如何选择合适的文档管理解决方案？

合适的文档管理解决方案有助于保护您的数据、数字化纸质流程、保持业务连续性、满足合规性标准并为审计做好准备。

但并非所有文档管理解决方案都相同 —— 要真正实现这些好处，您需要一个满足某些条件的系统。

文档管理解决方案清单

在评估和选择特定供应商时，请问自己以下问题。

软件是否：
1、通过唯一的用户名和密码提供用户访问权限？强有力的用户身份验证提供了保护的关键方面。

2、仅使用 HTTPS 传输数据？在HTTPS中，使用TLS / SSL加密，这就是为什么它更安全的原因。

3、提供不同级别的文档访问？这意味着您可以按个人、组、工种或角色分配访问权限，以便进行更多控制。

4、使用 AES 256 位加密保护文档？此方法符合美国政府用于加密敏感信息的最高安全要求。

5、在组织的区域内存储关键业务数据？许多公司更愿意将文档保存在其运营的范围内，以合法地保护客户信息。

6、对于云解决方案，保证同一法律区域内不同位置的数据冗余？数据冗余可确保灾难发生时（例如洪水或电源故障）的业务连续性。

7、提供客户和系统数据的分离？数据分离可确保客户信息的私密性。

8、使用技术来保护数据和用户登录？这些技术提供针对恶意软件或未经授权的访问等威胁的安全性。

9、是否启用了使您强制实施保留策略的工作流？出于法律原因，您需要将文件保留一定年限。例如，在美国，您应该将发票保留至少七年。

10、帮助您满足处理个人数据的合规性标准？公众要求数据隐私，不符合GDPR和HIPAA等信息处理合规标准的公司可能会违反数据保护法并处以高额罚款。

11、通过电子签名证明文档完整性？电子签名通过加密技术和数字证书保证文档签名者的真实性和文档的完整性。

12、记录所有文档更改？日志记录可帮助您的公司构建准确且完整的审核跟踪。

13、提供版本管理？这有助于正确管理当前和过去的文档版本。

14、满足某些安全标准和高质量软件法规？标准包括 SOC、ISO 27001、ISO 27017 和 ISO 9001。例如，ISO 9001 是一个标准，它告诉您软件和云提供商在生产和制作软件方面具有出色的质量控制评级。

15、提供与其他系统（如CRM或ERP）的轻松集成？无缝集成简化了您的整个工作流程。

选择文档管理软件最重要的事

安全的文档管理解决方案将保护您的数据，确保业务连续性，并为审计做好快速、彻底地准备。 但是，只有当您投资符合适当的安全性、合规性、功能和可用性标准的软件时，您才能发挥这种潜力。 DocuWare就是一个例子。作为文档管理和工作流自动化的领导者，DocuWare 为需要数据保护、数字工作流和业务连续性的公司提供全面且安全的文档管理解决方案。