项目资源管理流程：五步专业指南

news2024/11/25 2:00:16

项目资源管理是描述大多数项目经理的一项关键职能的方式——收集完成工作所需的团队成员、设备和其他材料（也称为资源）。

以下是项目资源管理的步骤清单：

步骤1：资源规划

为了确定完成项目的资源需求，你首先需要了解这项工作。这个项目的预期产出是什么？需要哪些工作人员的能力？项目的时间线是什么？有哪些里程碑？有哪些依赖性？这需要倾听你的利益相关者说他们想要什么，但也需要倾听他们没有说什么。

清楚地定义项目需求将帮助你评估需要哪些技能来完成工作。在规划步骤结束时，你应该能够拟定相关的工作描述，并为可能需要的任何用品提出采购申请。

步骤2：估计资源/资源分配

一旦确定了所需要的资源类型，就需要更具体地了解资源分配。这些人将拿出多少时间用于项目交付？

你可以通过两种主要方式来估计项目资源：
● 自下而上：估计完成每个需求所需的小时数，以及每个人需要为每个交付品贡献多少小时
● 自上而下：如果你有一个基于项目管理计划的固定预算，从这个约束开始，然后根据项目成功所需的最关键的角色来分配人力资源。

如果你不确定哪些角色是关键的，可以采访过去执行过类似项目的同事。

最后，请记住，人类在估算方面是出了名的糟糕。给自己至少10%的应急缓冲，以应对不可预见的风险或延误。

步骤3：获取资源

根据项目任务估计并分配了项目资源后，你现在需要让合适的资源加入进来。有两种主要方式为你的项目配备人员：

● 内部招聘。如果你一直花时间在组织内培养强大的关系，可能会给正在寻找新角色的人创造机会。

● 从外部招聘。与招聘部门合作，为全职职位的工作描述做广告。员工推荐可以是吸引新员工的好方法，只要你的推荐计划结构能减少偏见。如果你不需要全职员工，可以考虑合同职位或与第三方机构合作来填补空缺。

在这一步，你也要为项目所需的物资寻找来源。向多个供应商索取报价，并进行谈判以找到最佳价格。

步骤4：发展和管理团队

如果你认为项目规划、估算和获取资源具有挑战性，那么与发展和管理团队的难度相比，这根本不算什么。如何做好这一阶段的工作？以下有一些提示：

-创造心理安全的环境以促进信任
-找出使人兴奋的原因，帮助他们保持积极性，避免倦怠
-培养反馈的文化

你需要为人们的工作职责设定明确的期望，提供在职培训或辅导的机会，并找到收集项目进展信息的方法，同时又不至于造成过重的负担。庆祝胜利，并对失误保持透明，以便你的团队成员能够不断地从错误中学习和改进。

步骤5：持续评估资源

每个新项目的开始都是积极的，但当你深入其中并收到来自各个角度的利益相关者的请求时，就很难再去思考经验教训和指标。

为了确保你不会忽视绩效，在你的工作开始之前，定期安排项目健康检查。作为健康检查的一部分，你将：

● 审查实际工时/成本与估计工时/成本的对比情况

● 如果你注意到员工的过度分配，并且没有看到纠正的方法，请告知你的客户资源利用状况，这样以后就不会有什么意外了。同时，分享你关于如何减少开支以回到正轨的想法。

● 定期与你的项目团队接触，确保他们与他们认为有价值的工作保持一致

● 留意那些已经偏离计划的工作。找机会进行更具成本效益的替换，在降低项目成本的同时提高员工的积极性。

● 定期进行敏捷回顾，根据所学知识修改和更新项目流程。

专业的项目资源管理工具

有效使用项目管理软件可以大大加强项目资源管理，使整个项目生命周期的项目资源管理变得更加容易。

PM项目管理软件结合了资源调度、工时跟踪、请假管理和自定义报表，涵盖项目资源管理的全过程。凭借强大的实时审计跟踪能力，PM使你拥有所有资源的实时完整视图：

● 计划和调度：了解可用资源和可用时间
● 可用技能和所需技能：评估每个人的技能以及是否需要添加额外的技能（或人员）
● 资源利用：了解已经在哪里投入资源以及这些分配是否合适
● 资源能力：了解真正的工作能力，认识到并非所有时间都可以利用
● 资源优先级和分配：确定那些需要最多注意力和专业技能的优先计划

除了支持上述功能外，8Manage 资源管理还确保项目经理和资源经理都能按需、实时了解人力资源和非人力资源，从而提高他们处理资源冲突的能力和对交付的控制能力。

当今许多企业通过项目直接向客户提供产品和服务和/或按项目组织工作（例如，研究、产品开发和 IT 系统实施）。因此，资源管理必须能够与项目管理、运营管理（包括非项目任务）和财务管理挂钩。PM是一个全面的实时项目管理软件，资源、进度、时间、成本、风险、客户以及财务都可以在该系统一体化管理，满足你管理不同类型项目的需求，大大提升业务管理效率。

项目过程中，资源管理经常动态变化，如果没有强大的实时资源管理工具，几乎不可能进行充分管理。