现实中，即使是计划得再好的项目，有时也需要变更。作为项目经理，管理变更请求是重要的工作之一，以便团队能继续无缝工作，实现项目目标。

变更请求的重要性

变更请求是指修改系统、产品或项目计划的建议，通常由项目利益相关者发起，例如客户或团队成员。

从重大变更（如商定交付成果或相关业务流程的变更）到较小的调整（如项目进度表本身），变更可以是对项目任何方面的变更。

当客户的需求因影响其业务的内部或外部变化而发生变化、资源不可用或项目阶段比预期时间长时，通常需要提出变更请求。

小的变更容易实现，但影响项目范围的大型变更则是另一回事。如果管理不慎，项目变更请求也会造成重大干扰。根据变更的范围，影响包括：
● 需要人员或设备形式的额外资源，对其他项目的这些资源的可用性产生连锁反应
● 大幅增加计划预算，需要向客户或执行级管理层证明其合理性
● 时间表远远超出原来的截止日期，影响项目启动或资源投入的其他项目
● 开始持续的范围蔓延模式，可能很快就会失控
● 影响项目团队的工作流程和士气，尤其是在变更未得到充分沟通的情况下

如何创建变更请求？

创建变更请求有两个主要步骤：集思广益和提交变更请求。下面来分别来看看：

1. 集思广益，确定变更范围

首先，围绕新功能和变更范围，集思广益，考虑所有需要考虑的问题。

利用这段准备时间，确保清楚新功能是什么以及它是如何工作的，详细说明它的重要性。

为了最大限度地提高变更请求获得批准的几率，在这一步骤中，想想是什么促使审批人同意变更。例如，这一变更是否会改善功能、吸引新客户、简化内部流程，或者节省或赚钱？

2. 创建并提交变更申请表

接下来可以创建实际的变更请求了。

使用收集到的所有信息填写正式的变更申请表。需要提供的信息包括：项目名称、项目地点、
对所申请变更的全面描述（包括所涉及的任何特性和功能）、范围变更的原因、变更的优先级别
对工作范围的影响，以及对整个项目的影响等等。

准备就绪后，提交变更请求。

如何管理变更请求？

掌握变更请求表单需要付出一些努力，如果同时处理多个变更请求，可能会力不从心。

简单的变更请求可以尝试使用 Word 或 Excel 文档来管理。但如果项目或提议的变更非常重要，手动方法就行不通了。

无论项目大小，项目管理软件和流程自动化工具都能简化变更请求流程的方方面面。

端到端的项目管理软件8Manage PM在这方面发挥出了优势。它不但能让你清楚地了解所有变更请求，还能帮助你跟踪每个变更请求在流程中的位置，并将其传达给团队。

● 多种查看格式可供选择

使用8Manage PM，你可以查看和管理你和团队提交的所有变更请求，甚至可以选择查看格式。在系统中，管理者可以一目了然地监督任务和项目，并使用完全可定制的看板视图轻松拖放任务、排序和过滤。

● 跟踪进度的状态

提交变更请求后，必须跟踪其在审批流程各阶段的进展情况。你可以在8Manage PM中选择视图格式更新状态。8Manage PM中的状态选项包括：
● 新请求
● 指定审核人
● 正在审核
● 拒绝
● 供执行
● 已执行

你还可以创建自定义状态，以适应你的流程。当变更请求最终获得批准时，只需使用8Manage PM系统中已有的信息创建任务即可实施，然后跟踪其完成进度。

● 清晰的沟通

8Manage PM简化了项目沟通，消除了电子邮件和其他容易丢失的文档，让项目团队保持在同一页面上。

8Manage的视图和状态选项可以让团队和其他利益相关者一目了然地了解变更请求的最新情况。你还可以设置自动通知，在状态发生变化时预警通知。

另外，通过用户角色和权限，你可以选择谁能看到什么。例如，你可以让团队成员访问你正在处理的所有变更请求，而客户只能访问他们参与的项目。

8Manage PM的功能还不止于此。作为一款出色的项目管理软件，它可以简化业务的方方面面。8Manage PM提供了多种实时显示组件，方便项目人员快速沟通和跟踪各种项目信息，包括项目汇总，变更请求、文档库，提醒，订单，采购合同等，同时可以识别项目的风险并输入相关的风险缓解措施，从而使项目保持正轨并顺利实现目标。

使用正确的工具简化变更请求

在任何项目或业务中，变更请求几乎都是不可避免的，它们会影响项目范围、预算和时间框架。

为了确保这些影响是积极的而不是破坏性的，你需要一个管理完善的变更请求系统。该系统可以轻松提交申请、跟踪进度，并在整个过程中保持明确的责任制和透明度。

8Manage PM实时项目管理软件可以做到这一切，甚至更多。从可定制的变更申请表到审批和执行，8Manage PM简化了变更管理工作流程，轻松为团队节省时间和金钱。