当外贸企业发展壮大到一定程度时，购买一款适合公司、产品、业务的办公软件帮助员工更好的处理工作是必然的选择。如何挑选一款真正便捷高效的软件产品，特别是在花费几万甚至十几万购买外贸软件之前，一定要谨慎考虑以下几个问题。

一、使用便捷性。比如外贸合同，传统的外贸企业通过办公软件进行合同制作，当企业发展到一定的规模，合同往来频繁的时候，就需要对应不同业务特点，适配出不同类目的合同模板，减轻部分工作压力，提高工作效率。当有新员工入职，只需要对他进行流程的讲解，告诉他每个合同模板的用途、怎么填写，降低新人因为业务不熟练导致出现的失误。当因为配合公司业务需要对合同模板进行更新，业务员很有可能会需要更多的时间来适应这个改版的要求，仅靠通知是无法到位的。如果外贸公司的人员较多，仅以通知的方式根本无法保证通知到位。通过外贸软件规范合同模版，员工只需要按照模版要求填写具体资料即可。

二、功能适配性。从外贸公司的实际需求出发，通过软件的技术手段，让各环节数据共享打通，实现各部门之间数据无缝衔接，让企业的资源得到快速有效的传递和控制，发展方向得到合理的规划。

三、售后保障性。什么是售后？包括问题处理的解决流程，软件的维护、优化与升级。外贸软件不是一次性消费产品，随着互联网和企业业务的迭代更新，具有持续性的一个特点。软件服务商不仅要能够维护好软件基本运维，还要让软件能够跟随服务器和承载电脑系统的升级进行升级，能够对不同行业不同业务管理规范化优化，这才是一个靠谱的软件服务商，而这一点，是外贸公司在购买外贸软件前首先要考虑的主要问题之一。

目前大多数外贸企业会遇到的问题，主要有以下6个方面：

方面一：客户开发。一般外贸企业的客户来源主要是从展会上来的，但是展会价格高，客户来源单一，范围窄，持续的时间短。

方面二：数据分析。客户管理混乱，没有专业的业务数据统计分析，外贸业务员需要一个个的进行查找和操作，太费时间。

方面三：订单跟踪。外贸公司的订单的审核程序，多且严格，因此需要耗费时间进行层层上报，这就很容易会卡在其中某一个环节，导致订单延迟。面对不同的客户，订单要求很可能没有进行统一的管理，会出现错发、漏发等情况，追踪不到位不及时。

方面四：单证制作与统计。还在使用人工制单的外贸公司，通过人工将各种单据进行生成与统计，虽然也是简单，解决快，但是避免不了人工会出现纰漏，尤其是订单繁多的时候，越忙越出错，这个很低效。

方面五：邮件管理。同一个客户不同对接人都在用邮件进行跟进，成交后的单提成归属不明确，业务员之间的报价也会不尽相同，在客户、邮件的管理与追踪方面，很是麻烦。

方面六：财务费用。外贸业务中交易非常频繁，其中会涉及到关税、汇率、订单成本等多类数据的变动，这就需要用到的任何数据记录要详细准确。中间涉及到的采购、销售等多个环节，人工操作一旦出现错误，就会影响到业务的整个流程。

当外贸企业所有的操作都是人工用EXCEL表格记录，短期量少不会发现问题，长期起量后，就会发现人工很容易录错、漏单，上个环节会给后续环节核单人员增加业务量，费人费时费力。尤其是到了月度、季度、年度核算的时候，更需要专人对订单情况进行统计分析，数据不仅滞后，查阅起来也不直观。其实这些都不是什么大问题，一旦真正操作起来却十分磨人。外贸软件的订单管理模块，能够将所有的订单进行统一管理，减少人工操作失误，降低沟通成本，实现外贸全环节订单的高效闭环管理。