合同管理将决定合同是主要的风险因素还是业务增长的工具。事实是，如何处理合同会影响企业的底线。据研究显示，糟糕的合同管理使企业每年损失超过9%的收入。实施合同管理最佳实践将帮助企业提高合同签约效率。
什么是合同管理？
合同管理是对合同从创建到执行的管理过程。合同是企业的关键业务文件。企业与合作伙伴、供应商、客户、雇员和承包商的关系取决于它与他们签订的协议。
有效的合同管理包括建立一个系统，防止合同阻碍业务运营，监测它们以确保符合合同义务和法规，并避免错过关键的最后期限，如合同续期。
适当的合同管理的积极影响
提高组织效率
通过自动化，你可以为重复合同设置带有标准条款的工作流程，从而加快合同创建速度，将合同存储在安全、可搜索的存储库中，并自动执行重复性任务。组织在处理合同时将会更有效率。
减轻风险
通过适当的合同管理，你可以监控合同的执行，以确保你的组织在履行合同义务时遵守约定的条款，无论是关于最后期限、产品或服务交付的条款，还是付款。合同包含信息，其中一些信息受到各种隐私法规的保护。合同管理确保未经授权的人无法访问合同。另外，随着新法规的生效，你可以很容易地使现有的合同符合规定。
最小化成本
通过更好的合同管理，企业可以花更少的时间来签订合同，减少聘请外部顾问的费用。同时，当你最大限度地利用每一个合同续签的机会，无论是续签合同还是选择退出不再为你服务的协议，都会带来成本的节约。
建立有利可图的关系
违约不只是在你被起诉时让你损失金钱。名誉受损也会使潜在合作伙伴对与你打交道时持谨慎态度。有了良好的合同管理，你将履行你的义务，并拥有满意的合同方，你可以与之建立长期的业务关系。
合同报告
合同不仅仅是阐明权利和义务。它们是包含有价值数据的动态文件。通过合同报告，你可以轻松地从合同中提取数据，并深入了解如何创建、谈判、执行和管理合同。
不过，如果使用电子表格来跟踪和报告合同数据，如有效合同、合同金额、里程碑和关键的时间线，会留下很多错误的空间。
合同管理不善的后果
随着采购数字化和采购流程标准化，合同管理作为决定成功因素的话题变得越来越重要。合同管理不善会使企业的合同流程效率低下并产生如下影响：
收入损失
谈判缓慢、审批延迟和里程碑缺失等低效合同代价高昂。如前所述，糟糕的合同使企业损失了超过 9% 的年收入。在另一份报告中，50% 的商业领袖表示，他们的合同流程效率低下导致失去了商机。
如果无法自动跟踪截止日期并获得通知以执行时间敏感的操作，则存在错过截止日期的风险。错过最后期限可能会使企业承担责任，例如在规定期限外使用许可的知识产权。
依靠员工用电子表格来跟踪这些最后期限只能让你走到这一步，因为有些合同会漏掉。
协作和沟通效率低下
有效的合同管理需要内部和外部利益相关者之间的高层协作。但使用电子邮件作为主要通信方式会很快导致多个混乱的线程。在谈判期间，缔约方可能会忘记在红线标注期间跟踪变化。在不知不觉中，你可能会遇到人们使用不同合同版本的情况。
有效的合同管理实践
综合电子合同管理构成了成功的综合电子采购战略的基础。要避免采购活动中合同管理不善的种种后果，最好使用现代合同管理软件来辅助。8Manage 系统具备智能合同的完善功能，提供合同自动化、可审计的单一真相来源，以及项目进展和合同活动的实时视图。
在系统中，企业可以通过以下方面来执行智能合同管理：
涵盖整个合同的全流程管理，款项处理自动化
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在同一个页面上查看和管理整个采购合同
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自动追踪采购合同的所有修改版本
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采购合同与项目实销售信息实时互连
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有效收集合同标书并进行分析，添加合同变更
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评估合同绩效，并准确计算进度
在企业管理的十几年耕耘和实践中，8Manage合同管理能够针对不同行业提出合理完善的解决方案，更好地促进风险管理，提高企业盈利能力，并在合同管理活动的成本与利益之间提供明确的投资回报率。
