按照《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》《企业数字档案馆（室）建设指南》等政策文件要求，企业档案信息化建设应从基础设施体系、应用系统体系、档案资源体系、标准规范体系、安全保障体系、组织人才体系六方面进行全方位规划。

企业档案信息化规划总体框架模型如下图所示:

这个模型整体上是一个古希腊神庙风格的企业数字档案馆（室），物理场所是企业档案信息化建设的基础，底座中除了物理场所和企业档案信息化最重要的数据资产之外，包括组织人才体系和标准规范体系，它们是档案信息化建设的基本保障，四根石柱分别代表基础设施体系、应用系统体系、信息资源体系、安全保障体系，它们是档案信息化建设的核心内容。屋顶代表档案信息化建设的目标，档案信息化建设应覆盖档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研全业务流程，覆盖文书档案、照片档案、科技档案、会计档案、业务档案等全门类档案，以信息化技术为支撑，通过六大体系的建设实现档案资源数字化、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化，提升档案管理与业务工作的融合度，促进企业档案管理水平的提高。

下面重点对六大体系的建设内容进行介绍。

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基础设施体系

基础设施是档案信息化建设的底层支撑。基础设施建设内容包括机房建设、网络设施、主机存储、系统软件、信息采集设备和其他设施等。在信创背景下，基础设施应尽量满足自主可控要求。

 机房建设

可根据企业的实际情况看是否需要建设，如果企业已经建有机房，且机房是按照GB50174-2017 《数据中心设计规范》要求的B级机房建设，那么可采用企业现有的机房环境；

网络设施

按照企业档案数字资源收集、管理、利用的需求建立相应的网络设施，为方便电子文件在线归档，档案系统部署的网络应与业务系统在同一网络内（如内部业务网）。考虑到档案数字资源的敏感性，该网络应与互联网物理隔离；

主机存储

根据档案应用系统用户数、并发数等要求配置满足系统稳定运行要求的服务器；按照档案数字资源的数据量配置存储设备，至少应考虑3-5年的冗余；按照档案数字资源的备份要求建立完善的备份策略；

基础软件

包括系统软件和工具软件两大类，其中系统软件为操作系统、数据库和中间件，工具软件是为了满足档案收集、管理、利用等业务需求配置的相关软件产品，如全文检索软件、OCR识别软件、格式转换软件等；

信息采集设备

配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储载体等设备；

其他设施

各企业可根据本单位的实际需求决定是否需要建立相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工和电子档案阅览场所。

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应用系统体系

应用系统体系建设是档案信息化建设的核心。应用系统体系规划首先应明确系统建设方式，然后再梳理系统功能要求。

一般而言，应用系统的建设方式包括集中式、分布式和混合式三种。在规划时应根据企业集团的管控要求、各子公司的业务特点、网络连通情况等确定应用系统的建设方式。从档案管理规范化、标准化、统一化的角度讲，应用系统建议采用集中式建设方式（如下图所示），由集团总部统一规划、统一建设、统一部署。

在应用系统功能上，首先应满足档案收集、档案管理、档案保存、档案利用的业务需求。在此基础上可以基于新一代信息技术，探索档案知识管理、档案实体智能化管理等方面的创新功能需求。同时还要完成与各业务系统之间的接口对接，实现电子文件归档。确保系统功能兼具实用性和创新性，突出系统亮点。如文件档案知识一体化管理系统架构如下图所示：

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档案资源体系

档案数字资源是档案信息化建设的核心，没有数据的信息化事实上只是空洞的构想，无法产生实际的价值。档案数字资源主要来源于三个方面：存量档案数字化、增量档案电子化、历史数据迁移。

 

存量档案数字化通过纸质档案扫描加工、录音录像档案采集加工等方式完成历史档案数字化。针对历史档案数字化工作应制定详细的加工计划，明确哪些先加工，哪些后加工。可以采用自行加工或委托第三方专业公司加工的方式开展。在数字化加工过程中要严格按照DA/T 31《纸质档案数字化规范》、DA/T 62《录音录像档案数字化规范》等标准规范的要求操作。

增量档案电子化是通过建立OA系统、业务系统与档案管理系统接口实现电子文件归档。需要确定哪些业务系统需与档案管理系统对接，梳理元数据方案，明确接口建设方式等。

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安全保障体系

确保档案数字资源的安全是档案信息化建设的一项重要任务。针对涉密的档案信息系统，应按照涉密信息系统分级保护的要求进行安全设计和建设，并通过有关部门测评后方可投入使用。针对非涉密的档案信息系统，根据系统重要程度及其实际安全需求，按照档案信息系统安全等级保护的要求进行系统安全体系建设。等级保护按照系统重要程度分为自主保护级（第一级）、指导保护级（第二级）、监督保护级（第三级）、强制保护级（第四级）、专控保护级（第五级）五个等级。等级保护基本框架见下图，档案信息系统一般按照第二级或第三级的要求进行防护。

 

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标准规范体系是档案信息化建设的指导方针。从信息化建设角度考虑，标准规范包括管理标准、技术标准和业务标准三类。管理标准包括基础设施运行管理标准、软件系统运行管理标准、信息安全标准、项目管理标准，通常按照国家、行业现有的标准规范执行。技术标准包括网络通讯协议标准、应用开发技术标准、数据存储技术标准、数据交换技术标准等，一般都是采用目前世界上主流的技术标准。业务标准是最为核心、最为重要的标准，包括档案目录数据著录规范、电子公文归档元数据规范、档号编制规则、系统接口规范等等，可以参考国家、档案行业现有的标准规范，如果现有的标准规范不太符合本单位的实际业务需求，可以在国家、档案行业现有的档案标准规范的基础上，根据实际需求编制一套可落地可实施的业务标准，以指导档案信息系统开发建设。

 

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组织人才体系

组织人才体系是确保档案信息化建设有序推进的重要保障。应建立档案信息化工作领导小组，由集团总部、各分子公司分管档案工作的领导组成，统筹协调档案信息化工作。明确档案部门（档案馆/室）是档案信息化建设的责任部门，做好岗位确定、职责落实和人员配备，应加强既懂档案业务又懂信息化技术的高素质综合性档案管理人才的引进。