文档管理对人力资源部门的重要影响

当人力资源的管理功能是基于纸张或依赖于 Excel 电子表格、共享驱动器和其他无法与其他系统共享数据的软件等技术时，人力资源管理既耗时又耗费劳动力。用数字工作流程取代纸质流程可以简化从招聘和入职到绩效评估的流程。

随着组织对不断变化的经济和社会条件做出反应，用数字工作流程取代基于纸张的流程将使您和您的团队能够专注于应对新的挑战。通过办公自动化，您的人力资源人员有更多时间专注于员工敬业度、通过虚拟活动保护公司文化以及培训和发展等战略问题。

办公自动化产生影响的关键领域
使用自动化取代纸质流程意味着提高从招聘和入职到离职的流程效率，改善人力资源、经理和员工之间沟通。这里对文档管理系统数字化产生重大影响的简要概述。

1. 为远程员工提供服务

数字文档管理可保护加密存储库中的员工文件，并通过受控访问权限保护文件免受未经授权的使用。在家或在办公室工作的员工可以轻松访问福利信息，包括灵活的支出账户、员工援助计划和休假请求，他们的记录是私密和安全的。通过员工自助服务节省的时间可以在他们有问题时更快地做出响应。

您的人力资源团队还可以随时随地在任何设备上检查绩效评估等活动的完成状态。因此，这些过程永远不会因为有人在家工作而停滞不前。

2. 员工档案管理

文档管理解决方案可轻松适应您的公司政策和程序，随组织的发展而扩展，可以适应您独特的人力资源工作流程，并与其他软件（如工资单或人力资源管理系统）集成。文档管理解决方案还减轻了内外部人力资源审计、工资税和工人赔偿索赔的压力。

当人力资源部门发布信息（如新员工手册）时，文档管理软件使分发更容易，并提供审计跟踪。此外，电子表单和数字签名功能可以更快更容易地获得所有员工的签核，更具成本效益。

3. 招聘

用合适的人填补空缺职位比以往任何时候都更加困难，在紧张的劳动力市场中，有竞争力的工资和福利仍然是必备条件。然而，今天的准员工同样关心公司文化、有意义的工作以及该职位是否为个人和职业发展提供机会。

现在大多数招聘都是在线进行的，如果您想雇用顶尖人才，快速响应很重要。文档管理系统将简历发送给合适的人进行初步审查，然后，合格的简历可以快速发送给正确的招聘经理。内部电子简历的分发确保每个面试求职者都可以访问这些信息。自动化流程是一致且可重复的，并创建所有招聘活动的审计跟踪。

4. 入职

现在，人才竞争非常激烈。经过大量时间和精力寻找合格的候选人，一些公司发现在入职的头几个月发生的人员流动正在上升。员工可能会觉得公司没有让他们自信地开始工作，或者公司的文化不符合他们的价值观。

新员工在组织中度过的前三个月通常决定了员工成为敬业成员的速度。一些接受在线面试的新员工在开始工作之前可能没有见过您或他们的经理。自动化入职可确保新员工感到受欢迎，并且装备精良，使他们的第一天工作无压力且富有成效。

您可以创建所需的入职清单，包括雇佣确认、保密协议、员工手册和初始培训计划。您可以轻松管理新员工配置，为员工设置开始工作所需的计算机、显示器和其他硬件。

5.绩效管理

通过自动化，您可以使用在线表单自定义绩效评估模板、设置审查日期和提醒，并轻松捕获和存储员工记录中的所有信息。招聘审查、薪资批准、年度加薪和基于绩效的加薪都简化为高效的工作流程，使企业及其员工受益。另一方面，如果您正在处理绩效问题，您将拥有清晰、一致的文档记录，详细说明员工的工作记录。

客户案例：Young Automotive

Young Automotive 集团由犹他州北部和爱达荷州南部的 15 家汽车经销商组成。该公司需要一个文档管理系统来管理其人力资源入职和招聘工作流程，这曾是一个复杂的纸质流程。员工需要出差到公司办公室完成入职任务。员工和企业普遍都有挫败感，而且访问文件也受到限制。

当公司实施DocuWare时，求职者和新员工的所有电子表格都上传到他们的在线简历中心。然后，经理可以在决定雇用申请人后，自动将录取通知书发送给申请人。每个表单都会触发 DocuWare 中的自动化工作流程。现在，人力资源部门和员工之间有了可靠的沟通；通过远程数字访问，经理可以深入了解员工的记录。

DocuWare 允许人力资源和工资部门从一个集中的数字位置控制文档和信息的流动，从而提高了他们的生产力。使用 DocuWare 表单和工作流，他们拥有在入职期间捕获所有员工信息的完整流程，创建所需的文档进行处理，并将关键任务交付给所有远程员工，使流程高效且可预测。

在当前的商业环境中，公司再也不能承受被纸质流程拖慢脚步，这对人力资源部门尤其重要。将与简历、申请、入职表格、工资单报告、税表和绩效评估相关的流程数字化可以节省时间并减少支出。这是一个必不可少的组成部分，可以将人力资源人员从日常任务中解放出来，并使他们能够在不增加压力的情况下承担新的责任。

分析公司 Gartner 在文章《 2023 年人力资源将关注什么》中报告称，在对 800 名人力资源领导者进行的一项调查中，他们将员工体验确定为 部门5 年内的首要任务之一。当人力资源流程顺利运行时，员工满意度可以呈指数级增长。