PM通过提供丰富的功能来创建详细的项目计划、设定项目目标、定义项目可交付成果和跟踪进度，从而帮助管理项目范围。

● 支持工作分解结构 (WBS)，制定切合实际的项目进度和预算
● 实时跟踪项目进度，识别与范围的任何偏差并采取纠正措施
● 与利益相关者共享项目范围，以确保每个人都了解预期的内容
● 对范围变更请求进行评估和批准，沟通变更让相关人员达成共识

8Manage PM允许项目经理建立文件化的范围说明书，将项目要求传达给利益相关者，维护范围变更和偏差，并根据原始范围监控项目绩效。

通过协作和实时更新，8Manage PM项目管理软件使团队能够保持正轨、管理风险并解决项目生命周期中可能出现的问题。这有助于确保项目在定义的范围内、按时和在预算内完成。