案例
系统集成商 Simple 公司与生产型企业 Perfect 集团签订了一份企业MIS(管理信息系统)开发合同，合同已执行到设计和开发阶段，由于 Perfect 集团内部组织结构调整可能会影响核心业务的流程。集成商 Simple 公司提出建议，合同暂停执行至新的组织机构确定之后，双方经过会议协商和沟通，同意上述建议，后续工作再另行协商确定。6个月后，Perfect 集团组织结构基本确定，要求继续执行合同，并表示可将工期延后6个月。但集成商 Simple 公司原来参与项目的部分人员离职，新的项目组成员对该项目部熟悉，通过仔细阅读原来的需求文件还是无法理解 MIS 系统的需求。同时，由于Perfect 企业组织结构的调整导致原需求发生了较大变化，因此不得不重新进行所有的黑求调研。
项目继续开展了1个月后，集成商 Simple公司提出需要增加合同费用，理由是新的需求导致工作量增加，软件系统需要重新开发。但 Perfect 集团认为需求变更是正常的，集成商 Simple 公司之所以工作量增加也是由于原来的项目文档保留不完整，并且人员更换等原因造成的。双方未就合同变更达成一致，陷入僵局。随后，Perfect 集团考虑是否使用法律手段来解决纠纷，但发现整个合同执行过程的备忘录和会议记录都没有，无法提出直接的证据材料。
[问题1]请结合案例分析在合同管理和文档管理过程中集成商Simple公司和Perfect集团共同存在的问题。
[问题2]请结合案例分析集成商 Simple 公司在项目管理方面存在的问题[问题3]结合案例简要叙述为使项目继续执行双方应该做的工作。
相关知识
合同双方的权利和义务
合同签订注意事项
- 当事人的法律资格
- 质量验收标准（这个一定要明确，否则后面交付的时候会扯皮）
- 验收时间（也要明确，否则可能会出现进度拖延）
- 技术支持服务（后续运维）
- 损害赔偿（一定要明确）
- 保密约定
- 合同附件（合同生效后，当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的，可以协议补充;不能达成补充协议的，按照合同有关条款或者交易习惯确定。）
- 法律公证（一定要具有法律效应）
合同管理
- 合同签约管理（前期调查、谈判与签约）
- 合同履行管理（执行和纠纷处理）
- 合同变更管理（变更提出-审查-批准-实施）
- 合同档案管理
参考答案
[问题1]
(1)合同中缺少必要的项目需求描述及违约责任约定
(2)合同执行过程中没有做好记录保存工作(合同档案管理不规范)
(3)缺少事先约定的合同变更流程
[问题2]
(1)为项目制定的原需求文件不够清晰或完整(范围管理没有做好)
(2) 对人员流动给项目带来的风险，缺乏充分的分析和合理有效的应对措施
(3)没有充分估计项目变更带来的影响(变更管理没有做好)
(4)与 Perfect 企业的沟通管理没有做好或存在问题
[问题3]
(1)确定一个变更控制委员会，确定合同变更流程
(2)对于需求变更带来的影响进行合理的评估，形成新的需求文件
(3)双方协商对合同内容进行变更提交变更控制委员会批准
(4)加强沟通，双方各自做出一定的让步(考虑再延长一定时间的工期，或补偿合理的项目费用)
(5)集成商Simple公司要加强人员组织管理和团队建设
